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[游舒帆BLOG]專案管理與職場基本功(2)-時間管理

2019-10-18 01:56:56
Managertoday
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在第一階段的範疇管理中,我們大致上已經確認了我們做一件事情該做的範圍了,接下來就要看我們能否在時限內完成這項任務,因此接著要談的是時間管理,在談時間管理時有幾個詞就不能不提了:**里程碑**、**WB

在第一階段的範疇管理中,我們大致上已經確認了我們做一件事情該做的範圍了,接下來就要看我們能否在時限內完成這項任務,因此接著要談的是時間管理,在談時間管理時有幾個詞就不能不提了:里程碑WBS優先順序

里程碑
里程碑主要顯示專案過程中重大事件時程點、檢驗點或階段分界點,一件任務如果時間上長於兩周,我在習慣上就會列三個里程碑:1.確認清楚工作內容與可用資源、2.其中進度報告、3.交付。

如果一件任務的時間更長,那里程碑數量就會隨著增加,里程碑其實有個很重要的目的就是對高階主管報告你工作的進度用,一個清楚的里程碑切分,會有助於你向上呈報"概略"的進度,例如專案的開發會有需求收集、分析、設計、程式撰寫、測試、交付等階段,如果我們以這做為里程碑,你只要跟老闆說你現在已經完成設計階段,那他大概就可以約略的抓到你的進展了。

WBS(Work Breakdown Structure)
相關的解釋可以參考維基百科(工作分解結構),以下為一個WBS的示例,將一件大項工作再往下拆解到一件可獨立被管理與衡量的單位,例如購買材料包含塗料、梯子、刷子、滾輪、牆紙除去劑等,我們可以把這幾項工作分別交給不同的人採買,可能也需要花上不同的時間。

WBS如他名字所示,就是將工作進行分解,當我們能將工作做適度的拆解,就能夠更看清事物的本質,有哪些事情要做,我們就不會忽略掉,而也因為拆解的仔細,我們可以將工作量與時間估的更精確,因為估算購買塗料、梯子、刷子、滾輪、牆紙除去劑等的時間加總,就是我購買材料所需的總時數,拆開來估一定比直接估算購買材料的時間更精確。

優先順序
談優先順序,我們就不能不先看看這個重要性-緊急度的矩陣:

一般我們在談工作的優先順序時,一定會談到這樣的矩陣,一件工作如果既重要又緊急,那一定是馬上處理,沒有太多問題,而不重要也不緊急的,那就算放著不做短時間內也不會有問題,通常會發生狀況的都是介於這兩者之間,以上是一個很簡單的分辨方式,而在專案管理中,有教我們另一個做法,那就是去識別出工作的相依性。

有些工作有一定的先後,例如:先配管再配線,這是屬於本質上就有優先順序的工作,稱為強制相依;有些工作屬於經驗或者最佳實務,例如:先開規格再寫程式,這種順序稱為偏好相依,這些相依規則可以協助我們在排定工作的優先順序上帶來一些幫助。當然了,有些時候事情的重要與不重要並不單單看事情本身,跟老闆與主管確認哪個先處理通常也是必要的。

以上是時間管理的基本,以下我們進一步談一些與時間管理也有直接關係的議題。

確保關鍵資源可用
當我們展開了WBS,在其中有些項目是需要別人來協助完成的,例如我7/15號要去客戶家做產品介紹,我需要presale跟我一同前往作demo與前期銷售,這代表的我要完成7/15號的任務,我需要presale的支援,我必須提早預約presale的時間,若我沒有提早確認,到時候presale騰不出時間來,那我的任務就一定會delay了,連帶的也會影響我後面的整體計畫,所以在計畫排定後,確保關鍵資源的可用性是一項很重要的關鍵。

確保要徑的活動順利進行
雖然我們在一項比較大型的專案上頭不會使用要徑法,但其實要徑在短期任務上頭是蠻有用的,因為任務本身時程並不長,所以任何一項工作的delay可能就會影響到整體的進度,如果我們現在手上的工作非常單純,只有一條路徑,那他就是唯一要徑,我們的目的相對單純,就是確保這上頭每一個任務都是在我們規劃的時間內完成,不會有所延遲,如果有兩條以上的路徑,那我們一樣要關注要徑上的活動,對每個枝微末節都該留意。

任務能否準時完成,是你的責任
這跟專案很像,一個專案的成敗,取決於PM,不是取決於你的老闆或者其他人,你就是整個專案的負責人,你就該當責,而負責一項工作也是一樣的,當老闆交辦下來,指名你該負責時,任何的時間延誤與誤差,都是你的責任,所以關注每項工作產出的時間,如果必須要其他資源投入的必須要盡快安排,如果因為某件工作卡在別人身上,也要盡快去跟催與督促,你的工作就是讓任務準時完成,不要有太多的藉口。

時間估算上,該預留餘裕
講簡單的一點就是buffer,有時候我們估算工作量為講求精準,會估一個最有可能的時間,或者簡單的以天為單位來估算工作量,但我們也知道每件事總有例外,而這些例外就是要阻止我們準時的交付工作,所以多數時候,我們估算我們的工作時會稍稍放大所需的時間,幫自己留一些可運用的空間,這在專案管理中稱為浮時,有效的運用這些浮時,讓我們不會總是估的太吃緊。

專注重要的工作
其實排定好工作順序與計畫後,一切看來就可以順順利利的進行了,但我們在實際工作中發現,即便已經安排好工作,但有些人還是無法準時的將工作交付,探究其原因後發現最主要的原因是不夠專注,會常常分心去做別的事情,有時一晃眼就過了一個小時,這才發現自己去做了不重要的事情,一次又一次,工作的效率就會非常不好,如果你也有這種毛病,就儘量讓自己不要置身於會分心的環境下,當排定好這一段時間要做某件事後,就專心的做到完吧。

以上大概是我針對時間管理的分享,給大家參考。

作者簡介:
游舒帆(gipi),早期活躍於各技術社群,曾獲選兩屆微軟最有價值專家(MVP),現任職於鼎新電腦產品總監,熟悉產品開發、架構設計,曾負責多項產品開發、設計與管理,曾參與鼎新CMMI Lv4認證過程,目前專注於雲端運算、行動應用與電子商務領域,擅長專案管理,目前為專案管理雜誌特約作家之一,對網路行銷、社群經營、簡報技巧等有濃厚興趣,歡迎到Facebook上與他討論各項議題。
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