Managertoday 經理人

寫 Email 要有「架構」!英文書信怎麼寫,才能讓人感覺專業?

2019-10-18 01:54:43
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2019-02/img-1550555088-28775@900.jpg
想要叱吒商場,掌握電子郵件禮儀絕對是可以大大加分的技能之一。但有些細節你可能從未注意到,例如,你知道寫郵件的時間點可能也會影響到整封信的調性嗎?這部影片帶你認識其他眉眉角角,讓你輕鬆寫出商用信件。

想要叱吒商場,掌握電子郵件禮儀絕對是可以大大加分的技能之一。但有些細節你可能從未注意到,例如,你知道寫郵件的時間點可能也會影響到整封信的調性嗎?

這部影片帶你認識其他眉眉角角,讓你輕鬆寫出商用信件。

除了小細節要注意,最基本的架構當然也不能忽略囉。寫英文信件時,有什麼元素是一定要包括在內,又有什麼架構要遵循呢?本篇專欄告訴你!

一、Greetings:稱呼/問候

寫信時,確認寫信的對象非常重要,在一開始信件的問候就要確實稱呼,才能讓收信人感覺受到尊重喔。最常見的問候就是 「Dear + 收信人,」 例如:

Dear Mr. Brown/Miss Brown/Mrs. Brown/Ms. Brown

其中 Mr. 是指「先生」,Miss 稱呼「未婚女性」,Mrs. 稱呼「已婚女性」,Ms. 則是用在不確定婚姻狀態的女士身上。

另外如果不確定收信者為何,可以這麼寫:To Whom It May Concern,(敬啟者)

二、Reason for Writing:致信原因

接下來可以稍微說明一下,為什麼你會寄這封信,有什麼主要的原因。有一個句型非常萬用:

I'm writing to…

可以這樣用:

I'm writing to apply for the position of assistant fashion designer.
(我寫信來應徵時尚設計師助手的職位。)

I am writing to ask for more details about your new product.
(我寫這封信是想取得您的新產品的更多細節資訊。)

三、Make a Polite Request:有禮地提出需求

商業來往,常常會有需要對方協助,或是要提出需求的時候,掌握以下句型,就可以有禮地說明自己的需求喔:

Could you…

例如:Could you please send me the meeting minutes from our last meeting?
(可以請您寄給我上次會議的紀錄嗎?)

Would you mind…

例如:Would you mind scheduling a meeting for me with Mr. Gates tomorrow?
(你可以幫我安排明天跟蓋茲先生的會議嗎?)

Would it be possible to…

例如:Would it be possible to get a discount on bulk orders?
(大量訂購可以有折扣嗎?)

四、Attaching Files:附加檔案

信件最後若有附加郵件,也別忘了提醒收件者:

Please see the attached file.
(請見附加檔案。)
Please see the following attachment.
(請見附加檔案。)
Please find attached the file you requested.
(請查收您所需要的檔案。)

五、Closing:結尾

結尾有很多應用,可以參考我們的除了 Best Regards 你還能這麼用更深入了解喔!

了解架構、看過更多句型應用後,下次就能輕輕鬆鬆寫出英文郵件囉!

(本文出自希平方-線上學英文