一鍵生成數據報表：透過 ChatGPT 與 App Script 打造提升效率的祕密武器|經理人

一位社群行銷專員的例行工作，需要每周整理 Facebook 與 Instagram 等多個平台的數據並製作詳細的周報，各平台的數據格式略有不同，只能一一到後台下載後，再手動複製貼上整合成周報。有沒有更聰明的方法？

透過 ChatGPT 與 Google Sheets 裡的 App Script 整合工作流程，讓自動化輕鬆解決，需點擊幾下按鈕，就可以將所有平台的數據自動彙整、統計出正在觀測的指標。

這個自動化工具特別適合以下人群

固定頻率需要下載數據進行觀測的人
需要匯總數據、整理報表的工作者

從 0 到 1 的自動化建構方式

先拆解工作情境，建立底層邏輯

以下用舉辦一個行銷活動的概念來舉例：

先確定最終想產出什麼東西
就像開始行銷活動前會先確認目標（例如提升品牌知名度或增加銷售量），展開自動化流程前，你同樣需要想清楚要達成的具體結果是什麼，希望自動生成一份完整的周報？還是只需要自動計算幾個關鍵指標就好？
思考這個目標如何被達成
確定目標後，你會思考需要用哪些行銷手法來實現。同理，在自動化過程中，這一步相當於確認好需要哪些原始數據才能做出一份周報（例如：貼文觸及數、貼文點擊數與平均觸及等指標），如果日常你會固定從某後台下載數據做整理，也可以直接參考其格式，因為這些項目就是後續在 Google Sheets 上建立的標題欄位。

透過 ChatGPT 協助完成自動整理數據報表

如何搭建自動化環境：
1. 建立一個 Google Sheets ，填入上一階段盤點出來的項目作為標題欄位。將標題對應的測試資料一起填入，確保後續能夠順利進行測試。

打開 ChatGPT ，將你的自動化需求告訴它，請它撰寫 App Script 需要用到的程式碼。

【以下為 ChatGPT 詢問舉例】

我已在 Google Sheet 裡創建一個工作表，名稱為「 FB 原始資料」，有以下欄位和他們代表的定義：

Date：每篇貼文發布的日期
Type：貼文發布的類型
Content：貼文內容
Link：貼文連結
Impression：貼文曝光數
Reach：貼文觸及數

我希望透過 App Script 將「 FB 原始資料」的數據整理到另一個名稱為「 FB 數據整理測試」的工作表，裡面會有以下欄位與相對應的資料：

A 欄位
○ 名稱為時間：一周為一個單位（上周六到本周五為一個區間）
○ 舉例：日期顯示「6/29、6/30、7/1 、7/2、7/3、7/4、7/5、7/6、7/7、7/8、7/9、7/10、7/11、7/12」，A2 儲存格就填寫 6/29-7/5，以及 A3 填寫 7/6-7/12
B 欄位
○ 名稱為貼文觸及數
○ 請抓取該日期區間的觸及數並加總，格式範例： 111,111
C 欄位
○ 名稱為貼文篇數
○ 請算出總共有幾篇貼文，以貼文內容的儲存格數來算，格式範例： 111,111
D 欄位
○ 名稱為平均觸及
○ 請算出平均觸及，用 C 欄位數字除以 B 欄位，格式範例： 111,111
E 欄位
○ 名稱為觸及成長率
○ 請算出成長率（本周-前周）/前周，如果是負成長標淺粉色底色，如果是正成長標淺綠色底色，以百分比呈現

小提醒：
1.如果要算比例、平均等等，請將算式直接告訴他，或者舉例給 ChatGPT ，較不容易因為兩邊理解落差而出錯！

【你會收到像下圖的程式碼】

將 ChatGPT 提供的程式碼貼回 Google Sheets 並執行任務
a. 打開 Google Sheets 中的「擴充功能」並選擇 App Script

b. 將 ChatGPT 提供的程式碼貼上

備註：圖片僅為示意，非完整程式碼
c. 儲存完後即可按下執行並授權權限，測試有沒有成功

小提醒：自動化工具是基於「固定格式」來幫你整理數據。如果資料發生以下變化，就需要修改程式碼。舉例來說：

欄位名稱變更
a. 假設 Facebook 報表中的「 Impression 」欄位突然改名為「曝光次數」，自動化工具就無法正確識別和處理這個欄位。
數據格式改變
a. 如果 Instagram 將日期格式從「 DD/MM/YYYY 」改為「 YYYY-MM-DD 」，自動化工具可能會錯誤解讀日期，導致出錯。

