Email 是目前職場上最常被使用的溝通往來工具，人人都會寫，但卻非人人都可抓到其中的竅門，進而寫出一篇能為自己及公司建立專業形象、又能讓收件人想立即回信的 email。到底台灣人的英文 email 都犯了什麼樣的錯誤呢？以下整理了台灣人在職場的英文 email 中最常犯的 4 大錯誤和範例。

問題一：email 主旨要簡短有力，才會讓人一看就懂？

首先，主旨欄千萬不可以空白，否則可能會導致 email 被當成垃圾信件。再來，若信件內容經雙方一再的往來答覆，內文的討論事項已脫離原主旨，那麼請務必刪除先前的信件內文，並換上一個新的主旨，一來是讓收件人 更清楚信件內容，二來是方便日後搜尋信件和資料歸檔。而最後，不可將信件所有內容放在信件主旨欄，那只會讓對方對你有亂無章法的壞印象，更別談對方對你會有後續的聯繫和回應了。

其實寫一封商業英文書信一點也不難，要記住：忙碌的商務人士每天收到的 email 至少約 20 封，而主管們甚至會收到上百封的 email，因此想吸引收信人的目光或是贏得對方祕書的注意，獲得快速回信，祕訣在於你的 email 是否下了個好主旨。

一個好的 email 主旨，要有三個大原則：條理分明、目標明確、符合內容。以下為幾個 email 常見的問題，一起來比較錯誤及正確的用法。

錯誤一：主旨不夠清楚明白

Subject：Request（主旨：請求）vs. Subject：Quotation Request for Gift Bags（主旨：贈品袋的詢價請求）

第一個主旨雖然易讀也與內容相關，但卻一點也不明確。

第二個主旨把 Request（請求）更明確化為 Quotation Request（詢價請求），又再進一步加上 for Gift Bags（關於贈品袋），雖然還沒看完信件全文，但這主旨已夠明確易讀，讓收件人只要一眼瞥過，就可以馬上對應到相關資訊和流程，並且快速地回覆這封要求信件。

錯誤二：主旨沒有詳細時間說明

Subject：Sales Promotion（主旨：促銷活動）vs. Subject：Sales Promotion for 2012 A／W Collection（主旨：2012 秋冬新品上市的促銷活動）

第一個主旨雖然比 sales 來得明確，但到底是哪種的促銷活動呢？第二個主旨多了for 2012 A／W Collection，幫助收件人更明確點出信件內文是關於新品上市，這樣的主旨才能快速帶到重點。

問題二：email 的開頭該直呼名字還是用 Dear Sir／Madam？

在寫英文信件時，是否曾對公式化的 Dear Sir／Madam 感到陳腔濫調？也有人會問 Dear 翻成中文是「親愛的」的意思，我明明和對方不太熟，這樣稱呼會不會太親暱了呢？

在英文 email 規則中，Dear 是一種表示禮貌、尊敬對方的意思，Dear Sir／Madam 是使用在寫信給不知其名的人，亦即我們所謂的「敬啟者」。

我們也可以將 Dear 解釋為「致～」，例如 Dear Alisa 就是致 Alisa 的信；當然你有其他更輕鬆的信件抬頭選擇，其實大部分的人都可以接受在信件抬頭上直接稱呼名字，例如：Hi Alisa, 或是 Good morning Alisa, 而該如何拿捏就在於你和收件人的關係、以及你們溝通的頻率。

從信末署名可以看出你與對方想建立什麼樣子的關係，想較親近一點，你就可以署名 Alisa；若想與對方保持距離，就可以連名帶姓的署名 Alisa Tu。同樣地，對方也會從中嗅出你的署名密碼，而和你維繫你所預設的雙方關係。

另外，當你收到對方回覆時，觀察對方如何稱呼你，以及如何在信末署名，你就知道下一次寫信時，你也能怎麼稱呼對方。

問題三：email 的用詞口氣，愈正式就愈專業嗎？

很多人都認為要寫好一封 email 就是要使用正式的措辭和口氣，而且還要公事公辦、就事論事，才能呈現出自己在工作上的專業度。但，這絕對是個錯誤的大迷思。

英文 email 內文的寫作重點是，讓內文如同平常對話的口氣，不打官腔也不咬文嚼字，所以在一般談話中不會用到的措辭，在 email 中也不會出現。台灣的英語教育總是要求我們在寫作時，要使用看似厲害專業的用字遣詞和片語，和高階的文法技巧，才能得到令人滿意的高分成績，但實際上，一封正確適當的 email 內容，是要讓人感到一目了然，又可以明確的收到所要傳達的意思。

以大家常犯的錯誤舉例來說，請比較兩封信中內文的第一段 we spoke earlier（信件一）和 we talked in the morning（信件二）。

we spoke earlier 在信件一裡的意思是：我們剛才講過電話。並沒有明確的提到時間，會讓人摸不著頭緒，不知道我們曾在哪個時間點講過話。而 we talked in the morning 明確的指出，我們在早上通過電話，讓收信者一看就能聯想到早上的對話內容。

另外，在信件一的最後有一句：If you need further information or assistance please revert. 句末的 please revert（請回覆），這句話簡短又明確，建議可以常用在商業信件上。

問題四：email 的信末問候語，用 Best Regards 最禮貌？

email 的結尾只有 Best Regards 才最得體嗎？Best Regards 翻成中文，叫做「致上我最高的問候」，是不是感覺有點咬文嚼字？

或許你會有疑問，這句咬文嚼字的問候語，卻常在商業書信出現，竟然還是大家最熟悉的的問候語？為什麼它會這麼常見呢？因為，商業人士的時間永遠不夠用，只想用最快的時間處理一封 email，而這句話因為太常出現，所以容易被大家接受，商業人士們也不用絞盡腦汁，去想出一句漂亮的信末問候語。

其實當大家都這麼做的時候，不見得代表這就是最好的用法。範例一是另外幾個常用的信末問候語，都是一些好記又簡單的單字，可以挑選幾個熟記，在下一次寫信時使用，收件者一定會感受到你的用心。

從範例一的表格看來，email 結尾語的選用可是一門大學問，信末結尾語的使用必需考量與 email 收件人的關係和收件人的互動情況。

（本文出自 English OK；作者：Alisa Tu）