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[游舒帆BLOG]專案管理與職場基本功(1)-範疇管理

2019-10-18 00:36:25
Managertoday
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範疇管理大概是我們在工作上頭最關鍵的一項工作了,當老闆交辦一項工作下來時,你如何確保你完全明瞭老闆要你做的內容是什麼?也就是說做到那些東西就能滿足老闆的需求,老闆要的是一部LUXGEN的國產車,你卻買

範疇管理大概是我們在工作上頭最關鍵的一項工作了,當老闆交辦一項工作下來時,你如何確保你完全明瞭老闆要你做的內容是什麼?也就是說做到那些東西就能滿足老闆的需求,老闆要的是一部LUXGEN的國產車,你卻買了一台日製的TOYOTA給他,因為你告訴他TOYOTA的車品質比較好,而且比較省油,但老闆卻跟你說他買LUXGEN的原因是他愛國,把你痛罵了一頓,說你搞不清楚狀況。範疇管理清楚的告訴你:「完成所有範疇內的事情,且只做範疇內的事情。」

以上的案例中我們可以看到,因為他沒搞清楚老闆想買LUXGEN的背後原因,所以自作聰明的買了TOYOTA汽車,老闆交代他的工作,他不只沒完成,還多花了錢買了老闆不想要的TOYOTA汽車,賠了夫人又折兵。

當老闆交代一件工作時,我們應該多運用5W1H的法則來跟老闆確認他的需求細節:

*What:
先問老闆要你做什麼事情?這句問的是事件的本身,例如採買一台LUXGEN的房車。 做到什麼程度算是完成?這句問的是最終的產出,例如一台LUXGEN汽車,或者一份評估報告。該包含哪些內容?這句問的是產出的細節,例如一份評估報告中可能包含多款車型的優缺點、價格等。

*Why:
為什麼要做?這句話問的是背後的意涵,這非常重要但卻常常被遺忘,前面的例子就是採購人員忘了問老闆想買LUXGEN的原因,所以搞錯了採買方向,其實做報告也是一樣的,了解這項任務背後的意義才能真的做到符合需求的結果。

*When:
何時要交出成果?這跟時程管理有關,但跟範疇也會有關係,通常一份工作交代下來,大概都會有一個明確的交期,如果沒有交期代表這個任務重要性並不高,但老闆常常會跟你說愈快愈好,這是很危險的,你應該很明確地問清楚到底交期是何時?時間的長短將會決定你到底該準備多完整的內容,你排訂的計畫內容也會因此而受到影響。

*Who:
有誰可以幫助我或者讓我請教?這句問的是有沒有其他人跟我一起做事或者可以讓我諮詢,有些工作不見得靠我們自己就可以完成,可能需要仰賴外來的助力才能做好,若我們自己無法掌握這些資訊,跟交辦任務的人請益是最有用的。

哪些人力我可以用?這代表除了自己之外,你還有其他可動用的人一,但也必須要確認這個人力的可用狀況,有可能是交辦人口頭的承諾,並未真正的將這個人力分配給你,你必須要清楚把握自己手上可用資源。 與會者有誰?用來確認最終的產出要呈交給誰,或者最終的結果要對誰報告。

*Where:
在哪個地點?這一項比較單純,但若你是跨國團隊,也該明確的問清楚地點,若是召開會議,也要問清楚開會的地點。

*How:
如何完成?是否有相關工具或者資訊可以參考?這一項也是詢問有用的資源,當你要完成一份報告時,有可能可以取得過去的參考資訊,或者從資訊系統理查到你要的內容,有些內容甚至已經整理過,你自己不用再花功夫進行。

善用5W1H的法則,你可以清楚的將需求提出者(可能是老闆)的要求具象化,但問問題時千萬要記得"需求"(或稱期望)本身應該要是可被衡量的,在專案管理中稱為操作型定義,例如:愈快愈好,那到底期望值是多少?底限是多少?愈便宜愈好,那倒底經費上限是多少?這些都要明確,否則做出來的東西會常常無法交差。 範例:老闆交代我做一項社群行銷的簡報。

我可能會問:
1.(why)為什麼要作社群行銷這個主題?
2.(what)希望得到些什麼結果?哪些內容一定要包含在裡頭?
3.(when)什麼時候要?
4.(who)到時候要對誰報告?公司以前有誰做過類似的報告嗎?小明可以幫我收集一些資料嗎?
5.(where)需要booking會議室嗎?
6.(how)有沒有相關的資料可參考?

以上的問題是最基本的,當問完後必須針對需求提出者的回答在做第二層的探索,這樣就可以比較清楚整件工作的細節。

作者簡介:
游舒帆(gipi),早期活躍於各技術社群,曾獲選兩屆微軟最有價值專家(MVP),現任職於鼎新電腦產品總監,熟悉產品開發、架構設計,曾負責多項產品開發、設計與管理,曾參與鼎新CMMI Lv4認證過程,目前專注於雲端運算、行動應用與電子商務領域,擅長專案管理,目前為專案管理雜誌特約作家之一,對網路行銷、社群經營、簡報技巧等有濃厚興趣,歡迎到Facebook上與他討論各項議題。
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