業務經理 Richard 收到副總的信件告知要準備一份簡報，在月會上報告上一季的市場競業狀況及新產品上市業績，所以，他也立即請祕書發出一份會議通知，召集所轄的幾位業務主任來開會。

業務主任們收到 Richard 的會議通知，都在心裡暗罵：「又要開會！要交一份簡報就要開一次會，每天開會就好了，哪還有時間去做業績啊？」類似的狀況，是很多企業的通病。老闆想要了解什麼事情，下面就會有一連串的會議，討論如何提供資訊給老闆。這個過程是驅動了負責團隊進行對的行動，或只是浪費了整個團隊的時間？

公司裡總是有許多例行性、非例行性的會議，但對業務單位而言最重要的目標是達成業績，因此所有的會議應該以「有必要性」及「有助於業績達成」作為前提。

真的必須以會議形式溝通的情況下，如何掌握開會的必要性及避免過度頻繁的非例行性會議，是提升組織運作效率的重要指標。以下是讓會議更有效率的 4 個原則：

原則一：有效率的例行性會議，避免以會養會！

必要性的會議應該例行化，並且明確訂定要討論的議題，要具有周期性及可以具體檢討的標準，所有的議題與討論的時間都要事先通知與會人員，主持會議者必須根據會議已訂定的議題與時間控制會議進行，避免過度發散或是不依議題討論，造成會議延宕或必須另行安排會議討論，

以 30 分鐘作為會議的單位時間，促進與會者在會議前就做好準備，掌握重點進行會議討論，避免動輒以 1～2 小時為會議單位時間。

原則二：會議確實紀錄，未決事項、工作完成期限都要後續追蹤

所有的例行性會議應該要有標準的會議紀錄格式，明確記載與會人員及討論內容。所有決議應該要有完成執行的期限，並於期限到期後於此例行會議中進行追蹤檢討，避免會議流於形式上的討論卻缺乏執行的效力。

若無法做成具體結論，則應該詳列後續發展的追蹤事項，並且清楚指定各追蹤事項的負責人，及下次在例行性會議報告進度的時間，減少為了特定事項再開其他會議的必要性。

原則三：會議報告標準化且做有效的溝通

公司的例行性會議最好能將每一次要報告的內容標準化，例如：業務報告應該包括哪些內容（當月營收、達成率、同期比、競業資訊…），但千萬不要因為要提升會議效率，忽略了會議真正的目的：溝通！

特別是在於非檢討性的會議，應該在既有的會議報告以外，鼓勵參與會議的同仁提出看法，以最簡單有效的方式呈現自己的建議，因為唯有將彼此之間的看法拉近，並形成共識才是會議最重要的目標。

原則四：善用工具、即時溝通，減少不必要的會議

幾乎每個人都使用即時通訊軟體，不需要面對面正式溝通的事情，可以儘量使用這些方便的工具，無論是個別或是群組方式的即時溝通，都可以迅速地提升組織中資訊交流的速度，並且產生很好的協作關係（Collaboration Relationship）。通訊軟體也可以用在正式會議之前先有足夠的討論，避免在會議中產生過多的歧見與爭論。當然，最理想的狀況是，善用即時溝通來減少不必要的會議，讓組織的運作效率大幅提升。

越來越多的企業持續減少配置大型、封閉的會議空間，就是希望組織中的成員可以用自然且隨時溝通的方式來解決問題，無論是增加虛擬的即時通訊平台，或是給予更多的開放式空間讓大家交流，都反映著會議室不再是解決問題的唯一選擇。

要想業績長紅，就別把業務一直關在會議室吧！