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想要業績長紅,別把業務員關在會議室!4 原則讓會議更有效率

2019-11-20 21:49:18
Managertoday
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業務經理 Richard 收到副總的信件告知要準備一份簡報,在月會上報告上一季的市場競業狀況及新產品上市業績,所以,他也立即請祕書發出一份會議通知,召集所轄的幾位業務主任來開會。

業務經理 Richard 收到副總的信件告知要準備一份簡報,在月會上報告上一季的市場競業狀況及新產品上市業績,所以,他也立即請祕書發出一份會議通知,召集所轄的幾位業務主任來開會。

業務主任們收到 Richard 的會議通知,都在心裡暗罵:「又要開會!要交一份簡報就要開一次會,每天開會就好了,哪還有時間去做業績啊?」類似的狀況,是很多企業的通病。老闆想要了解什麼事情,下面就會有一連串的會議,討論如何提供資訊給老闆。這個過程是驅動了負責團隊進行對的行動,或只是浪費了整個團隊的時間?

公司裡總是有許多例行性、非例行性的會議,但對業務單位而言最重要的目標是達成業績,因此所有的會議應該以「有必要性」及「有助於業績達成」作為前提

真的必須以會議形式溝通的情況下,如何掌握開會的必要性及避免過度頻繁的非例行性會議,是提升組織運作效率的重要指標。以下是讓會議更有效率的 4 個原則:

原則一:有效率的例行性會議,避免以會養會!

必要性的會議應該例行化,並且明確訂定要討論的議題,要具有周期性及可以具體檢討的標準,所有的議題與討論的時間都要事先通知與會人員,主持會議者必須根據會議已訂定的議題與時間控制會議進行,避免過度發散或是不依議題討論,造成會議延宕或必須另行安排會議討論,

以 30 分鐘作為會議的單位時間,促進與會者在會議前就做好準備,掌握重點進行會議討論,避免動輒以 1~2 小時為會議單位時間。

原則二:會議確實紀錄,未決事項、工作完成期限都要後續追蹤

所有的例行性會議應該要有標準的會議紀錄格式,明確記載與會人員及討論內容。所有決議應該要有完成執行的期限,並於期限到期後於此例行會議中進行追蹤檢討,避免會議流於形式上的討論卻缺乏執行的效力。

若無法做成具體結論,則應該詳列後續發展的追蹤事項,並且清楚指定各追蹤事項的負責人,及下次在例行性會議報告進度的時間,減少為了特定事項再開其他會議的必要性。

原則三:會議報告標準化且做有效的溝通

公司的例行性會議最好能將每一次要報告的內容標準化,例如:業務報告應該包括哪些內容(當月營收、達成率、同期比、競業資訊…),但千萬不要因為要提升會議效率,忽略了會議真正的目的:溝通

特別是在於非檢討性的會議,應該在既有的會議報告以外,鼓勵參與會議的同仁提出看法,以最簡單有效的方式呈現自己的建議,因為唯有將彼此之間的看法拉近,並形成共識才是會議最重要的目標。

原則四:善用工具、即時溝通,減少不必要的會議

幾乎每個人都使用即時通訊軟體,不需要面對面正式溝通的事情,可以儘量使用這些方便的工具,無論是個別或是群組方式的即時溝通,都可以迅速地提升組織中資訊交流的速度,並且產生很好的協作關係(Collaboration Relationship)。通訊軟體也可以用在正式會議之前先有足夠的討論,避免在會議中產生過多的歧見與爭論。當然,最理想的狀況是,善用即時溝通來減少不必要的會議,讓組織的運作效率大幅提升

越來越多的企業持續減少配置大型、封閉的會議空間,就是希望組織中的成員可以用自然且隨時溝通的方式來解決問題,無論是增加虛擬的即時通訊平台,或是給予更多的開放式空間讓大家交流,都反映著會議室不再是解決問題的唯一選擇。

要想業績長紅,就別把業務一直關在會議室吧!