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跟老闆「溝通」之前,你想得夠清楚了嗎?我聽部屬簡報時一定會問的5個問題

2019-11-12 10:58:15
Managertoday
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明明提出同樣的意見,但不管你怎麼說,老闆都不接受;其他同事說的,明明跟你講的一樣,老闆卻是頻頻點頭。偶爾有這種感覺很正常,若「常常有」這樣的感覺,我要跟你分享一好一壞的兩個消息。先說壞消息:你的溝通效率不夠好!好消息是:改進溝通效率,是最容易提升的「解決問題能力」。

有過這種感覺嗎?同事和你明明提出同樣的意見,但不管你怎麼說,老闆都不接受;其他同事說的,老闆卻是頻頻點頭。

偶爾有這種感覺很正常,若「常常有」這樣的感覺,我要跟你分享一好一壞的兩個消息。

先說壞消息:你的溝通效率不夠好!好消息是:改進溝通效率,是最容易提升的「解決問題能力」。

許多我帶過的同事都表示,「溝通」是他們向我學到的本事之一。

一位去美國常春藤唸MBA的同事,回來告訴我:「一開學,我做簡報的功力,馬上就被同學注意到了。本來大家哄著要我開班,後來學校有開這個課,他們才放過我。」

另一位去歐洲唸MBA的同事,也跟我分享:「第一次在課堂簡報,就被教授不斷誇獎,並在課後立即邀請我加入學校一篇產業白皮書的研究團隊。」

台灣學生在美國常春藤的商研所被同學要求傳授簡報要訣、在歐洲被教授邀請加入研究團隊,顯然不是因為中文說得好吧?

這兩位同事很少看到我親自做投影片,沒有從我這學到什麼高明的簡報製作技巧。(上過我的課或看過我做的投影片,就知道我的風格是很簡約樸實的。)他們的簡報溝通效率高,靠的不是語言、也不是花俏,而是靠精準有效的訊息內容

什麼是「精準的訊息內容」?如何鍛鍊「真正有效的溝通」?跟大家分享我聽部屬簡報時,最常提出的5個問題。這5個提問,我不一定會按照順序問,也常常沒有時間問完。

1. 「你簡報的目的是什麼?」

讓我決定值不值得花時間繼續聽下去。若感覺不值得,我會直說這不是我想聽的,我想聽的是...,請準備後再來。

2.「你的簡報內容重點是什麼?」

確認內容是否有清楚的重點並且符合主題。

3. 「你的簡報中,重要的支持論點有哪些?」

支持論點的充分性與正確性,讓我決定是否會被說服。

4. 「你確切要我做什麼決定?採取什麼動作?」

讓我知道聽完簡報後要做什麼,也思考這個行動是否能產生效益。

5.「好!太好了!如果要對總經理、董事長,或要去拜訪的企業夥伴做報告,你覺得他們想聽的是什麼?」

很多決定不是僅限於『老闆』,要依對象調整溝通內容,才能得到所有相關人員的支持。

這 5 個提問,逼迫人們走出舒適圈, 放棄用「我有什麼可以說」,而改以「聽者需要什麼」為溝通的準則。 久而久之,溝通能力與舒適圈都擴大了。

剛與我共事的部屬,通常會蠻受挫折的。因為我拋出這幾個問題後,若無法獲得滿意的答覆,簡報就會被我打回票。但是,短短幾個月的時間,通常就可以看到部屬的報告內容有所改變,效率也開始提高。

請各位做老闆的,用這5個問題向部屬提問;所有的工作者,也請以這個方向準備與老闆(或其他對象)的溝通。若老闆不問,你就向自己提問。要提升溝通效率,就是這麼簡單!

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