很多人一想到用英文寫e-mail就頭痛，絞盡腦汁花了好久時間也寫不出幾行。聽聽曾任美國前副總統高爾（Al Gore）口譯的關谷英里子的建議，或許可以讓你安心一點：英文e-mail應以簡潔為上，寫得太長反而可能讓人留下不好的印象。

比起中文書信，英文e-mail往返比較輕鬆、非正式，雙方可直接稱呼對方的名字、內文只有一行的情況也不少見。關谷在《COURRIER》雜誌中談到了如何針對不同目的與情境，用短短3句話，就寫出簡潔正確的英文e-mail。

「主旨與稱謂」的寫法：

主旨應清楚明確，例如：「The next meeting will be on Monday at 9am.」（下次會議在周一早上9點舉行）。一封郵件最好只寫一件事，如果有兩件事要講，可以分成兩封信寫。

稱謂應先正式後輕鬆，第一次寄信給對方時，Mr./Ms. 後面要接全名或姓氏，例如：Ms. Susan Johnson或 Mr. Smith；Mr./Ms. 後面只加名字是錯誤的寫法，例如：Ms. Susan。書信往返兩次之後就可以直呼對方名字，例如：Dear John/Hi, Susan。若是要寫給某公司或機構裡不知名的對象，可以寫：「To whom it may concern」或直接寫「Dear 公司名」。

「問候對方」的寫法：

I hope all is well with you.（希望您一切都好。）
I'm Tom Chang from Managertoday in Taipei.（我是台北《經理人月刊》的張湯姆。）
I'd really appreciate it if you could give me details about your latest products.（希望您提供貴公司最新的產品資訊。）

「感謝幫忙」的寫法：

Thank you for your time the other day.（前幾天謝謝你撥冗參加會議。）
We believe our meeting went very well.（會議進行得非常順利。）
We look forward to doing business with you in the near future.（希望未來有機會合作。）

用we取代I的寫法表示：不是寫信者個人的意見，而是公司的意見。

「預約時間」的寫法：

We need to get together to discuss the new project.（我們該找時間談談新的專案。）
Do you have time tomorrow afternoon?（明天下午有空嗎？）
Let me know if you're available.（讓我知道你這時間是否方便。）

商務場合裡經常會用到available和suit，第3句也可替換為：「What time would suit you best?」(何時對你最方便？)電話中要找某人可問：「Is Mr. Smith available?」（史密斯先生方便說話嗎？）

「請對方與自己聯絡」的寫法：

Thank you for your inquiry.（謝謝您的詢問。）
Please find the attached document.（請參閱隨信附上的文件。）
If you have any questions, please do not hesitate to contact us.（有任何問題，請不吝與我們聯絡。）

第2句是商業書信常用句，第3句也可替換為：「If there is anything, please let me know.」（有任何問題，請讓我知道。）

「表達歉意」的寫法：

I'd like to report on the progress.（我想報告目前專案進度。）
I'm afraid I have to let you know that we won’t be able to meet the deadline.（我很抱歉必須通知你，我們無法趕上截止期限。）
We apologize for any inconvenience this may cause you.（造成您的不便，我們致上歉意。）

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圖片來源 / bossfight.co