疫情期間，大多企業採取遠端辦公，在密集的內部、外部會議中，你是否有碰到，某些發言者的情緒在鏡頭與麥克風下，不知道在哪一段不對勁，就突然引爆了嗎？
「我覺得這樣不行耶！這個要很注意耶！」一個例行會議中，Emily 只是把上周早就討論過的內容，重新盤點過一次而已，但她的同事 Joe，卻突然打開麥克風發言，中斷 Emily 的報告。
同場的同事們，突然從神遊中聚精會神了起來，疑惑從來不關心該專案的事務的 Joe，怎麼會突然對例行報告有這麼大的反應，就在大家很困惑時，他又繼續發言了： 「這種報告應該要有具體的內容和細節啊，不然怎麼判斷？大家也才能有共識啊！我覺得應該是這樣才對的！舉例來說，你第 X 頁，講這個內容，沒有搭配 XX 和 XX，大家不能明白啊！」
繼續一頭霧水的 Emily，還沒從被打斷的詫異中回神，只好先回覆：「哦。」心裡對於Joe的反應很不能理解。
有些人引起「衝突」或許只是為了刷存在感
遠距上班太久，這樣的情況也就漸漸從傳說變成了日常，面對那些遠距會議中，反應激烈、凡事都有意見的反常反應者，我建議身邊同事或朋友的做法都是：認真聽、做筆記，謝謝對方的好意指教。
有時候可能對方其實沒有那麼生氣，只是因為長期遠距辦公，沒有覺得自己被重視、或事先被告知、徵詢意見，導致心裡不舒服，或單純只是為了發言而發言，強化自己發怒的信號，引起大家的注意等等，這些行為都很正常也很普遍，我會建議大家面對這種情況要採取平常心，不需要把那些情緒或口氣往心裡去，而我們只要針對內容做檢討就好。
想處理事情，得先照顧心情！3 招改善溝通卡關
再更進一步的，隨著遠距辦公越來越久，要避免這樣莫名奇妙、讓你意外的衝突發生，有幾件事情，你可以提早準備，避免自己被這些想刷存在感的人情緒化地對待。
1. 一對一的溝通不可少
以往常常需要發起一個會，大家一起討論的事情，改為遠距會議之後，你會發現效果不太好，有溝通、有傳達但卻沒有結論，因為一個冗長的大堆頭會議，大家並不一定能全神專注，更有可能有開視窗但沒有在聽，導致已經開過的會議，大家事後還是意見很多、想法不一致。
所以即便需要多花點功夫，一對一的溝通也不可少，可以採取小組或一對一等人數少的溝通方式，傾聽所有人意見，這對於凝聚共識會很有幫助。也會減少文章開頭的 Joe 那種會議中突然情緒起來的建議。
2. 準備提問單與會後問卷
在 Emily 的例子裡，如果事前可以把報告就先寄出，並附上提問單，大家就可以事先看過，並且在提問表單上提出疑問，而 Emily 也可以在報告後，逐一說明大家的提問內容，這對會議的流暢度與效果會有很大的幫助，與會者也會感受到被尊重，並且疑問有被解答。
而事後問卷的效果也很好，與會者若會議中沒有及時提出問題，或對於召開會議者有任何意見，都可以更具體、完整地表達給專案負責人知道。
3. 主動讓大家刷存在感
會議前，召開會議者如果可以給大家一個機會，刷刷存在感，其實不僅對會議的進行會有很正面的效果，也能夠增加與會者的參與度。
舉例來說，前幾天有一個對外的會議，與會者大概有十人，除了主動先請對方幫我們介紹他們團隊每一位夥伴外，也揮手或出聲和新朋友問好，再來可以把自己的同事，逐一介紹給對方認識，鼓勵每位同事開鏡頭、揮揮手，有時候我也會加一些幽默的介紹文橋段等等，這些都是有助於提高大家的存在感，並且讓會議進行得更順暢的小秘訣哦！
如果你在接下來的遠距工作裡，發現 Emily 的故事在你身邊發生，不妨再來回顧這一篇文章，把 3 個小技巧再看一遍，實做看看，或許一切會不一樣。
