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路透社

做錯決定又怎樣!Amazon 貝佐斯:有 70% 的資訊就能做決策了

齊立文
2018-07-04
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很多人很怕做決定,東想西想不知道哪個好,擔心做錯決定,後果不堪設想。情況也真是如此,做決定真的不簡單,簡單的事也不用你做決定了。就像管理大師彼得 ‧ 杜拉克(Peter Drucker)說過的,決策之難在於,這些選擇鮮少是在「對」「錯」之間擇一(有明顯的對錯,何需抉擇),絕大多數都是在這一項沒比另一項好多少的情況下做決策。

更別說人的心理還非常複雜,也不是說 A 選項風險 75%,B 選項風險 25%,就自動選 B;他可能還會難以捨棄伴隨著高風險而來的高報酬,或是從精神面自我鼓舞,人生難道不該冒險走一遭嗎?甚至在審慎權衡之後,假使走了人少的那條路,就看向人多的那條路;挑了人多的那一邊,就連連望向人少的另一邊,想著要是我做了另一個選擇,後來的我會怎樣。

對於優柔寡斷的人來說,這個過程一點都不陌生,說好聽一點,慢工出細活、事緩則圓;但是在很多時候,想得久未必真的是做出多麼周延的考量,很可能只是把時間拿來擔心而已,做決定前遲遲拿不定主意,做完決定又繼續擔心後果。

亞馬遜(Amazon)創辦人傑夫 ‧ 貝佐斯(Jeff Bezos)在 2017 年寫給股東的信裡提到「高速決策」這件事。他倒不是在傳授自己快速做出好決定的祕訣,而是考量到一個現實:他希望公司永保創業「第一天」(Day 1)的精神,但是如果優質決策的代價是速度慢,他選擇快。因為慢,會讓公司很快掉到「第二天」(Day 2)的狀態,而「第二天」意味著靜止、無關緊要、難以承受的衰退,甚至死亡。

如何讓決策速度變快?貝佐斯給的建議,更偏向於心理建設。首先,錯了又怎樣?(so what if you’re wrong?)很多決策都是可以逆轉、可以撤銷的(reversible)、是一道雙向門(two-way door),而非單向門(one-way door)

第二,掌握 70%的資訊就可以做決定了。堅持要等到 9 成資訊到手,你大概就慢了。而且,錯了再改就好,比起做出正確決策,快速察覺和修正壞決策可能更重要,錯誤的代價也比想像的低。

英國維珍集團(Virgin)創辦人理察 ‧ 布蘭森(Richard Branson)今年初在個人部落格裡,也回應了貝佐斯提到的「單向門」「雙向門」決策。他回憶自己成立維珍大西洋航空(Virgin Atlantic)時,曾經跟波音公司(Boeing)協議,如果公司一年內做不成,就把飛機還回去。

你可能還不用做到布蘭森這麼大的決定,但是他想表達的是,企業要創新和靈活,領導人必須做出大量的雙向門決策。「太多領導人把每個決定看成不可逆轉,把它做成一個單向門決策」,好像錯了就萬劫不復。事實上,「真正事關重大,必須極度小心考慮、諮詢、討論、花很多時間的決定是很稀少的」,更多決策都是雙向門決策,「你可以走出這個門,看看感覺怎麼樣,行不通的話,就從另一邊再走回來。」

如果你花很多時間做決策,無論是事業上或個人層面,不妨把時間改用在判斷什麼決策是「真正不可逆轉的」,如果沒有,就快點決定,把心力拿來鍛鍊偵錯、學習、修正、改善的能力。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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