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財務報表怎麼做,老闆才一看就懂?不符這 3 原則的數字別放!

2019-10-16 19:35:57
Managertoday
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資訊過於簡化的報表,閱讀的人讀進腦子的數字,一定也是零散的;滿版數字的報表,只會讓「簡單事情複雜化」,肯定也不利閱讀。趁著年初,回顧自己是否做了一大堆沒人看、不仔細看的管理報表?

財會同仁經常為了編報表而忙碌,財務數字能夠反映經營成果,更是決策的重要依據。

不過, 報表要怎麼做才能發揮最大的效用,既能讓主管耐心閱讀、抓到重點,又能讓財會同仁不必老闆一開口,就得從頭多做一種報表,造成報表滿天飛?

報表揭露數字 3 判準:完整、有意義、被重視

我通常把報表分成 3 種,以下分別說明這些報表的優劣,同時提醒如何製作出有意義的管理報表。

點式報表:回應主管需求,問一答一的數字,出錯機率較高。

揭露的數字通常來自於應對主管的 Q&A,問一答一。由於是一點一滴的數字,很難相互勾稽(稅務或會計用語,為查核之意);而且要是製作報表的人在下達搜尋條件時思慮不一,常常在不同的時點從系統中撈出來的數據還會不一樣,可想而知,閱讀報表的人讀進腦子的數字,肯定也是零散的。

經理人月刊第 172 期

線式報表:依據收入減成本等線性算式列出的數字,較點式不容易出錯。

基於「收入-成本=毛利」「毛利-費用=獲利」這類恆等式的原則,這種報表最起碼從頭到尾數字加減不會錯,製作報表的人在不同的時點編製時,頂多在數字分類偶有上下調整;閱讀報表的人讀進腦子的數字,應該是一條線的。

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面式報表:數字彼此連貫,也能互相比較,但要小心不要簡單事情複雜化。

報表上的數字有連貫、有比較性,所以數字比較多。如果將收入、成本、費用多拆幾個細項,或一整欄多拆幾個部門,又加上百分比,數字就更多了。

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一頁滿版數字的報表,只會讓「簡單事情複雜化,複雜事情情緒化」,肯定不利於耐心閱讀。 因此,製作面式報表時,首先是要選擇列出哪些數字。我建議:

  1. 底層的原始數字,值得揭露;
  2. 一眼就能算出的差異金額或百分比,無需揭露;
  3. 容易讓人誤解的數字,不宜大肆揭露。舉例來說,相較去年的成長率或相較預算的達成率,對收入而言,是愈大愈優,但是對成本而言,卻是愈小愈優。

此外,在某些情況下,如果原本應該是正數的收入,因為前期高估被迴轉成怪異的負數;或原本應該是負數的成本費用,因為前期高估被迴轉成怪異的正數,倘若再用這些怪異數字計算出成長率或達成率,恐怕更難理解。

我們要強調的原則是,

報表上所有要揭露的數字,無論是絕對值或百分比,都必須是完整、有意義、且被重視的數字。

誠心建議閱讀報表的人,學習直接看絕對值數字,直接比大小,直接粗抓占比,會比較有感,讀進腦子的數字也會比較全面。

高效益面式報表 3 關鍵:高度、深度、熱度

如果有心,財會人員在製作面式報表時,還可以加些高度、深度及熱度的功夫。

  • 高度: 指的是站在老闆的角度,檢視數字的合理性,並將異常數字標誌出來;
  • 深度: 是挖出關鍵因子,並註解說明差異原因;
  • 熱度: 則是如果你可以發想對於未來熱情的建議,並將意見加個附註闡述出來,徵詢主管的同意,並且協同你的團隊執行到底。

有高度、深度及熱度的面式報表,無論是電子或紙本,肯定要按月好好歸檔,以收 「一魚多吃」 的效益。碰到性格鉅細靡遺的老闆,這種報表肯定可以應對他大部分有關過去、現在、月、季或年的資訊。碰到無心閱讀的老闆,也沒關係,你可以用面式報表作為底稿,挑出他要的訊息做成點式報表、截出他要的數字做成線式報表,任何時間製作報表,答案應該都會是一致的。

現在就下個決心不要再耗時製作零散的報表,省下的時間,就拿來增加管理報表的高度、深度及熱度吧。