會議紀錄不是越詳細越好!該被寫下的重點,是這 3 件事


你進公司第一份寫的文件是什麼?或許是不成文規定,我發現會議記錄是最常遇到的商業寫作,而通常也是大多數人進公司寫的第一份文件,它不見得是加分的文件,但寫不好會扣分。

所有的商業寫作,都可以歸類成「通知」(Inform)及「影響」(Influence)兩大類。市場調查報告屬於「通知」類,主要在陳述結果;若是向主管提案,則屬於「影響」類,希望自己的想法能受主管採用。不過,兩者的最終目的都是相同的:讓主管擁有足夠的資訊,用以做重要決策。

不可否認地,在公司裡,每個人都有自己的事要做、要忙,所以 「讓人在最少的閱讀、最短的時間內清楚你要傳遞的訊息」,就是商業寫作的首要原則。

確認會議目的,才能掌握寫作方向

會議紀錄,顧名思義就是記錄會議內容,但依我長期在業界的觀察,許多人會把重點放在記錄過程與細節,而非結果,以致資訊太多,反而會埋沒最重要的訊息。

一個好的會議記錄,必須先理解會議的最終目的。在開會前,就先向主管或會議發起人確認此次會議要達成的目標,再 根據目標,把討論結果記錄下來,沒必要將會議提及的所有文字都一一列出。

下圖是我常用的會議紀錄格式,我習慣將紙張分為兩欄,一欄記錄議題(Topic)的討論結果,另一欄則是寫下議題的「下一步」(Next step)由誰負責追蹤、內容為何、預計何時完成等。下次開會,再把會議紀錄拿出來,就可以知道上次開會大家同意了什麼,而這段期間,大家完成了什麼。

圖說明

掌握三大要點,寫出「好」會議紀錄

不管任何職務、階級的人都有可能會需要寫會議記錄,它看似簡單,其實還是有些眉角需注意。我覺得會議紀錄是最容易受到「拖延症」影響的工作,推測原因可能是大家不太理解其功用,所以才忽略它的重要性。

我認為工作者需掌握三大要點,才能寫出一個好的會議紀錄:

1. 確保與會者達到共識:

撰寫者可以先把會議紀錄寄給有參加會議的人,請他們看內容是否正確,如果有誤,趕緊修正。若是大家對紀錄都沒有異議,那此份會議紀錄就可以代表大家對會議結果的共識。

2. 做為後續提醒:

天有不測風雲,專案的方向或時程會有所更動,有時並不是因為員工出錯,而是受外在因素影響。當主管有所質疑時,只要拿出會議紀錄比對,就能有所依據,證明是受到外在因素的影響,而不是沒掌握好可控因子。

3. 時效內完成才具可信度:

會議紀錄應在24小時內完成,才能確保內容的準確度。有些人會覺得比起其他工作,會議紀錄較不需要緊急處理,就把工作排序到很後面。以致要開始寫的時候,往往都忘了當初會議的內容為何,就算向其他人確認,大家也不一定記得。

會議記錄是件簡單的事情,不必搞得太複雜,最起碼文筆要通順,不要有錯字或造成別人誤解的語句,因為愈簡單的東西,如果有錯,愈容易被看見。

下次在撰寫會議紀錄前,應該要先與主管溝通、達到共識,看哪些細節需要保留,而哪些不用,才能精簡地表達重點,不至於失焦。(整理 / 林庭安)

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製圖 / 張以欣

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1837年成立,是全球最大日用消費品公司。P&G卓越的品牌管理來自於完善的人才培育制度,是少見僅從內部拔擢高階經理人、不從外面挖角的企業,培育出許多優秀經理人才,更被譽為「領導者的搖籃」。

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