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對方不回 Email,怎麼「追信」才禮貌?試試用這 5 句話

2020-04-07 12:47:47
Managertoday
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在寄出email之後,通常都會針對相關內容進行追蹤,以確保事情的後續發展符合雙方需求。但怎麼寫追蹤信才不會給人不禮貌的感覺?試試這 5 句:

在發出詢問信後,通常都會針對相關內容進行追蹤,以確保事情後續發展是否符合公司需求,而大部分人都會撰寫追蹤信來掌握後續發展的訊息。追蹤信的內容一般都會緊扣詢問信的主題,因此信件會較簡化。本文將介紹如何撰寫追蹤信,也會同時介紹一些多益職場關鍵字!

追蹤信範例

這封追蹤信用了許多提出請求的用語,請注意雖然信件大多用問句,但並不是真的在詢問,而是「提出請求」:

委婉提出請求的 5 個英文問句

1. Could/Can you help me?

通常寫追蹤信的對象已經有一定的認識,因此信件開頭可以省去打招呼的過程,直接進入主題,如範例中一開始就直接請求對方幫忙。一般來說,請求對方幫忙可以用 「can」「could」,但前者用法較口語,而後者較為正式。

2. Would you mind...

這句的用法較為委婉有禮,記得後面要加上 「V-ing」。「Would you mind…」意思為「你介意…」,這屬於委婉請求可否做某事的語句,而不是真的詢問是否介意。而與「Would you mind」相似的請求語句是「Would you mind if I...」,意思是「你介意我…」,其用法有兩種,說明如下:

動作者為說話者

  • Would you mind if I turn on the light?(可以開燈嗎?)
    → 要去開燈的人是說話者自己,因此後面的主詞用「I」。

動作者為對方

  • Would you mind turning on the light?(可以幫忙開燈嗎?)
    → 說話者希望對方去開燈。

3. Would you be able to...

此句同樣是委婉要求某人去做某事的表達語,只是換成「能夠、有辦法」的語氣。請注意「be able to」需接「原形動詞」,因此例文中「arrange」改用原型,而非動名詞。

4. Could you...

同樣是比較委婉的要求問句,也可以改成「Can you...」,只是語氣稍微差異。

5. Are you able to…

屬於比較直接的要求問句。

職場書信常用開頭與結尾敬語:Dear/Best wishes

如果彼此已經認識,開頭可以直呼對方的名字,無需加上尊稱,結尾招呼用語「best wishes」則多用在已經認識的朋友間,而「sincerely yours」則較有禮。通常可以藉由彼此使用的詞語判斷關係。

看似客套話,但需要小心使用:Please advise

使用這句話時要特別注意,若單用其實會產生一種命令的語氣。注意範例中有特別强調,因為無法開啟圖片,因此需要對方建議處理方式,其實就是直接請對方幫忙的意思。不過為了怕使用錯誤,建議可用 「inform」「tell」,前者較正式而後者較口語。

看完文章後,讓我們來回答幾個關於信件內容的問題:

1. This email is informal because:
(A)It's short
(B)Jason uses Mr. Arthur's first name
(C)Jason uses a PS at the end

2. Dana Smith wants to:
(A)test the conference facilities
(B)go to the Sunshine Hotel
(C)cancel the event

3. Jason wants Sarah:
(A)to buy her a gift
(B)to buy one gift for all the guests
(C)to buy one gift for each guest

4. The present should cost:
(A)under $100
(B)over $100
(C)$100

5. Jason is having problems:
(A)with a document Sarah sent
(B)with some photos Sarah sent
(C)with some video Sarah sent

解析:

  1. 正解為(B)。這封信不正式的原因是寫信者直呼對方的名字,因此答案為(B)。
  2. 正解為(A)。Jason 的主管 Dana Smith 想要前往飯店去看看設備(to see your conference facilities at the hotel),因此答案為(A),「測試飯店的設備是否符合需求」。
  3. 正解為(C)。Jason 想要對方幫忙準備禮物給每個人貴客(arrange a gift for each guest at the event),合理判斷當然是選(C)。
  4. 正解為(A)。禮物價值應該壓在 $100 以下,因此答案應選(A),「不足 $100」。
  5. 正解為(B)。Jason 遇到的問題為對方寄的照片打不開(I can't open the pictures),因此要選(B)。

多益模擬試題:

To:jkanake@thunder.com
From:smilwlkie@lightning.com
Subject:Notice of probationary status

Dear Jonathan,
For the first two years that you distributed our products, you exceeded our expectations. Since then, we have seen a decrease in your shipments. As our general agreement (1), you must maintain at least 300 units to be considered a distributor for our product.

Our records show that you have maintained a stock of 210 units, (2)the required 300. If you are not able to maintain this level of activity, you will no longer qualify to be a distributor.

Please let us know(3)we can do to increase your customer base.

  1. (A)exercises
    (B)identifies
    (C)stipulates
    (D)verbalizes

  2. (A)apart from
    (B)other than
    (C)instead of
    (D)unlike

  3. (A)how
    (B)if
    (C)that
    (D)what

解析:

  1. 正解 (C)。題意為「根據我們的協議內容 ____,你必須維持至少 300 件的訂單才能成為我們產品的經銷商。」這題考的是單字用法,答案應該選(C)stipulates「規定」,因為彼此的協議算是一種合約,要用條款規定的概念。

  2. 正解 (C)。題意為「我們的紀錄顯示你維持著 210 件的訂單,____ 要求的 300 件。」這題考的是介系詞的用法,答案應該選(C)instead of「而非」,表達與前面語句的差異,為轉折語氣的介系詞片語。

  3. 正解 (B)。題意為「請讓我們知道 ____ 可以由我們來增加你的客源。」這題考的是連接詞的用法,答案應選(B)if「是否」,表達寫信者提出協助,看對方是否接受此協議。

(本文出自 English OK ;作者:Buffy Kao)