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老闆的私人開銷,可以報公帳嗎?小職員沒堅守這道底線,小心得不償失

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舞弊掏空,國內外層出不窮,美國能源公司安隆(Enron)醜聞,摧毀了曾為世界前五大會計師事務所的安達信會計師事務所。台灣最經典的算是力霸案,透過 68 家人頭公司進行詐術,破天荒動員偵查超過 4000 人次、傳訊約談 1000 多人、起訴 100 多人、判決書頁次多到附贈光碟,主謀王又曾在東窗事發後潛逃出境,最終在美國車禍身亡。再說最近的康友案,董座黃文烈更是精心策畫,在新聞曝光前跑路,把這爛攤子留給在台灣簽證的會計師及涉案的夥伴。

舞弊掏空最典型的劇情,通常都是從貪心開始,高層拿著公司的錢去做自己想做的事,有良心的或是運氣好的,大賺一筆後回補公司,一來一往,公司就當什麼事都沒發生過。沒良心的或是運氣差的,一路掏空,挖東牆補西牆,但洞愈來愈大,劇情高潮就在高層梭哈後,全盤皆輸,此時,公司已搖搖欲墜,接著,公平正義的吹哨者爆料,或是分贓不均的吹哨者報復,引爆公司財務危機。

舞弊掏空,是高層一人行事,還是內部層層默許?

高層怎麼挪用公司的錢?最簡單的手法:借款給高層控制的公司,稱它為殼,這至少要靠財會員工去銀行取錢匯款到殼內,稍微複雜的手法,透過這殼進貨或銷貨,將買賣價差的利益留在殼裡,這至少要通過採購或銷售部門的員工方可成交。更激烈的手法會搭配海外人頭、免稅天堂、槓桿套利等等,除了公司內部員工配合作業外,恐怕還要借用專業人才引路,才能「乾坤大挪移」掏空公司的錢。所以,高層成功挪用公款,勢必要靠一些人合力方可完成。

延伸閱讀:為什麼公司會有「內外帳」?管好貨物流、發票流、金流,三流一致才能「稅稅平安」

無論大小弊案,最衰的是財會員工,因為所有和錢相關的事,財會人員都脫不了勾,例如財會人員記上一筆虛假的關係人銷售收入或不記錄一筆借款給關係人的款項,都觸犯了《商業會計法》「明知不實交易而記帳」或「故意遺漏交易而不記帳」,皆須處 5 年以下有期徒刑或併科 60 萬元,有時財會員工反倒背了黑鍋。

如果員工因貪得不當利益而去吃牢飯,不值得同情,但是,如果員工因為害怕而不得不做,惹上牢獄之災,豈不倒楣。或許法官憐憫涉案員工身不由己予以輕判,但是被偵查的過程,可能拖上好幾年,涉案員工本身及整個家庭所遭受的心理凌遲,難以言喻。

一般企業經營,本就有各項作業流程的內部控制程序,以採購資產流程為例,從請購、詢價、議比價、合約、驗收、請款、付款、入帳等等多項作業,每項都有覆核、審批的關卡。簡單而言,每一筆交易,都需經過層層把關,絕不可能由一人獨自完成。

當異常交易出現時,或許一個人沒警覺,但怎麼可能整套流程中牽涉的所有人都完全無感? 也就是說,這多半是一連串的員工被高層收攏人心,分贓利益後選擇閉嘴默許,使得各個關卡都失能,內控全面瓦解,如同一連串的員工撐起一把傘,掩護非法交易。

老闆個人支出報公帳,是幫公司減稅還是逃漏稅?

通常高層從公司偷走很多的錢,才稱得上舞弊掏空,如果金額小呢?

比方說高層私人的家庭旅遊、生活花費、名牌精品等等開銷,指示財會人員入公司帳由公司埋單,這算高層偷公司的錢嗎?按正規,公司負擔高層私人費用,應視為是高層的個人所得,高層要繳個人稅。或許報公帳的初衷是為了要公司多列費用少繳公司稅,但從財會人員的角度來看,這可是協助公司逃漏稅,年復一年,這樣螞蟻式搬錢,算是高層掏空公司的錢嗎?

