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天氣轉涼,秋日懶洋洋?4 方法建立專屬「工作系統」,有效提升幹勁

實踐大學國際貿易系教授

實踐大學國際貿易系教授暨系主任、價值共創研究社群(VCC)成員、中南財經政法大學講座教授。專注於個案研究且從與業界互動中開採經營智慧,專研跨界合作與價值共創等理論,樂於分享「心智圖學習法」「心流」等經驗。2011、2014與2018年曾獲聯電經營管理論文「傑出獎」與「優等獎」。著有《質化研究之經驗敘說:質化研究的六個修煉》與《管理學:以服務為導向的新觀念》。

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天氣漸涼,做事開始提不起勁?每當有任務遲遲未做,很容易讓自己更憂鬱、更不想行動了。你可以透過 4 種「系統化工作術」,提升你的行動力。

系統一:工作記分板系統

建議你每天晚上或早上,先將你所有的工作具體化、視覺化為「工作清單」或「待辦清單」,而後挑選 3 件重要或緊急的事,專注完成它即可。

例如,每天寫下要做的 3 件大事與 6 件瑣事,寫完去做、做完刪除,透過工作記分板系統來引導你專注於任務的進度。當然,完成工作記分板後,每天也記得給自己一些小獎勵,更有助於養成工作記分板系統的好習慣。

系統二:時間管理系統

如果工作性質可行,你可以設定每天的「專注時間」,這時要關掉手機、避免打擾和分心;或者,每天固定一個時段,躲到咖啡廳專注完成手邊重要與緊急的工作。專注時間完後,可以安插一些放鬆時間。

不過特別提醒,也千萬別把整天都定為「專注時間」,要懂得保留彈性,以防臨時插入的任務。總之,依據工作記分板系統,大致安排自己每日的專注時間、放鬆時間與彈性時間。

系統三:模式化工作術

針對重複、例行性的工作,你可以建立標準作業流程(SOP)。就像麥當勞的點餐與製作漢堡一樣,總是有一定的製作程序,使工作有效率的完成。假設你發現企畫案高產出的做法是,先經過畫心智圖構思、以簡報檔順邏輯、最後撰寫企劃案,就可以據此定為標準流程。

另外,你也可以在睡前固定放鬆筋骨 10 分鐘,早上起床後冥想 10 分鐘。亦即把想做的事,融入在你的標準作業或日常生活流程裡。

系統四:資源整合系統

就像做菜一樣,先備好所有的素材、事物,然後全力以赴完成它。例如,先收集網路、筆記、文獻、書籍等所有相關的文獻資料,然後集中火力完成企劃書之撰寫,反而比盲目蒐集、胡亂撰寫來的更有效率。

4 個工作術混合技,成為提升行動力方程式

本文分享提起幹勁、有效完成任務的4個「系統化工作術」。建議試著把目標具體化的工作記分板系統,可專注於任務的時間管理系統,提升工作速度的模式化系統,一氣呵成的資源整合系統。因此,

行動方程式=工作記分板系統+時間管理系統(截止時間+專注時間)+模式化系統(標準作業流程)+資源整合系統(備好所有事物)。

大家可以將這 4 個系統加以調整、設計並融入你的日常生活中,相信你可以充滿幹勁,快速實踐你的夢想。

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