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三行搞定英文email!業務移交、介紹新窗口,英文信怎麼寫?

2019-11-22 15:40:10
Managertoday
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在本月雜誌的特別企劃「[熟記句型、複製貼上,三行寫好英文e-mail!](http://www.managertoday.com.tw/dictionary/cond/50061)」中提到,學習寫英文

熟記句型、複製貼上,三行寫好英文e-mail!」中提到,學習寫英文 email 最簡單又快速的方法,就是:參考範本,複製貼上。只要把常常使用的特定句型記熟,寫出來的信就不會太離譜啦!

現在就來學學如何運用 KISS 原則(Keep it short and simple) 輕鬆寫好「業務交接 / 人事異動」的英文email。

Dear Mr. Pan,

Thank you for your continued business.(1)
I'm writing to let you know that I’ll be transferred to our Shanghai office. I will no longer be in charge of the businesses in Taiwan.(2)
My colleague Mr. Lan will take over from me from May. He is easy-going and I'm sure you two will get along.(3)
I'd like to thank you for your support during the past years.
I hope we can keep in touch.(4)

Best Regards,
James Huang

潘先生您好:

感謝您長期以來對本公司的支持。
我寫信來是要告訴您,我將轉調到上海辦公室,未來不再承辦台灣業務。
我的同事藍先生會從5月起接手我的工作。他很隨和,我相信你們會相處愉快。
感謝您過去幾年的協助,希望未來能保持連絡。

James Huang 敬啟

  • transferred 調職,也可以用在轉乘、轉機、轉接
  • in charge of 負責(工作)
  • easy-going 隨和

結構分析+通用例句

1. 去職或履新

人事交接信可分為兩種,一種是自己要離開現在的工作,向客戶介紹繼任的同事;另一種是自己是新的窗口,寫信向客戶自我介紹。兩者都要以感謝對方持續的生意往來開頭。

  • 例一:Thank you for your continued support of our business. 感謝您的長期惠顧。
  • 例二:Thank you for your continued patronage. 感謝您持續關照。

2. 未來動向:

告訴對方自己要離開現在的職位,可說明離開的時間及原因。

  • 例一:This is to inform you that I will be transferred to the sales department next month. 在此通知您,下個月起,我將轉調到業務部門。
  • 例二:I would like to tell you that I will be leaving the company for personal reasons. 我想告訴您,由於私人原因,我將離開我們公司。

3. 工作交接:

介紹接替的同事說明業務自何時開始移交。你可以這樣寫:

  • 例一:My replacement will be Ms. Chen. 陳小姐會接替我的工作。(replace為替代)
  • 例二:I would like to introduce our new colleague to you. 我想向您介紹我們的新同事。(introduce A to B:把A介紹給B)

4. 道別問候:

以感謝或期待性的語氣結尾。如果是離開現職,應表達希望未來與對方保持連絡;如果是到任新職,則表達希望未來合作愉快。

  • 例一:Please keep supporting our work.請繼續支持我們的工作。
  • 例二:It was a good time working with you. 和您一起工作很愉快(working with you:慣用句,表示與您共事)

同場加映:向客戶自我介紹自己是新的窗口

先自我介紹,再告知對方何時開始接手。到任新職,則表達希望未來合作愉快。

My name is Jenny Grey.
I'm the new purchasing agent. I will be taking over from Mr. Huang from May.
Looking forward to working with you.

我的名字是Jenny Grey。
我是新的採購負責人,我將於5月開始接手黃先生的工作。
(take over from:從……接手工作)
期待未來與您在工作上合作愉快。

資料來源 / 《全世界都在用的英文書信分類大全》,懶鬼子英日語出版;《英文E-mail拿來就用》,國際學村出版