因此，在使用自動化工具時，定期檢查原始數據格式和自動化工具是否一致非常重要，這樣才能確保你的報表始終能正常運作。

複雜需求難以一次到位，簡化是關鍵！

情境一：在單一 Google Sheets 中處理多平台數據

你成功處理了 Facebook 的數據，並想在相同檔案中處理 Instagram 的數據。然而，當數據彙整需求變得複雜，或者兩個平台的數據格式有差異時，會容易導致程式錯誤。

為了避免這種情況，建議採取逐步推進的方法：
1. 確保現有的 Facebook 數據處理流程運行無誤 = 剛剛下指令的邏輯是正確的
2. 接續在剛剛的段話串下，提出專門處理 Instagram 數據需求

【以下為 ChatGPT 詢問舉例】

資料源原本只有「 FB 原始資料」，現在要新增一張工作表名稱是「 IG 原始資料」，
裡面的欄位及相對應的值如下：
- Date：每篇貼文發布的日期
- Type：貼文發布的類型
- Link：貼文連結
- Share：貼文分享數
- Click：貼文點擊數

我希望 App Script 能將「IG 原始資料」整理到一個新的工作表「IG 數據整理測試」中，處理方式類似之前的 Facebook 數據。新工作表應包含以下欄位：

A 欄位
○ 名稱為時間：一周為一個單位（上周六到本周五為一個區間）
○ 舉例：日期顯示「6/29、6/30、7/1 、7/2、7/3、7/4、7/5、7/6、7/7、7/8、7/9、7/10、7/11、7/12」，A2 儲存格就填寫 6/29-7/5，以及 A3 填寫 7/6-7/12
B 欄位
○ 名稱為貼文篇數
○ 請算出總共有幾篇貼文，以 Link 的儲存格數來算
C 欄位
○ 名稱為貼文分享數
○ 請抓取該日期區間的分享數並加總
D 欄位
○ 名稱為貼文點擊數
○ 請抓取該日期區間的分享數並加總
E 欄位
○ 名稱為貼文互動數
○ 請抓取該日期區間的分享數與點擊數並加總

接著，你就可以重複剛剛的動作，將指令貼回 App Script 中。

這邊有個小提醒！你可能會想把所有新指令往下新增到 App Script 中剛剛的程式碼下方，一次搞定所有平台的數據。

先別急，這樣做雖然看似方便，但整體程式碼會變得很長，未來某個平台的數據出問題了，你就得在這堆龐大的程式中排除問題，更聰明的做法是把每個平台的處理邏輯分開，在 App Script 編輯介面中找到「檔案」旁的加號，點擊後選擇程式碼，就可以新增處理 Instagram 數據的程式碼，並依照處理的平台去命名（如下圖），未來有問題，就能快速定位到對應的程式，節省除錯時間。

情境二：數據跑不出來，看不懂程式碼哪邊出錯

如果發現 ChatGPT 提供的程式碼不斷出錯，可以試著拆解需求，在代碼中加入排查訊息幫助你了解問題出在哪！

以下為範例：

試跑流程後發現程式吐出以下訊息「Exception: The number of rows in the range must be at least 1. summarizeFbData @ Facebook 數據處理.gs:65」。

可以將這個錯誤訊息提供給 ChatGPT，並請它在原有的程式碼中加入錯誤排查指令。ChatGPT 會給你一個更新版的程式碼，你只需用此版本替換掉舊的即可。

如果執行後仍然出現錯誤，將新的錯誤訊息再次提供給 ChatGPT，請它根據錯誤提示協助修復，持續這個來回對話的過程，直到程式成功運行為止。

最後一步：新增 Google Sheets 前台執行選單

雖然自動化流程已經建立，但每次執行任務都需要打開 App Script 並手動執行程式，增加了不必要的操作步驟。

我們可以在 Google Sheets 的介面上直接添加執行按鈕。這樣只需點擊按鈕就能啟動整個自動化流程，大大簡化了操作過程。以下是新增步驟：

【ChatGPT 詢問舉例】
請幫我用 App Script 在 Google 試算表的前台直接新增自訂選單。目的是避免每次執行任務時都要開啟 App Script 編輯器。具體需求如下：

在 Google Sheets 上方的功能列中新增一個名為「執行數據處理」的自訂選單
在這個選單中加入三個子選項
○ a. 執行 Facebook 數據處理
○ b. 執行 Instagram 數據處理
○ c. 執行所有平台數據處理
當點擊選單中的任一選項時：
○ 「執行 Facebook 數據處理」應只處理 Facebook 相關的數據
○ 「執行 Instagram 數據處理」應只處理 Instagram 相關的數據
○ 「執行所有平台數據處理」應同時處理 Facebook 和 Instagram 的數據
點擊選項後，直接執行對應的 App Script 函式，不需要手動開啟指令碼編輯器

【你會收到像下圖的程式碼】