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英文 Email 必備用語!「希望您一切都好」的英文,你會說嗎?

2019-11-14 05:45:40
Managertoday
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很多人一想到用英文寫e-mail就頭痛,絞盡腦汁花了好久時間也寫不出幾行。聽聽曾任美國前副總統高爾(Al Gore)口譯的關谷英里子的建議,或許可以讓你安心一點:英文e-mail應以簡潔為上,寫得太長反而可能讓人留下不好的印象。

很多人一想到用英文寫e-mail就頭痛,絞盡腦汁花了好久時間也寫不出幾行。聽聽曾任美國前副總統高爾(Al Gore)口譯的關谷英里子的建議,或許可以讓你安心一點:英文e-mail應以簡潔為上,寫得太長反而可能讓人留下不好的印象。

比起中文書信,英文e-mail往返比較輕鬆、非正式,雙方可直接稱呼對方的名字、內文只有一行的情況也不少見。關谷在《COURRIER》雜誌中談到了如何針對不同目的與情境,用短短3句話,就寫出簡潔正確的英文e-mail。

「主旨與稱謂」的寫法:

主旨應清楚明確,例如:「The next meeting will be on Monday at 9am.」(下次會議在周一早上9點舉行)。一封郵件最好只寫一件事,如果有兩件事要講,可以分成兩封信寫。

稱謂應先正式後輕鬆,第一次寄信給對方時,Mr./Ms. 後面要接全名或姓氏,例如:Ms. Susan Johnson或 Mr. Smith;Mr./Ms. 後面只加名字是錯誤的寫法,例如:Ms. Susan。書信往返兩次之後就可以直呼對方名字,例如:Dear John/Hi, Susan。若是要寫給某公司或機構裡不知名的對象,可以寫:「To whom it may concern」或直接寫「Dear 公司名」。

「問候對方」的寫法:

I hope all is well with you.(希望您一切都好。)
I'm Tom Chang from Managertoday in Taipei.(我是台北《經理人月刊》的張湯姆。)
I'd really appreciate it if you could give me details about your latest products.(希望您提供貴公司最新的產品資訊。)

「感謝幫忙」的寫法:

Thank you for your time the other day.(前幾天謝謝你撥冗參加會議。)
We believe our meeting went very well.(會議進行得非常順利。)
We look forward to doing business with you in the near future.(希望未來有機會合作。)

用we取代I的寫法表示:不是寫信者個人的意見,而是公司的意見。

「預約時間」的寫法:

We need to get together to discuss the new project.(我們該找時間談談新的專案。)
Do you have time tomorrow afternoon?(明天下午有空嗎?)
Let me know if you're available.(讓我知道你這時間是否方便。)

商務場合裡經常會用到available和suit,第3句也可替換為:「What time would suit you best?」(何時對你最方便?)電話中要找某人可問:「Is Mr. Smith available?」(史密斯先生方便說話嗎?)

「請對方與自己聯絡」的寫法:

Thank you for your inquiry.(謝謝您的詢問。)
Please find the attached document.(請參閱隨信附上的文件。)
If you have any questions, please do not hesitate to contact us.(有任何問題,請不吝與我們聯絡。)

第2句是商業書信常用句,第3句也可替換為:「If there is anything, please let me know.」(有任何問題,請讓我知道。)

「表達歉意」的寫法:

I'd like to report on the progress.(我想報告目前專案進度。)
I'm afraid I have to let you know that we won’t be able to meet the deadline.(我很抱歉必須通知你,我們無法趕上截止期限。)
We apologize for any inconvenience this may cause you.(造成您的不便,我們致上歉意。)

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圖片來源 / bossfight.co