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部屬績效不佳,問題可能出在主管身上?領導者該留意的3件事

2019-11-23 01:35:14
Managertoday
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完整的績效管理,其實是一個「循環」:年初時,主管根據公司要求和員工一起訂目標;接著,在特定的時間點上給予回饋意見、分析成效好壞的原因。如果績效未達標,主管要與部屬共同協商出改善的方法;要是績效超標,則可以考慮提撥更多資源和人力,創造更高的業績。

每到年中和年末,許多公司都會安排績效考核,由主管來評量員工績效,藉此區分員工貢獻度的高低,並協助部門中成效不彰的部屬找出改善方向。然而,假如主管只負責「評分」而無其他作為,這套制度就可能只是流於形式,無助於績效管理。

完整的績效管理,其實是一個「循環」:年初時,主管根據公司要求和員工一起訂目標;接著,在特定的時間點上,考核目標達成率,並給予回饋意見、分析成效好壞的原因。如果績效未達標,主管要與部屬共同協商出改善的方法;要是績效超標,則可以考慮提撥更多資源和人力,創造更高的業績。

因此,要落實績效管理制度,必須經歷「訂立目標→考核→回饋→提出行動方案」的流程,反覆循環,才能有效逐步提升工作成效。

主管請留心:員工表現不好5原因

可惜的是,有些公司只要求主管繳交考核表,欠缺回饋和提出行動方案的機制,導致主管做了考核、沒有回饋,或是提出回饋,卻沒有提出行動方案,長久下來未能解決部分員工績效停滯不前的困境。

想要給予員工有用的意見回饋,主管要先找出員工績效不佳的原因,進而對症下藥。檢視績效管理相關的研究,員工的表現不好,原因不外乎以下5種,主管可以深入了解個別員工的狀況,提供相應的協助:

1.欠缺知識技能:面對全新、不熟悉的業務,員工確實可能掌握不當,主管可以藉由教育訓練等人才培育方案,幫助員工增強技能。

2.工作動機低落:有些員工明明能力做得到,但缺乏工作動機,不願意花心思在任務上。主管必須找出足以激勵員工打拚的動力來源,才有機會讓員工發揮最佳狀態。

3.缺乏資源:員工的能力優秀,也有動機想要衝刺績效,但是主管如果沒有全力支持,幫忙協調所需資源和人力,自然難以達成任務。

4.工作要求過多:當員工身上同時背負過多專案,績效表現就會變差。主管在考核時,要重新檢視全體員工任務分配的比例,避免單一部屬的工作量過重。

5.不了解主管期望:績效不彰的問題,也可能出在主管和部屬的認知不同,像是主管在交派工作時,指示太過含糊,造成部屬根本沒有接收到或理解錯誤,最終無法交出成績。常見的例子是,主管只說了一句「盡快把報告交給我」,他心裡想的是隔天早上就要看到資料,但是部屬的理解卻是下禮拜再給就好,幾次互動之後,員工就很容易被主管貼上「績效不佳」的標籤。

主管請避免:要部屬「體察上意」

上面提到的5種原因裡,台灣的主管應該特別留心第5個,也就是員工不了解主管的期望。

在華人職場裡,有個特別的文化,叫做「貼心」。很多主管都會期待部屬能夠做到體察上意,而且最好是主管根本不需要吩咐,員工就能「自動」猜到老闆的需求與期待。因此,有些話老闆沒說,心裡卻是這樣想的:「部屬都跟了我這麼久,怎麼會不知道我的要求和標準呢?」「如果他還要我主動開口,才知道我要的是什麼,那就是不稱職!」

然而,貼心文化會為組織內部溝通帶來麻煩,當主管不願「明說」自己想要什麼,部屬只會愈來愈不懂主管的心,繳出來的成績自然不符合上司期待。

外商的做法或許可供參考,當員工還在基層時,公司就會訓練他們主動溝通,把「期待」說出口;等到他們升任主管後,自然就會習慣以相同的方式面對部屬,凡事都以具體、可量化的方式下達指令:包含收到任務後多久執行完畢才叫有效率、每項任務細節做到哪個程度就叫做有品質,有助於縮減主管與部屬之間的認知差異。

主管請練習:把期待說清楚、講明白

因此,主管如果想要提振員工績效,不妨從溝通做起吧!從今以後無論是交代工作任務、設定目標和期待,以及提出回饋和改善建議,都秉持著「說清楚、講明白」的原則,讓部屬更容易從中學習和精進。

換言之,當主管與部屬之間的溝通出了問題,絕對不能只責怪聽的一方,說的一方也要承擔部分責任。

有些主管會以「你懂我的意思嗎」做為任務交辦的結語,一旦部屬搖頭表示不解,就認定聽者的理解能力有問題。然而,更好的做法應該是,主管練習將交代事情的結語改成「我講的夠清楚嗎」,把溝通的責任攬在自己身上,如果講的不清楚,就再做修正、重新表達一次,這樣雙方的溝通會比較順暢,部屬也比較敢就自己不理解之處提出意見。

職場上討論員工績效問題時,往往聚焦在「員工」身上,思考如何提升其能力和動機,但有時候更該換個角度思考,問題可能出在主管身上。當主管願意完善績效管理循環,以清楚明確的方式來和部屬溝通,同樣能幫助員工創造佳績。(口述 / 蔡維奇,整理 / 韋惟珊)

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