成功 Success > 工作生活平衡
feature picture

把省力變成習慣!練習當個聰明的懶人

齊立文
2014-11-01
分享
收藏
已完成
已取消

日本暢銷書作家本田直之在《新遊牧生活》中寫道,「『6:4:2』代表2011年我在世界上某個角落生活時間的比例。6是夏威夷,4是日本,2是其他國家。」可以有半年時間待在夏威夷,是因為他在夏威夷和日本都有房子。他是一家顧問公司CEO,身兼多家公司董事;他還寫書、開設葡萄酒講座,更是鐵人三項與衝浪的愛好者。

說實話,看完這本書,我甚至不確定本田的本業到底是在經營公司,還是玩樂,因為他的玩樂休閒興趣嗜好,好像都可以「變現」。或許,就如同他自己所說的,沒有主業、副業之分,他從事的是「複業」,過著一種他心目中理想的「遊牧式生活」:「建構一個工作與玩樂之間沒有界線、不管身在世界哪個角落都能有收入的遊牧企業。」

看到這裡,你可能已經和我、和本田周遭的許多人一樣,要說出類似的話了:這是少數有錢人的特權吧;或者,他所過的生活,簡直就是你為自己規畫的「退休生活」。為什麼「工作與生活」「工作與快樂」,絕大多數時候都是被切割開來的?彷彿工作是苦差事,我們得先苦後甘;彷彿工作是病毒,會把生活侵蝕殆盡?

如果你每天都很忙、很累、晚下班、早上起不來、績效不上不下,老說要辭職去旅行、休長假……你有兩個選擇:

選項1:立刻辭職!

但是說也奇怪,愛這麼喊叫的人,多半也不會辭,理由大部分是卡在錢。

選項2:練習當個聰明的懶人!

因為你可能很愛玩,卻又不能拋棄工作,那最好的解決方法就是學會不費力或更省力的工作方法,讓自己可以多出更多時間去生活、去玩樂。

《80/20法則》《其實工作不必這麼累》兩書作者理查.柯克(Richard Koch)經常引述德國前陸軍元帥曼斯坦(Erich von Manstein)對於麾下軍官的分類,他以「愚蠢/聰明」「勤勞/懶惰」為XY軸線,畫出4個象限:

  1. 又懶又笨的,建議別管他們,反正他們無害;
  2. 聰明又努力的,是優秀的幕僚,會審慎考慮各個細節;
  3. 笨又努力的,不用說,立刻開除,因為他們很危險,會為所有人製造出更多不重要的工作;
  4. 聰明又懶惰的,他們最適合擔任高層。

先不要立刻就判定,聰明很難、懶惰很簡單。根據80/20法則,只要找到對的少數關鍵、正確的槓桿,在對的人事物上投注最多的心力,你就可以更省力地完成更多的工作。

所以,你可以先練習在工作或生活中運用80/20法則,先提高自己的成效;然後,當你愈用愈純熟,你一定會凡事都設法找出更省力的方法,畢竟誰想「多花一分一毫無效用的氣力」呢?而當省力是變成一種習慣,可能就進入另一種境界的懶惰了。

延伸閱讀 / 80/20法則:找出關鍵因素

繼續閱讀 工作生活平衡
feature picture
photoAc

你以為自己做比較快,其實是大腦在「走捷徑」!3 個交辦習慣,幫主管跳出救火循環

2026-06-05
分享
收藏
已完成
已取消

身為剛帶團隊不久的主管,你在部門週會前,把下個月活動提案交給 Kevin。你告訴他:「先照過去的格式整理一版,週會前給我看。」

兩天後,Kevin 把提案傳回來。你當初交代的,他都做了:照舊格式整理活動流程、排出時程,也補上預算表。但你讀到一半才發現,這份提案還不能直接拿去週會討論,因為它只回答了「活動要怎麼辦」,沒有整理出「主管現在需要決定什麼」。

這時再請 Kevin 重做,時間已經不太夠。你只好自己把受眾選擇、預算取捨和宣傳排序補上。改到一半,那個熟悉的念頭又浮出來:這不是第一次了,明明交出去的工作,為什麼最後又回到自己手上?

