Managertoday 經理人

身為PM,你不該只是個接線生

2019-11-19 02:24:16
Managertoday
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最近這半個月,身邊有四位擔任PM的朋友像約好了似的,和我吐露了他們的職場困境。這幾位當中有親戚、有我班上的學生、也有演講的聽眾。他們年紀都是40上下,曾在科技或軟體業擔任專案經理的職位。在這波不景氣下

最近這半個月,身邊有四位擔任PM的朋友像約好了似的,和我吐露了他們的職場困境。這幾位當中有親戚、有我班上的學生、也有演講的聽眾。他們年紀都是40上下,曾在科技或軟體業擔任專案經理的職位。在這波不景氣下,有的失去了工作,有的被困在不理想的職位上進退維谷,有的則是看不到職場的下一步。

這樣的故事你一定不會陌生的。從理工科系畢業後我們順理成章地成為工程師(或技術人員),上了幾年班漸漸對職場有點懂了,有人開始感概「工」字難出頭,也有人自覺鑽研技術不符志趣,因此再度「順理成章」地踏上了PM之路。

要怎麼當好PM學校和公司都沒教,唯一的出路是有個PM的國際證照可以考!為了讓自己的資歷更有說服力,投資了萬把塊還有數個月的時間,辛苦考上了PMP證照,名片也打上了PMP的logo。至此,我們終於擺脫了純技術的職位轉進「準管理職」(也就是PM)。但沒多久我們就發現,之前還算清楚的職涯之路(Career Track),在我們掛上PM頭銜之後反倒變得模糊了起來。PM的責任到底是什麼?PM又有什麼樣的權利?PM對公司到底有沒有價值?還有更重要的,PM的下一步該何去何從?這些問題都讓我們疑惑。

不少企業都有「專案」的稱呼,相對也有「專案經理」的編制。但就我們這幾年的觀察,很少有企業真正對「專案」有清楚的界定,更別提對「專案經理」的職涯發展有明確的規劃。很多時候,「專案經理」這個職位只是扮演「協調人(Coordinator)」的角色,其實也和「接線生」的意思其實差不多。

在交換機還沒發明前,打電話需要靠接線生以人工方式接通線路,讓兩個分屬不同系統的人可以溝通,企業也是一樣。傳統企業組織是以「功能」作為劃分基準,所以會有生產、工程、財務、品保等等的專業部門。但後來越來越多案件是以跨部門方式運作的,好比客戶委託的產品開發案,就可能涉及公司數個部門,當產品發生問題時,總不能對客戶說:「喔!這問題是那個品管部負責的,我給你分機你自己打去問吧!」

雖然管理上有專案型組織和矩陣型組織的方法,但更改組織談何容易?最後這問題回歸到最簡單的方式,就是直接指定某位員工為「聯繫窗口」,統一由他來負責橫向的協調:包括技術團隊與客戶的協調,或是技術團隊與部門主管間的協調等等。因為「窗口」聽起來不太像個專業職稱,所以有人發明了一個比較酷的名詞:專案經理!

在上述這類公司裡,雖然一開始PM這角色只是為了滿足「溝通窗口」的需要,但如果PM以為只要扮演好coordinator角色就能過關,那就大錯特錯了。首先,老闆都是貪心的,PM光是做好溝通協調是很難讓老闆滿意的。PM未必被授予權力,卻會被要求能帶領團隊邁向卓越。其次,以個人職涯的觀點來看,光是「擅長溝通協調」是很難建立自己在業界的名聲與地位。因此,有越來越多的PM雖然是不錯的溝通者,但到了四十歲卻發現,在自己的公司升不上去,想跳槽卻又缺少優勢。許多公司寧願找更年輕的人來擔任PM,反正只是當個「窗口」,年輕有活力的美眉們說不定更能擺平宅男工程師。

我把上述看法說給朋友聽,對方眉頭一皺:「所以當專案經理是上了賊船囉?」我的答案正好相反,除非你想回到純技術的領域,或是乾脆轉行當業務,不然,專案經理的歷練在這種腹背受敵的挑戰下,更是一個凸顯自己,獲取晉升的途徑。只是你得付出更多努力才行,這不是簡單拿個PMP證照可以達成的事。請務必記住我這句話:

PM雖是因應協調的需求而生的,但身為PM的你,絕對不能只當個Coordinator(協調者)!

我舉個簡單的例子來說明優秀PM的價值所在:

一個「及格」的PM懂得蒐集專案進度並向客戶與主管回報,但一個「優異」的PM則懂得建立一套回報機制,可能是進度看板,也可能是簡單的線上表格,讓團隊成員定期更新進度之餘,也讓所有人即時掌握專案概況!一個「及格」的PM會時時跟催團隊的工作確保準時完成,但一位【優異】的PM則懂得建立一套派工系統,可能是個簡單的checklist,也可能是個swimlane(泳道表),讓所有成員不用跟催便自己知道何時該做什麼事,該和誰交接。

簡單地說,我們該為PM下個全新的定義,PM = Process Maker,也就是流程制定者。這裡的流程未必是橫跨全公司的大流程,但一位PM要是能為其專案以及團隊豎立一套標準的工作方法,讓大家可以順暢地在這個環境下工作,這位PM的價值絕對不會隱沒太久的!因為,有能力建立制度,引領團隊的人,也正是組織中不可或缺的領導者。這剛好是部門經理、BU主管、甚至總經理所需要的能力。

(本文獲「專案管理生活思維」授權轉載,原文於此。)

圖片來源 / marsmetn tallahassee via Flickr, CC Licensed