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做到累死,部屬卻不感激你?新手主管最容易犯的 4 個錯

丁菱娟
2018-03-31
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工作一段期間後,每個人都希望可以升到管理職,一旦升到管理職,就會想要快速建立威信,得到別人的認可,急著讓大家看見自己的管理能力,但這樣反而會吃緊弄破碗、事倍功半,搞得自己累死還不被感恩,裡外不是人。

新手主管最容易犯的錯誤心態有下列 4 種:

一、親力親為

一方面是急著證明自己的能力,所以趕快找機會證明自己是能幹的,一有發揮的空間當然要讓下屬看看自己的厲害,以證明自己當主管是理所當然的。另一方面是對他人不放心,因為還沒有建立團隊共識,所以也不知道該將任務交給誰處理,索性自己做比較放心,免得被搞砸,壞了一世英名。這樣的後果就是造成下屬無能,把責任丟給主管,反正你厲害讓你做就好了。

二、討好下屬,不敢要求

為了能夠取得下屬的好感和配合,一開始不好意思下馬威,也不好要求太多,就盡量討好他們,讓他們覺得舒服。下屬有所求就盡量滿足,遲到沒關係,工作沒做好也沒關係,怕說了,團隊不聽又丟自己的面子。這種人久了之後很容易變成濫好人,下屬也無法成長。

三、不夠自信

因為初當主管,很介意別人的看法和輿論,所以處處謙虛以待,但難免給人不夠自信的感覺。一位網友來信問到他在第一次部門會議上跟大家鞠躬說「我是新手主管沒有太多經驗,請多多指教」。沒想到被他的上司叫到辦公室唸了一頓,他一頭霧水、覺得冤枉,問我,謙虛不是應該的嗎?我猜想他的上司將他升遷也是希望得到團隊的認可,需要他展現適度的自信和能力來證明上司的眼光是對的,可不是這麼卑躬屈膝的告訴大家「我沒經驗請多指教」吧!

四、死不認錯

新手主管很怕被看穿、被發現自己的不足,所以就算不懂或沒答案也一定要ㄍㄧㄥ住,就算做錯決定也要硬著頭皮錯到底,絕不能認錯,以樹立權威。這種人很容易變成剛愎自用的主管,聽不到真正的聲音。

新手主管大多是工作能力不錯所以被升任,但是個人能力強不代表管理能力也強。這時候你的績效評估已不是自己做事的能力,而是團隊的整體績效,所以此時最重要的是要放下自己,著眼團隊,開始學習下列 3 件事:

一、了解團隊成員特性

先不要急著做事,花點時間了解團隊成員的特性、優缺點,思考如何整合,如何溝通,讓團隊凝聚共識,相互合作才能事半功倍。

二、分配工作

有效分配工作是一項最初階也最重要的工作,分配得讓對的人做他最擅長的事,能讓團隊適才適所、各司其職,才能發揮戰力。

三、承上啟下

擔任主管一個很重要的任務是要承上啟下。主管是公司政策及任務下達重要的橋樑,此時的心態也要改變,從單純勞方心態開始要培養資方的概念,大方向要站在公司立場思考,要轉換語言幫助下屬了解和接受。是非判斷要明確,對的要據理以爭,不對的也要放下成見,幫助公司或下屬度過難關。

雖然主管有夾心餅乾的辛苦,但是切記開放心胸,學習聆聽與溝通,學好管理是一輩子受用的技巧,也是自我成長最快速的歷練。

(本文原刊載於女人迷專欄,經原作者授權轉載,原文請點此

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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