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習慣回答「沒問題」,才是最大的問題

2019-11-19 02:24:01
Managertoday
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在工作場合中指導或與member溝通時,我在最後總會問一句:「所以清楚接下來該怎麼做?」或「有沒有什麼地方不明白的?」 問此問題的目的是確認我表達的內容對方是真的理解了,大多數有默契的夥伴大概都能抓

在工作場合中指導或與member溝通時,我在最後總會問一句:「所以清楚接下來該怎麼做?」或「有沒有什麼地方不明白的?」

問此問題的目的是確認我表達的內容對方是真的理解了,大多數有默契的夥伴大概都能抓到我的tempo,我也因熟知他們的特性,所以知道該在哪些地方多做說明或者引導,一般來說不會有大問題。

但我最怕的是那種過程中都沒有反問任何問題,而你最後問他有沒有其他問題時他只回覆:「沒有,我知道。」

在剛帶人的前期,我會相信對方是真的聽懂我說的,也能準確無誤的依我們討論的方向去進行,但在經歷過幾次錯誤後,我才深刻體悟到,一個會在過程中不斷問問題的人,代表他真的有在思考,最後他說沒問題,代表的是當下他想到的問題都已經得到解答;而在過程中一個問題都沒提出的人,不代表真的沒問題,而是他沒想到有什麼問題,也沒看到問題,所以直覺回答「沒問題」。

而前者在執行過程,只要一想到有問題就會立刻找我討論,因為他早已養成問問題,仔細確認的習慣;反之後者,在過程中大多是犯了錯才會回過頭來找你求救,因為他本來就欠缺足夠的思考,或者不把問題當問題,放任問題發生。

這是兩種不同的工作習慣,展現出來的工作成果也是截然不同的,如果你的合作夥伴中有個人總是不問問題,心有疑惑也不會主動提出,那你就要對他的「沒問題」、「我知道」多費心,因為他並不是真的清楚你的意思。

對member,我會比較直接一些的要他們把理解的內容說一次給我聽,然後由我直接問他幾個問題,根據他的回答來看他對此事的理解程度;對其他對口單位或工作夥伴,我則會用「我跟你確認一下我們要做的事情」,如果我交代的事情有五項,我可能會講其中三項,然後根據他補充的狀況來獲知他是否有完整的理解,如果他沒辦法很清楚的把五項補齊,那代表剛剛我們的溝通有落差,需要再次確認彼此對事情的認知。

一個人如果總習慣很快的回答「沒問題」,背後代表的意思通常是他惰於思考或拙於開口,而非他理解能力超群,拙於開口的人,我們可以試著引導他提出他的問題,但對惰於思考的人我實在也無力把思考這件事情扛在自己身上,因為這是他人生的功課而非我的,如果他是我的member,那我會花時間訓練他,但如果只是工作上的同事,我一來沒立場,二來沒義務去指導他這些事。但我心裡必須清楚這個人的特性,在工作安排與合作上就要多留心。

面對交辦心有疑問時,不用擔心問了問題會顯得無知,相較於不問清楚而犯錯,提出問題並確認問題簡單多了,若當下無法清楚的描述自己的問題,那也直接跟對方說「還有地方不太清楚,但一時不知怎麼問。」這最少讓對方知道你還有問題,還需要跟你說明,對方若還有時間跟你多討論,或許就能排除你的疑問,但如果對方沒有時間多說明,你也可以讓他知道「我想清楚後再跟您請教」,這都比裝作沒有問題,埋頭去做好的多。

對交辦方,問清楚對方是否清楚交辦內容;對被交辦方,問清楚自己理解的事情是否正確。問的功夫,決定了一個人能否把事情準確無誤的完成。

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(本文出自於《gipi的學習筆記》,原文請點此。)

圖片來源/Simon Blackley via flickr, CC licensed