再者,如果這公司大股東只一人,頂多落個逃漏稅負,說不上偷錢,但如果這公司股東不只一人,掏空可就事情大條了。

奉勸所有員工,公司是公司,股東是股東,屬於公司經營相關的交易,才算在公司的帳,千萬不要混為一談,就算現在是一人股東的公司,並不表示未來不會股權移轉而成為多人股東的公司,公司少繳公司稅或是協助老闆少繳個人稅,都是違法。小惡也是惡,勿以惡小而為之,合法是最基本的工作規則,拿著法律當令箭,不合法的事,免談,就算高層給出小恩小惠,檯面下的錢千萬別貪,賺該賺的錢就好。

數年前一位離職員工,她說去面試一個不錯的工作,面試官問她「如果老闆有一筆金額不大的私人費用堅持由公司負擔,妳會入帳後付款嗎?」她想了想,為了表達百依百順、奉命行事的人格特質,她回答「會」,結果沒有被錄取,我也暗自慶幸她已經遠離我。只要個人及團隊事事堅持合法合規,貪婪的惡人就不會找上門,因為他知道沒有機會籠絡你,內控就不致於全面瓦解,舞弊掏空的交易就會滯礙難行,那麼我們與惡的距離,就會愈來愈遠了。

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你是在帶領團隊,還是在當高級保母?交辦前「少了這一步」,只會愈管愈累

2026-06-17
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「這個地方要不要先給主管看一下?」

Bella 盯著簡報第二頁,手停在鍵盤上。她原本想把標題寫成「年度方案回顧」,但想起上次主管看完簡報後,不只改了標題,也調換頁面順序。她心裡有點猶豫:現在傳去問,怕主管覺得她連標題都拿不定主意;先照自己的想法做,又怕晚一點被要求整頁重來。想了幾秒,她還是把檔案傳了過去。

不只簡報如此,整理客戶名單時,「產業別」和「客戶規模」要不要分開列,先問;回覆客戶的信,語氣夠不夠穩妥,先問;會議報告的結論要不要再補充一段說明,也要先問。這些確認看似都合理:她想降低出錯機率,也不想讓主管事後大改。只是久了之後,團隊慢慢養成一個習慣:遇到不確定的地方,先停下來等主管點頭。

延伸閱讀:時刻緊盯員工,是主管失敗的開始!不做「微管理」,如何避免有人脫隊?

部屬凡事先問,主管就會變成最後關卡

微觀管理常被說成控制欲太強,但在工作現場,主管多半是怕事情失控。上次部屬交來的成果不如預期,最後由主管收尾;這次主管自然會想盡早介入、看得更仔細,避免問題拖到最後才難以收拾。

問題是,盯得太細會讓部屬學到另一件事:反正主管最後都會改,自己不用太早下判斷。久了之後,部屬遇到小事也先問,主管也得花時間處理原本可以由部屬決定的細節。

根據蓋洛普(Gallup)研究,當員工覺得自己的意見被重視、能參與決策,通常更願意對成果負責。高敬業度團隊的生產力比低敬業度團隊高出 18%,獲利能力也高出 23%。想讓部屬願意多想一步,就不能把每個判斷都收回來。

一直被問細節?先用 5W2H 說清任務規格

部屬一直回來問細節,不一定是能力差,也可能是任務一開始就沒有被說完整。一句「這份報告盡快弄好」,聽起來省時間,後面卻容易出現一連串問題。部屬不知道報告給誰看、要解決什麼問題,也不知道哪些資料能用。

主管可以先把任務背景、產出、使用情境、期限、負責人、協作對象、做法和資源限制講清楚,也就是 5W2H:為什麼要做、要交出什麼、在哪裡使用、何時完成、誰來做、需要和誰合作、怎麼做,以及有哪些限制。