延伸閱讀:聰明主管都知道的領導矩陣:這樣分配工作,部屬能做得快又好

救火的習慣,是一次一次練出來的

這和大腦的省力機制有關。神經科學裡有一個概念叫做組塊化(chunking),當某些行為反覆一起出現,大腦會把它們打包成一套自動流程,不需要每次重新思考。背後的原理是突觸可塑性(synaptic plasticity),一條路走得愈多,大腦就愈會把它當成預設選項。管理工作也會形成一樣的慣性。

如果你過去是靠專業能力升上主管,遇到問題時,最熟悉的處理方式通常是自己下場。部屬做得慢,你補上;成果不如預期,你修改;時間快來不及,你直接接手。每一次救火,都讓「我來處理」這條路徑更順。

要改掉這個習慣,不能只靠提醒自己下次要放手。主管需要把交辦拆成幾個動作,在真實工作裡反覆練習。

習慣 1:部屬沒做到位,先問自己說清楚了嗎?

交辦失敗,常從一句看似清楚的指令開始。

「幫我做一份提案」「整理一下資料」「把客戶名單更新好」,這些說法在主管腦中可能有很明確的畫面,但部屬聽到的只是任務名稱。他不知道這份提案要協助主管做什麼決策,資料要整理到什麼程度,客戶名單更新後要拿來判斷哪件事。

比較好的做法,是在交辦前先把成果講清楚。主管可以說:「這份提案明天會用在部門週會,我需要判斷活動主打對象、預算取捨,以及哪個宣傳管道要先投入。你整理時,請把這 3 件事放在前面。」

這樣一來,部屬不只知道要做一份提案,也知道主管真正要拿這份資料做什麼。

習慣 2:交出去之後,設好 3 個回報點

有些主管擔心自己管太多,交出去後就盡量不問;等到期限前才發現方向偏了,又只好自己收尾。也有些主管剛好相反,一天問好幾次進度,最後部屬覺得自己只是照主管指令做事。

設立檢查點可以避開這兩種極端。 第一次回報,可以確認部屬是否理解任務;中段回報,可以看方向有沒有偏;完成前回報,則用來確認品質是否接近期待。 這些檢查點不是為了盯人,而是讓主管在還來得及調整的時候看到問題,也讓部屬知道什麼時候該同步,不必等到最後才猜主管滿不滿意。

習慣 3:任務交出去,資源也要跟著給

部屬第一次做某項任務,通常不會和主管一樣快。如果任務牽涉跨部門協作,或對方手上同時有其他工作,所需時間還會再拉長。這時,主管如果只用自己過去的速度估期限,很容易把部屬推進不可能完成的節奏裡。

交辦時可以先問:「你完成這件事需要哪些資料?有沒有過去範本可以參考?需要我先幫你和哪個部門溝通?」 缺資料,就給範本;缺經驗,就安排資深同事協助;卡在跨部門,就由主管先把路打通。當資源條件被說清楚,部屬才比較有機會把責任接住。

延伸閱讀:主管愈遲鈍,部屬愈能成長!懂交辦的好主管都做這 2 件事

方法都懂,為何回到工作現場還是改不了?

經理人

知道要交辦,和真正能在工作現場做出來,中間常差了一段練習。特別是時間緊急、品質要求高的時候,主管很容易又回到「我自己改比較快」的舊習慣。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配 4 週陪跑方案,陪你把交辦放回真實任務裡練習:

1. 改掉自己做比較快的舊反射: 很多主管知道要放手,卻會在時間壓力和成果落差出現時自動接手。陪跑設計透過每週任務與實戰作業,讓你在真實工作中練習重新定義成果、分配責任、留下檢查點。下次遇到類似狀況時,比較不會第一時間把工作接回自己手上。

2. 讓團隊真的接得住任務: 交辦失敗常來自目標、標準、權限與資源沒有說清楚。課程會帶你使用模板與情境練習,拆解交辦前、中、後該說什麼、問什麼、追蹤什麼,讓部屬更清楚自己要負責到哪裡,也知道遇到問題時該怎麼回報。

3. 有人陪你校準交辦盲點: 回到辦公室後,主管最容易卡在「我這樣算微管理嗎?」「現在該不該介入?」陪跑設計透過問題回覆與直播 QA,協助你把真實情境拿出來討論,慢慢抓到放手、支持與介入之間的分寸。

繼續閱讀 領導帶人

Manager AI 幫你提問:

從 25000+管理文章與 800+深度專題為你找答案

內容由AI根據經理人知識庫輔助生成,提問請勿輸入機密資料,請自行判斷準確性。

相關文章

解鎖更多提問機會!

請先登入會員

會員專區

使用會員功能前,請先登入

  • 台灣首款對話式 AI 職場教練,一次提升領導力
  • 會員專享每日運勢、名人金句抽籤
  • 收藏文章、追蹤作者,享受個人化學習頁面
  • 定向學習!20 大關鍵字,開放自選、訂閱
  • 解鎖下載專區!10+ 會員專刊一次載
訂閱方案