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別當甘蔗渣:荷蘭的彈性工時哲學

Chao-Yi Lin
2014-01-21
作者 Chao-Yi Lin
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這篇的目的不是讓上班族羨慕,而是希望台灣老闆們了解彈性工時能為公司帶來許多好處,這些好處不容易量化,但會成為公司無形的資產。

荷蘭人說:工作是為了有錢能過生活,生活有許多更重要的事

我在上一篇文章提到荷蘭尊重他人的社會文化,這一點也可以從老闆尊重員工私人生活的角度看到。舉我自己的例子,我的每週工時為 40 小時,從早上 7:30 到下午 4:30 下班(午休與 coffee break 時間不包含在工時內);有時較晚 8:00 到公司,當天便會工作到 5:00 才下班。第一禮拜在荷蘭辦公室工作時,看到同事們 4:30 準時關電腦穿外套走人,對我來說是不可思議的文化衝擊。  不到 5:00 同事們都走光了,只剩下主管仍在工作,我不敢離開,只好繼續沒事找事做。過了一個禮拜,主管主動跟我提到:「這裡是荷蘭,不是在亞洲,下班時間到了就是你自己的時間。我還有工作要繼續忙,但你不需要因為我還在工作就不敢下班。」

於是我漸漸學著將上班下班畫上分界線。有時事情較多仍會需要晚點離開,或是出差的工作時數較長,或緊急事件需要在家裡馬上處理,但基本上:上班時間就是工作,下班時間就是自己的生活或家人朋友的時間。

最後也花了好幾個月才戒掉下班後習慣開公司信箱或繼續做簡報的”癮”,我才開始真正體會工作是為了能過生活;生活目的不是只為了工作。自己的興趣與志向、家庭與朋友、自己的健康才是生活中不可缺少的要件。

彈性工時將工作時間與私人生活達到最佳調配

photo credit: Terence l.s.m
photo credit: Terence l.s.m

彈性工時讓員工對自己的工作時間有較多調控權,在老闆同意的情況下,可以依照自己的生活方式或突發情況調整上班時間。譬如荷蘭的診所、醫院、公家單位大多是正常時間上下班、甚至大部分商店下午五六點後就關門了,若需要去牙醫診所或處理其他私事,就必須在上班中間請假一個小時,再在當週額外時間將這一小時的工作補上;雙薪家庭可能會需要輪流接送小孩上下學,可以與公司約定好固定某天會晚點進公司或是早點離開。

我的先生從事餐飲服務業,上班時間大多是晚上以及週末,星期一是固定休假日,因此我們夫妻兩人的上班下班時間大多是錯開的,主管知道我的情況之後,直接建議我可以每週一晚點上班或早點下班,將這數小時的工時分配到其他工作日,這樣可以多點有品質的家庭相處時間。

是勞動能力買賣關係,不是奴隸勞動關係

觀光客到荷蘭常常最不習慣的是「什麼都要付錢」:速食店的番茄醬要加錢、上廁所要收錢、餐廳常常沒有供應免費的白開水。在這裡,使用者付費是很被理解的觀念。而工作是勞動能力的買賣關係,薪水就是為了交換工作時間及工作品質,老闆與員工彼此都很清楚這一點,因此老闆不可能接受上班時間的打混摸魚、玩 Candy Crush 或網購;員工也不可能接受老闆無理的壓榨。遵守勞動相關法律的限制是尊重人的基本態度;老闆付錢擁有生活與時間的掌控權,比較接近舊時的奴隸制度。

彈性工時對公司有什麼好處?

  • 有效率的工作方式,有品質的工作內容

    彈性工時或正常工時不代表沒有事業野心或沒有責任感,而是讓人能將工作時間與私人生活達到最佳的平衡,員工與老闆雙贏的做法,且更可以與員工明定合理的職場規範,譬如不處理個人事務、全心於公事、上班時間絕不允許玩遊戲或網路購物,因此在真正工作時間內能屏除煩心的私人事務,以達到最有效率與最高產出。

    8 個小時積極有效率的工作內容,勝過 10 小時身體待在公司但只有七成心思,甚至花更多時間東混西混,作為老闆的你不僅沒有多賺,反而只是供應了 2 個小時的免費冷氣、網路跟插座。除此之外,彈性疲乏的員工,爆發力、創意、對工作的熱情都會降低,讓你損失於無形。

  •  最經濟的方式留住人才 

    在台灣生活方便,人親土親,許多在海外留學就業的台灣人心中都有一些思鄉之情,考慮回台工作的可能性。 從我身邊最常聽到令人卻步的原因,往往是嚇人的責任制與長工時(薪資差距反而不是考慮的第一順位),對曾經體驗過彈性工時職場文化的人來說,預見自己生活將被工作填滿,缺少有品質的私人生活空間,是回不去的世界。因此企業若能滿足這部分需求,即使不如歐美高薪的誘因,一樣有機會找到傑出人才。

  • 穩定的員工與向心力是無法量化的重要資產 

    每次訓練新進員工熟悉工作都需要投資時間與精力,而員工累積的經驗都是公司的重要無形資產,同職位不斷換新員工的公司,怎麼期待公司能有持續發展的能量? 彈性工時是照顧到員工的生活需求,營造對員工友善的工作環境,快樂員工對公司的向心力會轉換為對工作的熱情,對客戶的親切態度,對公司發展茁壯的參與感,這些正面的企業能量是無法表現在財報上的資產,但這些優勢會轉換為公司帶來更多的收益。在台灣普遍苦勞的情況下,被報導為幸福企業的標準還真的不太難,與其花大錢在公關廣告作企業形象,倒不如選擇實施對員工友善的彈性工時,為企業形象大大加分。

給身為員工的建議- 別當甘蔗渣

photo credit: srv007

不可否認目前台灣的勞動條件普遍不佳,愛罷工愛放假的歐洲人可能難以想像為什麼台灣人會願意接受這樣高工時及責任制的重擔。工作有成就感、具有學習成長機會、能建立人脈、薪資好、甚或離家很近都可以是你再辛苦也想繼續堅持下去的理由,但請別告訴自己「因為不想被看作草莓族」。

如果除了擔心別人對你的想法,你實在無法給自己更好的理由,那麼大概也代表這份工作實在沒有讓你必須如此刻苦耐勞的價值。

證明了自己不是草莓、堅強如甘蔗其實真的不代表什麼,重點是要知道經過這些磨練後你將會變成什麼?如果只想當堅強的甘蔗撐下去,但被壓榨後會變成被丟棄的甘蔗渣,倒不如期許自己經過細火慢熬之後,能成為美味的草莓果醬!

本文獲「CAREhER」授權轉載,原文在此 

延伸閱讀
>> 當自我實現與跨界交流成為職場主流, 企業如何吸引與留住人才?
>> 用槓桿工作,找回空間、資訊主導權

【作者簡介】Chao-Yi Lin
台灣土生土長,園藝植物科學背景碩士畢業後,立志不當公務員、不當研究員,嚮往在從事國際貿易的園藝公司就業,抱著‘想學作園藝貿易就要到園藝大國荷蘭’的想法,到荷蘭就讀技職類大學的國際園藝碩士課程。 畢業前的企業實習成功銜接取得在荷蘭工作的機會。

首張照片來源 / Dennis Jarvis via Flickr ,CC Licensed

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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