你進公司第一份寫的文件是什麼？或許是不成文規定，我發現會議記錄是最常遇到的商業寫作，而通常也是大多數人進公司寫的第一份文件，它不見得是加分的文件，但寫不好會扣分。
所有的商業寫作，都可以歸類成「通知」（Inform）及「影響」（Influence）兩大類。市場調查報告屬於「通知」類，主要在陳述結果；若是向主管提案，則屬於「影響」類，希望自己的想法能受主管採用。不過，兩者的最終目的都是相同的：讓主管擁有足夠的資訊，用以做重要決策。
不可否認地，在公司裡，每個人都有自己的事要做、要忙，所以 「讓人在最少的閱讀、最短的時間內清楚你要傳遞的訊息」，就是商業寫作的首要原則。
確認會議目的，才能掌握寫作方向
會議紀錄，顧名思義就是記錄會議內容，但依我長期在業界的觀察，許多人會把重點放在記錄過程與細節，而非結果，以致資訊太多，反而會埋沒最重要的訊息。
一個好的會議記錄，必須先理解會議的最終目的。在開會前，就先向主管或會議發起人確認此次會議要達成的目標，再 根據目標，把討論結果記錄下來，沒必要將會議提及的所有文字都一一列出。
下圖是我常用的會議紀錄格式，我習慣將紙張分為兩欄，一欄記錄議題（Topic）的討論結果，另一欄則是寫下議題的「下一步」（Next step）由誰負責追蹤、內容為何、預計何時完成等。下次開會，再把會議紀錄拿出來，就可以知道上次開會大家同意了什麼，而這段期間，大家完成了什麼。
掌握三大要點，寫出「好」會議紀錄
不管任何職務、階級的人都有可能會需要寫會議記錄，它看似簡單，其實還是有些眉角需注意。我覺得會議紀錄是最容易受到「拖延症」影響的工作，推測原因可能是大家不太理解其功用，所以才忽略它的重要性。
我認為工作者需掌握三大要點，才能寫出一個好的會議紀錄：
1. 確保與會者達到共識：
撰寫者可以先把會議紀錄寄給有參加會議的人，請他們看內容是否正確，如果有誤，趕緊修正。若是大家對紀錄都沒有異議，那此份會議紀錄就可以代表大家對會議結果的共識。
2. 做為後續提醒：
天有不測風雲，專案的方向或時程會有所更動，有時並不是因為員工出錯，而是受外在因素影響。當主管有所質疑時，只要拿出會議紀錄比對，就能有所依據，證明是受到外在因素的影響，而不是沒掌握好可控因子。
3. 時效內完成才具可信度：
會議紀錄應在24小時內完成，才能確保內容的準確度。有些人會覺得比起其他工作，會議紀錄較不需要緊急處理，就把工作排序到很後面。以致要開始寫的時候，往往都忘了當初會議的內容為何，就算向其他人確認，大家也不一定記得。
會議記錄是件簡單的事情，不必搞得太複雜，最起碼文筆要通順，不要有錯字或造成別人誤解的語句，因為愈簡單的東西，如果有錯，愈容易被看見。
下次在撰寫會議紀錄前，應該要先與主管溝通、達到共識，看哪些細節需要保留，而哪些不用，才能精簡地表達重點，不至於失焦。（整理 / 林庭安）
延伸閱讀 /
1. 一份報告，讓他得到CEO的賞識！P&G副總給工作者的商業寫作課
2. 會議紀錄怎麼做最快又明確？會議室有一個好工具，你一定沒想到...
製圖 / 張以欣
