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哪種人能晉升管理職、組織高層?CEO:整合閱讀是重要能力

杜書伍
2018-01-01
聯強集團總裁 杜書伍
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針對很多欲學習的新領域,或是似懂非懂火候尚淺的範疇,我們會蒐集、閱讀文章,期望學習而後能知。大部分人的閱讀習慣是「單篇閱讀」,但因文章篇幅有限,多半只能管窺一隅而無法盡覽全貌;也因為闡述主軸不同,作者取材多少有其偏重而易顧此失彼;更因為觀點有異,看法有衝突、矛盾之處也是所在多有。
 
對於有思考習慣的人而言,或許會發現單篇閱讀有其不完整度,或是不同文章的說法有所矛盾,而會「主動」蒐集文章集合起來一起讀,以求全盤了解、釐清衝突矛盾之處;但多數人卻是不求甚解、囫圇吞棗、「被動」的全盤接收,導致讀得再多卻都是單點、片段的「雜學」而已;有朝一日臨到用時,便顯得東拉西扯、令人一頭霧水。

「整合閱讀」才能提升自身能力

這樣「被動式」的讀書方式,實是一種長期養成的習性。回想我們從小到大的學習方法不脫「老師教、學生聽」,老師一課一課魚貫講過,而後以是非題、選擇題、填充題等方式檢視單點記憶的牢固度,長期以往便固化成「單篇閱讀、單點提取」的慣性。及至大學、研究所雖有類似「整合閱讀」的專題報告,卻因習慣不夠牢固,當進入職場不再需要繳交報告時,學習便又重回「單篇閱讀、單點提取」,書到用時自然支離破碎無法成套。
 
所以,要完整的了解一個主題的知識,必須要改為主動式的「整合閱讀」,未來要運用時,相關的訊息便能提綱挈領、井然有序的被提取出來。「整合閱讀」亦即:

「一次讀多篇文章」,並且要「修枝剪葉」理順其關係,重新以一個邏輯組織起來,而形成有結構、有層次、有輕重緩急的「成套知識」。

練習「整合閱讀」的 4 大步驟

這個動作大致包括下列步驟:
  

1. 提列重點,歸納分類

兩篇以上的文章一起閱讀時,彼此間會有一些論述(或元素)是共同的,有一些則有是互補的,有一些則是截然不同的,更有許多是屬於枝枝節節的描述性文字。此一階段就是去除枝枝節節的描述後進行歸納與分類(grouping),提列出重要的論點(key element),以利於下一步的彙整工作。
  

2. 找出矛盾,充分釐清

在咀嚼、理解文章內涵的過程中,可能會出現不甚理解或矛盾之處,其實多半是自己「略讀」而未能深度理解的緣故;只要加深思考與理解的深度與頻度,便能發覺盲點而更正錯誤。倘使深度思考後矛盾仍舊存在,此即要進一步鑽研之處,也是產生新知或提升認知層次的機會。
  

3. 找出各分類的「概括名詞」

每一個分類都有其「物以類聚」的「共通特質」,依這個共通特質用一個「概括名詞」來描述之,才能便於論述或是推論。概括名詞就是「總結」的意思,所以多屬集合名詞(譬如蘋果、香蕉、葡萄的集合名詞就是水果)或抽象名詞;這是最為關鍵但易於忽略的動作,倘使未能做好,無法進入最後的理順邏輯的動作。
  

4. 理順邏輯

理順各分類之間的因果或邏輯關係,使其整合成一組完整的論點(形成「成套知識」),串連分類之間的邏輯,就是概括名詞之間的邏輯關係。邏輯關係有很多種,不論是依據「重要性」、「因果關係」、「推論(演繹)」、「結構」都是邏輯,都可以作為重新串連的「連接線」。
  

「整合閱讀」是晉升管理職、高階領導人的重要能力

整合閱讀是要能做到全盤了解、系統思考的基礎,火候愈高,愈有助於更高層次的思考與規劃工作。

所以,演練整合閱讀,就在培養「整合能力」;擁有「整合能力」,便能運用於整合各種範疇的事物,這也是要能晉升到管理階層甚至高階領導人最重要的一項能力。
  
從上所述可知,整合閱讀是提升整合能力最簡單可行的演練方法。尚未建立整合方法的同仁,為了避免選題過於發散、取材失焦導致成效不彰,初期建議先透過公司內部「主管能力整合閱讀」的主題與指定文章,搭配「導引思考問題」,以「依題目找答案」的方式來演練。

隨著方法的熟練與火候的提升,工作本身就會產生源源不絕需要整合的題材,而且材料的篩選也將更為精準,成效也將愈發顯著。

(本文摘自《打造將才基因》一書)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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