除了主管,同事也懷疑你在家偷懶?居家辦公的挑戰不是科技,而是人心

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經理人 Managertoday
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全台進入第三級警戒,不少企業採取遠距辦公。勤業眾信(Deloitte)調查顯示,曾嘗試遠端控制的主管,對於如何有效監督員工,7 成都感到困難。
過去一年(2020年),台灣人正常上班上課,沒嘗到新冠肺炎(COVID-19)的殘酷。但這份平靜在上個月(5 月)被打破,確診病例暴增後,全台進入第三級警戒,不少企業採取遠距辦公。 一些老闆想要看到員工在做什麼,因此要求在部屬的手機安裝 GPS、電腦安裝監視軟體,這卻導致下屬壓力增加,生產力不增反降。勤業眾信(Deloitte)調查顯示,曾嘗試遠端控制的主管,對於如何有效監督員工,7 成都感到困難。 mdi-chevron-right-circle 延伸閱讀 員工在家上班,主管怎麼管理?5 個建議,打造高效遠距團隊 其實老闆擔心太多了,史丹佛商學院教授尼古拉斯.布魯姆(Nicholas Bloom)和中國最大線上旅行社「攜程網」(Ctrip)創始人梁建章研究發現,員工在家工作 9 個月,生產力提升 20~30%,平均每人每年少花公司 2000 美金。 哈佛商學院教授蒂塞達爾.尼利(Tsedal Neeley)指出,在家和在公司上班,經理人面對的挑戰其實是一樣的,多數是信任、領導等問題。遠端工作真正的挑戰在於,讓人容易胡思亂想。 尼利是 2018 年 50 大商業思想家(Thinkers50)之一,主要研究數位轉型,定期提供高階經理人關於遠端辦公的建議。她發現, 許多公司誤以為遠距工作的障礙是操作數位工具,但其實真正的挑戰在於,維繫人與人之間的連結 。 舉例來說,一名員工發現電腦出了狀況,但由於在家辦公,不知道找誰幫忙。翻一下通訊錄,公司有 1 萬 7000 人,卻看不出實際的工作內容。幸好,公司擁有自己的社交軟體。他瀏覽 IT 人員的動態。最後,找到一名興趣同樣是游泳、並且曾經協助別人處理電腦問題的同事,順利解決問題。 尼利解釋,在公司拜託一位陌生人幫忙,和在家拜託一位陌生同事協助不一樣。待在同一棟建築物裡,「地域」和「工作證」讓彼此有信任基礎,所以不算完全陌生;待在家裡就不一樣,幾乎等同於在臉書上向一位陌生人尋求幫助,容易擔心過多而不行動。 見不著會損耗信任,請同事多談談自己的事 除了待在不同環境所造成的隔閡以外,遠端工作容易放大對熟識同事的不滿。比方說,你一直懷疑 A 同事工作效率不彰,但由於對方都準時上下班,所以懷疑一直沒「成真」。現在,大家變成在家工作,你觀察不到對方,懷疑會無限放大,最後讓團隊產生裂痕。 尼利指出,信任不是非黑即白,而是一個動態的過程。當你在辦公室上班,隨時能看到對方,甚至會一起吃午餐,信任每分每秒都在累計;然而,遠程工作除了視訊會議之外,難以見到對方,所以信任增加緩慢,甚至可能在會議上發生爭執,導致信任降低。 信任一旦降低,又因為遠距而缺乏日常互動,既有問題就會擴大。比方說,德國人為求謹慎,習慣定時回 email,較不傾向收到的當下馬上回信;印度人休息時間長,因為他們會一邊喝茶一邊討論問題。如果雙方都認為,自己的工作方式是常態,當德國人收到 email 卻不馬上回覆,印度人會覺得對方很懶散;當印度人上茶室,德國人會嫌棄對方一直偷懶。 尼利解釋,這些問題都不是在家上班才有的,但遠距會讓人更沒有機會解釋。她建議,從親密度、訊息量、交流時間、真實性等面向,多多自我揭露。舉例來說,「我剛才休息時,跟主管請教 A 問題」的訊息量就比「剛才是休息時間」多。 視訊會議留10分鐘閒聊,防止芥蒂滋生 當部屬處於視線範圍內,團隊間的嫌隙可能在萌芽期就被發現,進而化解。但在遠端工作時,這些不安、不和諧無法立即浮現。如果主管不警覺,甚至會以為,視訊時大家嘻嘻笑笑,應該沒問題吧。 尼利建議,想化解可能的芥蒂,就要在既定行程(像是每周例會)中安排非正式互動。 舉例來說,為了開會有效率,員工一般不會在會議上閒聊,但在遠距工作時期,部屬缺乏在茶水間、午餐時等更新彼此近況、遭遇困難的時機。因此, 主管可以在每一次會議的前 10 分鐘,先問大家近況如何 ?或在會議中空出中間 10 分鐘讓大家上廁所,等待期間同事自然會開始閒聊。這些都不會占據下屬額外的時間,卻能有效阻止不滿的滋生。 另外,主管必須建立互動規範。比方說,日常工作時,有什麼問題都在會議上討論。開會時,也會觀察誰沒到場。但在遠距工作時,部屬遇到問題,可能馬上利用通訊軟體溝通,但並不是所有同事都會 24 小時在線,最後導致部分的人沒參與到討論。一次、兩次沒跟上進度,下次會議就無法融入,最後隔閡愈來愈大。 在尼利的新書《遠距工作革命》(暫譯,英文書名為:Remote Work Revolution)中,解決數位工具的難題,只占一個篇章,因為她認為科技從來不是問題,反而是不見面帶來的胡思亂想,才是最主要的障礙。 (本文取材自《Remote Work Revolution》。)