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工作不是沒底線!就算是老闆的要求,這種事也千萬不要做

亞瑟的業務筆記
2015-12-07
作者 亞瑟的業務筆記
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大多數的人在職場上都想努力工作,進入公司的核心經營層;許多職場的工作比較敏感,沒有老闆的信任是不可能擔任的。作為一個職員,是否為了升遷,為了進入經營層的核心,就赴湯蹈火什麼事情都願意做呢?

不,不管職位有多高,涉及的機密有多麼核心,我們的工作並不是沒有底線。這底線很清楚就是不做違法的事。

以下是一個真實的案例:有一個科技公司的工程師,他涉嫌盜用其他公司的軟體到自己研發的產品。軟體被盜用的公司發起訴訟,檢調人員在這個工程師的辦公桌上搜到被盜用公司的原始軟體資料,於是罪證確鑿,這個公司和這位工程師都被起訴了。

這個工程師盜用的軟體是應用的公司的產品上,不管動機如何,但是公司也是受益者。當時管理階層有人提議,是否需要公司出資幫這位工程師聘請律師,以便掌握和引導這個工程師,不要做出不利於公司的說詞(聽起來是個光明正大的理由,其實是其他同仁想幫這位工程師)。

老闆明確的答覆:「我不會這樣做。首先,我不知道他去盜用別家的軟體資料。再者,如果由公司出資幫他聘請律師,就暗示他的行為是公司事先知道的,甚至可能被懷疑是公司指使他這樣做的,公司不可以做這樣的事情」。

站在公司利益的立場,沒有人可以質疑老闆這樣的決定。於是這個工程師就這樣被辭退工作,自己一個人面對所有的法律問題。

違法是風險無法預估的行為

所有的商業行為,無非是低買高賣,在有限的條件裡,設法追求最大的利潤。如果有一種商業行為,我們的利益(利潤)是可以預估的,但是後面的風險無法預估;這個風險可能讓我們船過水無痕,也可能讓我們全盤皆輸。那麼任何一個理性的人,除非是在不得已情況下才鋌而走險,否則都不會選擇要做這個生意。

這種風險無法預估的事,最簡單的例子就是違法的事。對於違法的事,讓我們有機會付出比競爭者更便宜的代價,偷到更大的好處。也有可能違法的事,被發現了,把公司或者個人陷入一個代價無法預估永無翻身的境地。

所以 「違法」是企業主經營事業的一條不可跨越的紅線;而這也應該是員工在工作時的一條底線。所以我們可以說,不管多大的誘惑,不從事違法的事,是企業主與員工共同的底線。

企業主與員工的共同底線

作為企業主,你不會允許你的員工背著你去做違法的決定或違法的事,因為你是企業的最後負責人(就像杜魯門總統辦公桌上的牌子「所有問題到此為止」)。違法的事,風險無法預估。這種風險無法預估的決定,你不會允許你的員工蒙蔽了你,也不會讓他們欺騙了你,因為最後你要為這個不是你做的決定負起所有的責任。

作為一個員工,就算你認為這是有利於公司發展,你也不可以作違法的決定,因為你不知道這樣的決定,會對公司造成多大的潛在風險。而且,一旦有了法律責任,你也不知道企業主是否有意願,或者能夠保護你到什麼程度。因為如果你私自做了違法的事,你個人必須來承擔所有的後果,企業主沒有道理去保護一個對公司造成傷害的人。

如果是企業主要求或暗示你做這種決定,作為員工,你必須明白,如果出了事,企業主為了保護公司,很大的可能會讓你自己獨自承擔違法的責任。這是企業主很自然會做的決定。你沒有必要為了一份工作,或者自己以為的前程,賭上自己所有的未來。

當員工做了違法的事爆出來的時候,企業主一般會否認自己知道任何事。他們會說,他不可能知道公司的每一件事。可是,這是極不可能的;公司可能會虧錢,員工可能會偷懶,這些企業主都可以容忍,因為風險在控制範圍內。真實的世界裏沒有老闆會允許員工在公司裏在做違法的事。所以當你聽到,企業主在說他不知道公司有違法的行為時,那他已經是在推卸責任了。

我們幾乎可以假定的說,如果一個企業有了違法的事,企業主一定知道或者被告知了有關於公司違法的行為。事實上,幾乎所有違法的決定都是老闆做的,就算不是老闆的主意,也是老闆自己經手的。因為沒有員工可以自作主張去做違法的事;或者可以說沒有員工可以做這樣的決定,

就在不久之前,有一個事業版圖橫跨建築、營造、壽險的數家上市公司的大老闆,自己用行李箱帶著現金行賄官員被抓個正著。因為這位企業主知道,這種違法的事,他不想留下任何證據,所以用現金;他不想留下把柄給任何人,所以不把這件事交給任何一位員工去執行。這才是真實世界會發生的事。

光明正大的追求財富名聲

對員工來講,擺脫這種風險無法預估的事,最好途徑是,當你被暗示要去從事違法的工作時,就立刻要下定決心離開這個公司吧,因為想安心過日子的人,在這公司是不會有前途的。不妨回想一下你看過的黑幫電影,那些人不管是出於恐懼、貪婪、或者野心,不願同流合污就會被排擠的人的下場,就會明白,離開這個環境,才能安穩過日子。

不管這個世界是否骯髒,不管這個社會有無墮落,我們都應該清楚;或許,我們改變不了整個社會,但那不重要。重要的是,這個社會每一個人還是可以按照自己的能力,做自己最喜歡做的事情,每個人都可以有自己的人生,也有能力堅守自己的基本底線,用光明正大的態度追求財富聲名。

最後,我們彼此警惕,不管職位多高、不管誘惑多大;作為一名員工,可以疲憊不堪,可以犧牲尊嚴,可以低薪低酬,但是絕不幫企業做違法的事;作為經理人,不能讓公司逼迫你做非法的決定或非法的行為,因為沒有公司會保護違法的人,即使你可能是接收到指示才去從事的行為。作為一個企業主,也必須非常清楚的禁止你的員工做非法的決定,或是非法的行為,因為企業很可能要為員工非法行為負最後責任。

違法的事,對企業、對員工都是代價無法預估的事。所以,不做違法的事,是企業主與經理人工作共同的底線。

圖片來源/Brian Talbot via flickr, CC licensed

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

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儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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