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【徐瑞廷專欄】沒功勞也有苦勞? 錯!交出成果才算數

2019-11-21 09:16:41
Managertoday
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把議題分解到「可以回答」的程度,是達成專案目標的關鍵。議題太大、顧此失彼與注重過程卻忽略成果,是專案管理的3個常見錯誤。想要達成目標,必須設法避開這些錯誤。 上一期,我們談到成功的專案取決

把議題分解到「可以回答」的程度,是達成專案目標的關鍵。議題太大、顧此失彼與注重過程卻忽略成果,是專案管理的3個常見錯誤。想要達成目標,必須設法避開這些錯誤。

上一期,我們談到成功的專案取決3個關鍵要素,包括:1. 內容:交出具有洞察(insight)和附加價值的成果。2. 流程:控管在有限時間內完成專案的步驟。3. 人:掌握專案之利害關係人(stakeholders)的需求,並且確保每一位組員發揮潛力、達成任務。這一期,接著談專案經理的角色與專案管理常見的3個錯誤。

專案經理的9個重要任務

一般而言,在專案正式啟動或組員到齊之前,專案經理可以「預做」以下6項功課:

1.掌握專案脈絡(project context):客戶找我們是為了發現、解決真正的問題,所以要先釐清客戶目前面臨什麼問題?發生這些問題的相關背景與脈絡又是什麼?

2.釐清專案目標/定義必須回答的關鍵問題(project objectives/key questions to be answered):客戶希望透過專案達成什麼目標?又該如何達成這個目標?

3.建立假說(hypothesis):建立初步的假說,讓專案資源集中在驗證和修正假說上。

4.找出達成專案目標的方法(project approach):每一個步驟都是為了達成專案目標,避免浪費寶貴的時間與人力。

5.定義關鍵產出(key deliverables):交出的成果必須符合客戶期待。

6.建置團隊架構(team structure):通常是三層架構,由上而下為:指導委員會(由客戶公司高層主管與顧問公司合夥人組成,負責掌握專案方向、投入資源與把關品質)、專案管理層(由專案經理定義組員任務、分配工作與管理進度)與工作團隊(執行任務)。

7.畫出議題樹(issue trees):把問題分解到可以回答的程度,接著畫出議題樹。

8.設下活動時間軸/關鍵里程碑(activity timeline / key milestones):可以當成查核點(check point)以檢查進度。

9.決定關鍵會議/議題(key meetings/ agenda):預先決定主要專案會議與相關議程,讓相關與會人能提早準備。專案啟動會上,通常專案經理會將上述事項和專案團隊一起分享與討論,以確保所有人方向一致。

專案管理的3個常見錯誤

在專案3個關鍵要素(內容、流程與人)之中,內容是專案成敗關鍵,為了確保內容的品質、完成客戶所託,必須設法避開以下的錯誤:

1.議題太大:沒有把議題分解到可以回答的程度

學校老師給學生出的題目,都是已經定義好的問題;在職場上,我們必須從「找對問題」做起。管理顧問有時候甚至必須從「現在客戶面臨的問題究竟是什麼」開始定義,這也是與求學時期最大的不同之處。

上述第7項任務──畫出議題樹,就是解決議題太大的好方法。假設我們為某公司定義的議題(issue)是「發展亞洲成長策略」,由於這是個無法回答的大議題,所以我們往下分解出兩個中議題:(1)既有市場還有沒有成長的空間;(2)新興市場有沒有可以進入的空間。

接著,就這兩個中議題,我們還可以細分出小議題,因為當問題分解到夠細的程度,就比較容易提出解決對策。假如既有市場還有成長空間,就可以再追問方法有哪些?如果決定放棄亞洲市場,那是賣給別人還是退出?要是賣給別人,那要賣給誰、賣多少錢?如果退出市場,又可能損失多少錢?

2.顧此失彼:過度注重架構的表象,忽略洞察(insight)

專案的另一個常見錯誤是「MECE中毒」,也就是過度注重邏輯思考的MECE原則(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,中譯為「彼此獨立,互無遺漏」),卻忽略了從中發現的洞察。

再強調一次,BCG所謂的洞察,指的是了解「我們究竟能夠提供客戶什麼附加價值」,提出客戶不知道、對客戶有關鍵性影響的發現或建議。洞察對BCG而言,通常也代表我們對客戶提供的「附加價值」。

以分析「日本車為什麼在中國大陸賣不好」為例,如果重視表面上的MECE原則,可能就會從4P(Product產品、Place通路、Price價格、Promotion促銷)或3C(Company公司、Competition競爭者、Customer顧客)這些架構著手。然而,如果你最後只羅列出各個面向的觀察,無法總結成對客戶有用的建議,客戶根本不需要付錢給你,換得沒有價值的建議。

切記,MECE有於找出邏輯、整理思緒,但是要避免走火入魔。根據我們的經驗,光是一般性(generic)的主張或只有MECE的框架,其實很難產生洞察。

3.沒功勞也有苦勞:注重過程卻忽略成果

對客戶簡報時,我們只會簡短說明導出結論的過程,重點是直接呈現成果。理由很簡單,客戶要的是交出成果內容,而不是看你搬出一堆數據或資料。

因此,如果你在簡報中塞入很多數據資料,卻沒有說明資料與假說之間的關係,或是從中有哪些洞察,如同捧著大量蒐集來的資料,向客戶喊話:「你看!我們這麼努力!」

這就像是在凡事講求交出成果的主管面前,說出「沒功勞也有苦勞」的字眼一樣,只在客戶面前強調過程艱辛,卻沒有交出相應的成果,甚至想藉此博取客戶同情,只會顯得你不夠專業而已。

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(整理 / 文及元)

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