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別再 Best Regards 了!英文 Email 常見的 4 大問題,一張圖馬上懂

2019-11-18 17:58:57
Managertoday
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Email 人人都會寫,但卻不是人人都可抓到竅門,到底台灣人的英文 email 都犯了什麼樣的錯誤?我們整理了最常犯的四大錯誤及範例:

Email 是目前職場上最常被使用的溝通往來工具,人人都會寫,但卻非人人都可抓到其中的竅門,進而寫出一篇能為自己及公司建立專業形象、又能讓收件人想立即回信的 email。到底台灣人的英文 email 都犯了什麼樣的錯誤呢?

以下整理了台灣人在職場的英文 email 中最常犯的四大錯誤和範例。

問題一:email 主旨要簡短有力,才會讓人一看就懂?

首先,主旨欄千萬不可以空白,否則可能會導致 email 被當成垃圾信件。再來,若信件內容經雙方一再的往來答覆,內文的討論事項已脫離原主旨,那麼請務必刪除先前的信件內文,並換上一個新的主旨,一來是讓收件人 更清楚信件內容,二來是方便日後搜尋信件和資料歸檔。而最後,不可將信件所有內容放在信件主旨欄,那只會讓對方對你有亂無章法的壞印象,更別談對方對你會有後續的聯繫和回應了。

其實寫一封商業英文書信一點也不難,要記住:忙碌的商務人士每天收到的 email 至少約 20 封,而主管們甚至會收到上百封的 email,因此想吸引收信人的目光或是贏得對方祕書的注意,獲得快速回信,祕訣在於你的 email 是否下了個好主旨。

一個好的 email 主旨,要有三個大原則:條理分明、目標明確、符合內容。以下為幾個 email 常見的問題,一起來比較錯誤及正確的用法。

錯誤一:主旨不夠清楚明白

Subject:Request(主旨:請求)vs. Subject:Quotation Request for Gift Bags(主旨:贈品袋的詢價請求)

第一個主旨雖然易讀也與內容相關,但卻一點也不明確。

第二個主旨把 Request(請求)更明確化為 Quotation Request(詢價請求),又再進一步加上 for Gift Bags(關於贈品袋),雖然還沒看完信件全文,但這主旨已夠明確易讀,讓收件人只要一眼瞥過,就可以馬上對應到相關資訊和流程,並且快速地回覆這封要求信件。

錯誤二:主旨沒有詳細時間說明

Subject:Sales Promotion(主旨:促銷活動)vs. Subject:Sales Promotion for 2012 A/W Collection(主旨:2012 秋冬新品上市的促銷活動)

第一個主旨雖然比 sales 來得明確,但到底是哪種的促銷活動呢?第二個主旨多了for 2012 A/W Collection,幫助收件人更明確點出信件內文是關於新品上市,這樣的主旨才能快速帶到重點。

問題二:email 的開頭該直呼名字還是用 Dear Sir/Madam?

在寫英文信件時,是否曾對公式化的 Dear Sir/Madam 感到陳腔濫調?也有人會問 Dear 翻成中文是「親愛的」的意思,我明明和對方不太熟,這樣稱呼會不會太親暱了呢?

在英文 email 規則中,Dear 是一種表示禮貌、尊敬對方的意思,Dear Sir/Madam 是使用在寫信給不知其名的人,亦即我們所謂的「敬啟者」。

我們也可以將 Dear 解釋為「致~」,例如 Dear Alisa 就是致 Alisa 的信;當然你有其他更輕鬆的信件抬頭選擇,其實大部分的人都可以接受在信件抬頭上直接稱呼名字,例如:Hi Alisa, 或是 Good morning Alisa, 而該如何拿捏就在於你和收件人的關係、以及你們溝通的頻率。

從信末署名可以看出你與對方想建立什麼樣子的關係,想較親近一點,你就可以署名 Alisa;若想與對方保持距離,就可以連名帶姓的署名 Alisa Tu。同樣地,對方也會從中嗅出你的署名密碼,而和你維繫你所預設的雙方關係。

另外,當你收到對方回覆時,觀察對方如何稱呼你,以及如何在信末署名,你就知道下一次寫信時,你也能怎麼稱呼對方。

問題三:email 的用詞口氣,愈正式就愈專業嗎?

很多人都認為要寫好一封 email 就是要使用正式的措辭和口氣,而且還要公事公辦、就事論事,才能呈現出自己在工作上的專業度。但,這絕對是個錯誤的大迷思。

英文 email 內文的寫作重點是,讓內文如同平常對話的口氣,不打官腔也不咬文嚼字,所以在一般談話中不會用到的措辭,在 email 中也不會出現。台灣的英語教育總是要求我們在寫作時,要使用看似厲害專業的用字遣詞和片語,和高階的文法技巧,才能得到令人滿意的高分成績,但實際上,一封正確適當的 email 內容,是要讓人感到一目了然,又可以明確的收到所要傳達的意思。

以大家常犯的錯誤舉例來說,請比較兩封信中內文的第一段 we spoke earlier(信件一)和 we talked in the morning(信件二)。

we spoke earlier 在信件一裡的意思是:我們剛才講過電話。並沒有明確的提到時間,會讓人摸不著頭緒,不知道我們曾在哪個時間點講過話。而 we talked in the morning 明確的指出,我們在早上通過電話,讓收信者一看就能聯想到早上的對話內容。

另外,在信件一的最後有一句:If you need further information or assistance please revert. 句末的 please revert(請回覆),這句話簡短又明確,建議可以常用在商業信件上。

問題四:email 的信末問候語,用 Best Regards 最禮貌?

email 的結尾只有 Best Regards 才最得體嗎?Best Regards 翻成中文,叫做「致上我最高的問候」,是不是感覺有點咬文嚼字?

或許你會有疑問,這句咬文嚼字的問候語,卻常在商業書信出現,竟然還是大家最熟悉的的問候語?為什麼它會這麼常見呢?因為,商業人士的時間永遠不夠用,只想用最快的時間處理一封 email,而這句話因為太常出現,所以容易被大家接受,商業人士們也不用絞盡腦汁,去想出一句漂亮的信末問候語。

其實當大家都這麼做的時候,不見得代表這就是最好的用法。範例一是另外幾個常用的信末問候語,都是一些好記又簡單的單字,可以挑選幾個熟記,在下一次寫信時使用,收件者一定會感受到你的用心。

從範例一的表格看來,email 結尾語的選用可是一門大學問,信末結尾語的使用必需考量與 email 收件人的關係和收件人的互動情況。

(本文出自 English OK;作者:Alisa Tu)