在發出詢問信後，通常都會針對相關內容進行追蹤，以確保事情後續發展是否符合公司需求，而大部分人都會撰寫追蹤信來掌握後續發展的訊息。追蹤信的內容一般都會緊扣詢問信的主題，因此信件會較簡化。本文將介紹如何撰寫追蹤信，也會同時介紹一些多益職場關鍵字！
追蹤信範例
這封追蹤信用了許多提出請求的用語，請注意雖然信件大多用問句，但並不是真的在詢問，而是「提出請求」：
委婉提出請求的 5 個英文問句
1. Could／Can you help me？
通常寫追蹤信的對象已經有一定的認識，因此信件開頭可以省去打招呼的過程，直接進入主題，如範例中一開始就直接請求對方幫忙。一般來說，請求對方幫忙可以用 「can」 或 「could」，但前者用法較口語，而後者較為正式。
2. Would you mind...
這句的用法較為委婉有禮，記得後面要加上 「V-ing」。「Would you mind…」意思為「你介意…」，這屬於委婉請求可否做某事的語句，而不是真的詢問是否介意。而與「Would you mind」相似的請求語句是「Would you mind if I...」，意思是「你介意我…」，其用法有兩種，說明如下：
動作者為說話者
- Would you mind if I turn on the light？（我可以開燈嗎？）
→ 要去開燈的人是說話者自己，因此後面的主詞用「I」。
動作者為對方
- Would you mind turning on the light?（你可以幫忙開燈嗎？）
→ 說話者希望對方去開燈。
3. Would you be able to...
此句同樣是委婉要求某人去做某事的表達語，只是換成「能夠、有辦法」的語氣。請注意「be able to」需接「原形動詞」，因此例文中「arrange」改用原型，而非動名詞。
4. Could you...
同樣是比較委婉的要求問句，也可以改成「Can you...」，只是語氣稍微差異。
5. Are you able to…
屬於比較直接的要求問句。
職場書信常用開頭與結尾敬語：Dear／Best wishes
如果彼此已經認識，開頭可以直呼對方的名字，無需加上尊稱，結尾招呼用語「best wishes」則多用在已經認識的朋友間，而「sincerely yours」則較有禮。通常可以藉由彼此使用的詞語判斷關係。
看似客套話，但需要小心使用：Please advise
使用這句話時要特別注意，若單用其實會產生一種命令的語氣。注意範例中有特別强調，因為無法開啟圖片，因此需要對方建議處理方式，其實就是直接請對方幫忙的意思。不過為了怕使用錯誤，建議可用 「inform」 或 「tell」，前者較正式而後者較口語。
看完文章後，讓我們來回答幾個關於信件內容的問題：
1. This email is informal because：
（A）It's short
（B）Jason uses Mr. Arthur's first name
（C）Jason uses a PS at the end
2. Dana Smith wants to：
（A）test the conference facilities
（B）go to the Sunshine Hotel
（C）cancel the event
3. Jason wants Sarah：
（A）to buy her a gift
（B）to buy one gift for all the guests
（C）to buy one gift for each guest
4. The present should cost：
（A）under $100
（B）over $100
（C）$100
5. Jason is having problems：
（A）with a document Sarah sent
（B）with some photos Sarah sent
（C）with some video Sarah sent
解析：
- 正解為（B）。這封信不正式的原因是寫信者直呼對方的名字，因此答案為（B）。
- 正解為（A）。Jason 的主管 Dana Smith 想要前往飯店去看看設備（to see your conference facilities at the hotel），因此答案為（A），「測試飯店的設備是否符合需求」。
- 正解為（C）。Jason 想要對方幫忙準備禮物給每個人貴客（arrange a gift for each guest at the event），合理判斷當然是選（C）。
- 正解為（A）。禮物價值應該壓在 $100 以下，因此答案應選（A），「不足 $100」。
- 正解為（B）。Jason 遇到的問題為對方寄的照片打不開（I can't open the pictures），因此要選（B）。
多益模擬試題：
To：jkanake@thunder.com
From：smilwlkie@lightning.com
Subject：Notice of probationary status
Dear Jonathan,
For the first two years that you distributed our products, you exceeded our expectations. Since then, we have seen a decrease in your shipments. As our general agreement （1）, you must maintain at least 300 units to be considered a distributor for our product.
Our records show that you have maintained a stock of 210 units, （2）the required 300. If you are not able to maintain this level of activity, you will no longer qualify to be a distributor.
Please let us know（3）we can do to increase your customer base.
（A）exercises
（B）identifies
（C）stipulates
（D）verbalizes（A）apart from
（B）other than
（C）instead of
（D）unlike（A）how
（B）if
（C）that
（D）what
解析：
正解 （C）。題意為「根據我們的協議內容 ____，你必須維持至少 300 件的訂單才能成為我們產品的經銷商。」這題考的是單字用法，答案應該選（C）stipulates「規定」，因為彼此的協議算是一種合約，要用條款規定的概念。
正解 （C）。題意為「我們的紀錄顯示你維持著 210 件的訂單，____ 要求的 300 件。」這題考的是介系詞的用法，答案應該選（C）instead of「而非」，表達與前面語句的差異，為轉折語氣的介系詞片語。
正解 （B）。題意為「請讓我們知道 ____ 可以由我們來增加你的客源。」這題考的是連接詞的用法，答案應選（B）if「是否」，表達寫信者提出協助，看對方是否接受此協議。
（本文出自 English OK ；作者：Buffy Kao）