例如,不要只說:「這份競品報告周五前給我。」可以改成: 「周五下午 4 點前,整理 3 家主要競品的價格、通路和主打客群,做成 10 頁內的簡報。這份資料會給下周策略會議使用,目的是判斷我們下一季要先調整哪個產品線。」

任務規格清楚,主管後面就少一點臨時補充,部屬也比較能掌握任務目的、產出形式和判斷方向。

如果部屬仍然遲疑,主管也可以補一句:「這件事交給你,是因為你熟悉客戶資料,也能整理出判斷依據。」讓部屬知道自己被交付任務的原因,比較容易扛起責任。

成果總是一再重改?QQCDR 幫你對齊驗收標準

很多主管以為任務名稱、期限、格式都交代了,就算溝通清楚。等到成果交上來,才發現品質不對、成本超出,甚至踩到不能犯的規則。

尤其任務涉及對外製作、委外執行或跨部門協作時,更需要把驗收標準說清楚。5W2H 說的是任務規格, QQCDR 說的是最後怎麼驗收。它包含品質(Quality)、數量(Quantity)、成本(Cost)、期限(Deadline)和規則(Rule)。

同樣是競品報告,如果主管只說「整理一下競品」,部屬可能交出一份數字一堆、卻看不出結論的簡報。若改成:「請分析 3 家核心競品,每家公司至少包含價格、主要客群、通路打法和近期促銷。簡報控制在 10 頁內,周五下午 4 點前完成,內部採購數據不能放進檔案。」部屬就更清楚成果要符合哪些條件。

驗收標準先講明,主管就不用在過程中一直補充:「這個也要」「那個不能少」。部屬也不會做到最後才發現,主管心中的及格線和自己想的不一樣。

依 10-80-10 畫出容錯範圍,執行期才不用一直插手

主管會忍不住插手,多半是不清楚部屬出了什麼狀況可以自己處理,什麼狀況一旦出錯就難以補救。界線沒有畫清楚,每個小偏差看起來都像可能出事。

這時可以用 10-80-10 來分配管理力氣。 前 10% 先對齊目標、規格和標準,同時說清楚這件事為什麼重要、對部屬有什麼期待;中間 80% 讓部屬自己執行;最後 10% 主管陪著收尾、給回饋,確認成果符合當初設定的標準,避免又把成果拿回來自己改。

中間 80% 要能真的交給部屬,主管得先說清楚容錯邊界。例如:「單筆花費 5000 元以內,你可以先決定;如果會影響客戶承諾、對外報價或專案時程,就要先回報。時程如果需要調整,也要提前說,不用等到期限前才講。」這樣部屬知道哪些地方能自己處理,主管也不用看到一點變動就急著介入。

延伸閱讀:別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

把追蹤節奏和授權邊界,帶回職場練習

經理人

主管真正卡住的,往往是放手之後該怎麼追蹤。當任務重要、部屬又還不夠熟悉的時候,主管很容易讓確認進度變成逐一審查,給的建議也不知不覺變成指令。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配陪跑方案,協助主管在真實任務中練習交辦後的追蹤與授權:

1. 搞清楚哪些事可以交出去: 課程會帶你拆解任務風險,判斷哪些事可以讓部屬自己決定,哪些狀況必須回報主管,避免一擔心就全程插手。

2. 找到自己的追蹤節奏: 陪跑方案會搭配每周作業,練習安排任務前段、中段、完成前的確認方式,讓主管掌握進度,也讓部屬保有做事的空間。

3. 從回饋調整怎麼介入: 主管最難判斷的是哪裡該放手、哪裡該介入。陪跑方案提供學員問題回覆與直播 QA,協助你把工作現場遇到的狀況拿出來討論,修正下一次追蹤與授權的做法。

資料來源:Gallup Q12 Meta-Analysis

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