每到年中和年末，許多公司都會安排績效考核，由主管來評量員工績效，藉此區分員工貢獻度的高低，並協助部門中成效不彰的部屬找出改善方向。然而，假如主管只負責「評分」而無其他作為，這套制度就可能只是流於形式，無助於績效管理。
完整的績效管理，其實是一個「循環」：年初時，主管根據公司要求和員工一起訂目標；接著，在特定的時間點上，考核目標達成率，並給予回饋意見、分析成效好壞的原因。如果績效未達標，主管要與部屬共同協商出改善的方法；要是績效超標，則可以考慮提撥更多資源和人力，創造更高的業績。
因此，要落實績效管理制度，必須經歷「訂立目標→考核→回饋→提出行動方案」的流程，反覆循環，才能有效逐步提升工作成效。
主管請留心：員工表現不好5原因
可惜的是，有些公司只要求主管繳交考核表，欠缺回饋和提出行動方案的機制，導致主管做了考核、沒有回饋，或是提出回饋，卻沒有提出行動方案，長久下來未能解決部分員工績效停滯不前的困境。
想要給予員工有用的意見回饋，主管要先找出員工績效不佳的原因，進而對症下藥。檢視績效管理相關的研究，員工的表現不好，原因不外乎以下5種，主管可以深入了解個別員工的狀況，提供相應的協助：
1.欠缺知識技能：面對全新、不熟悉的業務，員工確實可能掌握不當，主管可以藉由教育訓練等人才培育方案，幫助員工增強技能。
2.工作動機低落：有些員工明明能力做得到，但缺乏工作動機，不願意花心思在任務上。主管必須找出足以激勵員工打拚的動力來源，才有機會讓員工發揮最佳狀態。
3.缺乏資源：員工的能力優秀，也有動機想要衝刺績效，但是主管如果沒有全力支持，幫忙協調所需資源和人力，自然難以達成任務。
4.工作要求過多：當員工身上同時背負過多專案，績效表現就會變差。主管在考核時，要重新檢視全體員工任務分配的比例，避免單一部屬的工作量過重。
5.不了解主管期望：績效不彰的問題，也可能出在主管和部屬的認知不同，像是主管在交派工作時，指示太過含糊，造成部屬根本沒有接收到或理解錯誤，最終無法交出成績。常見的例子是，主管只說了一句「盡快把報告交給我」，他心裡想的是隔天早上就要看到資料，但是部屬的理解卻是下禮拜再給就好，幾次互動之後，員工就很容易被主管貼上「績效不佳」的標籤。
主管請避免：要部屬「體察上意」
上面提到的5種原因裡，台灣的主管應該特別留心第5個，也就是員工不了解主管的期望。
在華人職場裡，有個特別的文化，叫做「貼心」。很多主管都會期待部屬能夠做到體察上意，而且最好是主管根本不需要吩咐，員工就能「自動」猜到老闆的需求與期待。因此，有些話老闆沒說，心裡卻是這樣想的：「部屬都跟了我這麼久，怎麼會不知道我的要求和標準呢？」「如果他還要我主動開口，才知道我要的是什麼，那就是不稱職！」
然而，貼心文化會為組織內部溝通帶來麻煩，當主管不願「明說」自己想要什麼，部屬只會愈來愈不懂主管的心，繳出來的成績自然不符合上司期待。
外商的做法或許可供參考，當員工還在基層時，公司就會訓練他們主動溝通，把「期待」說出口；等到他們升任主管後，自然就會習慣以相同的方式面對部屬，凡事都以具體、可量化的方式下達指令：包含收到任務後多久執行完畢才叫有效率、每項任務細節做到哪個程度就叫做有品質，有助於縮減主管與部屬之間的認知差異。
主管請練習：把期待說清楚、講明白
因此，主管如果想要提振員工績效，不妨從溝通做起吧！從今以後無論是交代工作任務、設定目標和期待，以及提出回饋和改善建議，都秉持著「說清楚、講明白」的原則，讓部屬更容易從中學習和精進。
換言之，當主管與部屬之間的溝通出了問題，絕對不能只責怪聽的一方，說的一方也要承擔部分責任。
有些主管會以「你懂我的意思嗎」做為任務交辦的結語，一旦部屬搖頭表示不解，就認定聽者的理解能力有問題。然而，更好的做法應該是，主管練習將交代事情的結語改成「我講的夠清楚嗎」，把溝通的責任攬在自己身上，如果講的不清楚，就再做修正、重新表達一次，這樣雙方的溝通會比較順暢，部屬也比較敢就自己不理解之處提出意見。
職場上討論員工績效問題時，往往聚焦在「員工」身上，思考如何提升其能力和動機，但有時候更該換個角度思考，問題可能出在主管身上。當主管願意完善績效管理循環，以清楚明確的方式來和部屬溝通，同樣能幫助員工創造佳績。（口述 / 蔡維奇，整理 / 韋惟珊）
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