專案進行時，成員彼此之間比跟自己的家人還要親，大家幾乎是除了睡覺之外的時間都在一起。專案經理應深入了解團隊成員的需求與期待，與同事合作密切且共事愉快。
進入管理顧問業以來，我參與過近百個專案，對於如何與主管、客戶與專案成員等利害關係人（stakeholder）合作有些體會。
在上一期專欄中，我歸納出專案經理如何與主管合作的訣竅，包括了解主管的工作習慣、定期與主管討論、主動尋求意見回饋、及早告知主管專案出現警訊等等。這一期，我要談的是專案經理如何與團隊成員合作共事的訣竅。
指示清楚，讓成員學到本事
身為專案團隊的領導者，專案經理如果能做到以下4件事，較能符合團隊成員的期待：
1.學到本事：
在職場上表現亮眼的同事都有一個共通點，那就是「辛苦一點沒關係，但是要能有所收穫」。因此，專案經理要設法讓大家藉由與你合作學到本事。
2.指示清楚：
請專案成員負責某項工作時，一定要有清楚的指示。只說你要「什麼」（what）是不夠的，也要告訴大家原因，說清楚「為什麼」（why）。像是當你需要某些資料時，如果能向成員們說明目的，大家就不會亂槍打鳥，而是針對你的需求，找出特定資料。
3.工作富挑戰性又有成就感：
工作能力強的同事，喜歡藉由挑戰艱難的任務得到更大的成就感，這會讓他們更有幹勁、更有成就感。
4.生活與工作平衡：
專案進行時，由於必須在有限的時間裡達成目標，超時工作不可避免，有時候需要加班到深夜，甚至連假日也得工作。如何讓團隊成員保持生活與工作平衡（work-life balance）是很重要的課題，需要專案經理留心與管理。
期望與失望是一體兩面，當專案團隊成員希望能夠收到清楚的指示時，像是專案經理在工作一開始沒有設定假說（hypothesis）以驅動方向，或是徹底思考要解決的問題是什麼，就要求同事上天下地盲目地蒐集資料，也沒有告知這些資料與成果之間有什麼關聯，就很容易讓同事感到失望。
同理，如果專案經理只是照本宣科地轉述主管或客戶的指示，百分之百照著做，並沒有加入洞察或提出假說，也很難讓同事信服。
切記，一個好的專案經理絕非只扮演傳話人的角色，而是要主動去了解掌握客戶需求，並且將其分解成各成員能夠處理的任務。最後，專案經理也要發揮同理心，尊重同事下班後的生活，盡量避免在下班後或假日以工作為由打擾同事。
開放溝通，避免我行我素
我常形容專案進行時，成員彼此之間比跟自己的家人還要親，因為大家幾乎是除了睡覺之外的時間都在一起。在了解專案團隊成員的期待之後，接下來是我從近百個專案的執行過程中，歸納出來可以與團隊成員合作順心順利的幾個訣竅：
1.明定工作規則：
由於專案進行期間會很忙碌，所以不妨開誠布公地請大家配合，盡量停止休假，並且清楚告知專案結束的時間點，讓大家做好忙碌的心理準備，也知道自己什麼時候可以喘息一陣子（像是暫時減輕工作負擔或安排休假）。
BCG為此建立一套「可預測性、團隊與開放溝通」（PTO，Predictability, Teaming and Open Communication）的制度，目的在於透過開放的溝通平台，讓成員能夠掌握專案節奏，預測什麼時候較為忙碌、什麼時候可以休息。
2.放手讓同事負責：
在BCG，當專案進行時，成員們通常每天會一起討論至少2次，如果專案歷時3個星期，就至少會有30次的討論（以一天2次、三周15天計算）。不過，除了討論之外，專案經理應該完全授權給成員負責自己的工作項目，而不是一直緊迫盯人。
3.即時提供回饋：
任務艱難的專案，往往是優秀同事的練功場；身為主管一定要記得即時提供回饋，像是從與客戶開完會之後，回到公司立即召開簡短的會議，討論是否有什麼新發現，大家的功力就會更上一層樓，也會更有幹勁，克服困難、完成專案。
具備同理心，不浪費別人時間
與人合作是一門藝術，注重技巧之餘，心態也很重要。這是指凡事要有同理心，懂得設身處地為人著想，不論是對客戶、對老闆或是對團隊成員都一樣。
舉例來說，某位顧問在專案進行期間，需要行銷部門提供相關資料或數據，就先草率地e-mail給行銷部門，請對方提供過去3年所有產品在所有通路的業績與相關行銷支出，之後也沒有另外找時間和對方溝通細節，就是缺乏同理心的表現，很可能會引起行銷部門同事的反感，讓人覺得顧問只是把e-mail「丟」給他們而已。
這個舉動之所以會招致抱怨，原因不外乎：顧問沒有將需求描述清楚（明確定義相關行銷支出的細項）；或者顧問將需求描述得很清楚，但是行銷部門手上沒有現成的數據（因此需要花很多時間蒐集）；最糟糕的情形是，行銷部門很可能花了一個星期費心蒐集數據，顧問只瞄了一眼就扔在一旁，讓行銷部門覺得「做白工」，往後再也不想與這位顧問合作。
比較好的做法是，顧問在發信給行銷部門之前，事前已經有個假說，知道需要什麼樣的數據來證明這個假說，然後準備一個清楚定義的樣本，把所需的數據表格化，再在e-mail裡清楚交代來龍去脈與取得數據的原因，同時附上前述樣本。e-mail發出去之後，顧問最好還能再打電話向對方說明需要協助的原因與細節。
重點是要有同理心，設身處地體諒別人準備相關數據實屬不易，盡可能充分溝通，讓別人好做事，也避免浪費別人時間。
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（整理 / 文及元）
