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只下指令的主管是組織災難!高績效領導者的 3 種「提問式」領導,你會了嗎?

2019-11-23 03:40:54
Managertoday
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在帶領團隊這件事,你是習慣給出「指示」的領導人,還是偏向運用「提問」進行管理的領導人呢?負責組織領導力發展多年的經驗告訴我,善於向部屬提出問題的領導人,在促進團隊合作與管理績效的表現上,往往優於那些將重點放在提供部屬解答的領導人。而關於這點,我想與你分享一個小故事。

在帶領團隊這件事,你是習慣給出「指示」的領導人,還是偏向運用「提問」進行管理的領導人呢?

負責組織領導力發展多年的經驗告訴我,

善於向部屬提出問題的領導人,在促進團隊合作與管理績效的表現上,往往優於那些將重點放在提供部屬解答的領導人。

而關於這點,我想與你分享一個小故事。

某年公司一位工作表現優異的同仁被晉升為帶人主管,我記得晉升的理由有一項是這樣的:「解決問題能力突出,能隨時發想具建設性的建議,果斷地給出解決步驟,並樂於與團隊成員分享看法,完成專案目標。」

當組織面臨問題與困難,總是能夠提出對策與想法,對於這樣表現卓越的個人績效貢獻者,當然沒有理由不給予人才肯定與拔擢。

只是,美國企業高階教練、管理思想家馬歇爾.葛史密斯(Marshall Goldsmith)說得中肯:

「昨日經驗的成功,不保證你明日也能以此成功。(What got you here won't get you there.)」

這位同仁晉升主管後,團隊成員仍然習慣找他給建議與指示,這樣大家只要展現執行力就可以了。但隨著管理幅度變廣,面對的組織問題也愈來愈複雜,在工作壓力愈來愈大的情況下,他漸漸地不能像往常一樣,總是立即提出具有洞見的答案解決成員的問題。而從主管這裡得不到立即答覆的成員們,則逐漸對領導人失去信心,這位新手主管也開始自我懷疑是否適合當一個領導者,整個團隊氣氛顯得緊繃,績效表現也一落千丈。

管理學大師彼得.杜拉克(Peter Drucker)曾表示,

過去的領導者或許是一個「知道如何解答問題」的人,但未來的領導者必將是一個「知道如何提問」的人。

因為面對當前多變及不確定的經營環境,領導者應該學會用問問題的方式激勵員工、解決問題,而不是單純仰賴個人的聰明才智,期望以指示與建議處理組織所面臨的複雜問題。

但是,問題到底應該怎麼問、問什麼呢?好的提問往往從你沒有預設立場與期望答案的正確性開始,以下有三項原則供你參考,這也是我分享給這位新手主管的提問策略:

策略 1:想提出不同想法?別說「這樣不對!」

先提問,而不是先發表看法: 在進行會議或是團體討論時,人們常常需要表達自己不同的觀點與意見。但如果採取了讓對方屈服的態勢,或是想強加個人意見,往往會造成對方情緒上的反彈,討論過程中就更難取得共識,比如以下的表達方式:

(X)我覺得這個方案才有效!
(X)我想你這樣說不對!

使用上述句型表達看法,容易讓對方感到壓迫,也直接傳達了否定對方意見的訊號。不如試試以下技巧,將直述句轉換成向他人請益的疑問句,增加思考和討論的機會

(X)我覺得這個方案才有效!
(O)依你的看法,這個方案有機會達到目標嗎?

(X)我想你這樣說不對!
(O)依你的經驗,這種說法還有什麼要考慮的地方嗎?

策略 2:想鼓勵對方提出更好的建議?別問「你覺得本來的做法會達標嗎?」

避免使用責難式提問,多用友善的開放提問: 傾聽對方表達的想法後,你可以接續提問、強化對話深度。一般提問類型常分成兩大類:「開放式提問」(沒規定答案範圍)與「封閉式提問」(只有是/否的回答範圍)。

「封閉式提問」指向固定的答案範圍,限制了對方的思考範圍。如果所有的提問只是重複這類問句,對方就像一直被審問的犯人一樣,很難導引出具創造性的發言內容,例如:

(X)要不要採用這個做法?
(X)你認為這個方式能達到目標嗎?

如果掌握相對友善的「開放式提問」技巧,不僅能使人感到放鬆,也能促使對方進一步思考,比如說:

(X)要不要採用這個做法?
(O)這個做法還存在什麼樣的好處(或壞處)?
(X)你認為這個方式能達到目標嗎?
(O)還有哪些方式可以達到目標?

策略 3:想追問落後的工作?別說「怎麼會發生這種事?」

以共同解決的開放性態度進行提問: 有時候合作夥伴的工作進度不如預期,或是沒有達到想要的結果,你可能會立即發出有責備意味的質問,暗示對方採取了錯的方法、表現得不夠聰明,比如:

(X)怎麼會發生這種事?
(X)你打算如何解決?

當事情已經發生了,其實不斷指責對方也沒有多大意義。不如了解對方遇到了什麼樣的困難,一同討論如何解決,才有助對方思考解決方案,而不是讓對方把心力花在辯解上。 這時可以用的提問技巧是採取對事不對人、改用「我們」當主詞等方式,比如:

(X)怎麼會發生這種事?
(O)是什麼原因導致目前的結果?
(X)你打算如何解決?
(O)我們該怎麼做才能解決這個狀況?

雖然聽起來都是提問,但主管要提醒自己避免暗示部屬自己的看法,也要避開批判性的語句,盡量引導對方發表意見,不僅能讓對方在心理上更容易接受,也更願意說出真實的想法。

每個人都有省思和解決問題的能力,讓對方自己說出解決方法,通常要比別人直接提供解決方法來得更能激發潛能。因此,多問對方問題,遠比直接給出答案來得重要。

習慣給出「指示」的領導人,可以創造許多的「追隨者」,他們聰明機敏、決策明快,享受被肯定的掌聲。但長期作為提供答案的角色,自己可能被有限知識與經驗所侷限,也讓他人失去解決問題的主動性。

善於「提問」的領導人,則是培育更多的「領導者」,這些人善於製造發問機會,並懂得以問題激勵員工全心參與、分擔責任。他們學會傾聽,不再非提供解答不可,反而更有機會成就他人,引導組織成長與不斷創新。