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激勵部屬別只說「你很棒」!這樣稱讚,讓你說到團隊的心坎裡

劉恭甫
2016-02-26
作者 劉恭甫
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有一次我參加客戶黎副總主持的專案結案會議,這個專案以146%的優秀成果結案,參加會議的同事都藏不住自己的喜悅,我也非常期待這個會議。

黎副總一開始簡單說明專案的成果,然後回顧過程中發生的重大事件,並與各個任務負責人檢討問題及未來預防的對策,整個會議在嚴謹的討論中結束,結束後副總立即問了我的觀察。

我告訴副總說:「我覺得你主持的會議非常嚴謹有效率,不過這個專案有好幾個關鍵創新非常棒,每個任務負責人都值得你花點時間肯定他們。」沒想到副總說:「我沒罵他們就是最大的肯定了啊!」

許多主管會受到過去的成長升遷經驗而影響,認為做對是應該,做錯要改正。而領導的關鍵是帶人要帶心,如果要讓團隊有成就感以及向心力,甚至讓團隊願意貢獻更好的點子,「說一句好話」是很簡單也很關鍵的動作。

如何把這「一句好話」說到團隊的心坎裡呢?可以從四個方面著手:

圖說明

一、 對態度肯定

任務負責人在過程中,展現出積極努力負責的態度,不管成果如何,可以用一句簡單的好話肯定他的態度。

例如:「你最近為了完成這件事,非常努力,很棒!」
例如:「許多人都對你在這個專案的努力非常稱讚,很棒!」

二、 對事件肯定

任務負責人在過程中,發生了某個事件,而這個事件最終被妥善處理完成,則可以用一句簡單的好話肯定他的這個事件。

例如:「你上週六晚上接到客戶的緊急電話,雖然是下班時間,但是你及時處理而且讓客戶非常滿意,這件事你做的很棒!」
例如:「在第二季成果報告的時候,其他部門都完全依照範本填入內容,只有你特別設計不一樣的觀點讓董事長對我們部門印象深刻,這份報告你做的很棒!」

三、對結果肯定

任務負責人在他所負責的任務上,無論以任何方式,最終能排除萬難把任務執行完成,可以用一句簡單的好話肯定他的執行結果。

例如:「你把這件事完成,很棒!」
例如:「你不但把這件事完成,還超過目標20%,很棒!」

四、對影響肯定

任務負責人在他所負責的任務上,對自己、團隊或其他人產生正面的影響,可以用一句簡單的好話肯定他的影響力。

例如:「你這個專案的計畫可以成為我們未來做其他計劃的範本參考,很棒!」
例如:「有個部門也希望參考我們的做法進行新計畫,很棒!」

身為團隊領導者,從不要只會說「你好棒!」,如果要把這「說一句好話」說到團隊的心坎裡,就要從四個方面著手「說一句好話」,才能有效發揮你的領導力!

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圖片來源/Steven Depolo via flickr, CC licensed
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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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