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職場的英文E-mail該怎麼寫,才夠專業?8個超實用的提醒,趕快存下來!

2019-11-12 21:56:09
Managertoday
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每天上班,一坐到辦公桌前的第一件事是什麼?許多人的回答都是:打開電腦,點開e-mail,收信、回信。面對e-mail這個職場上最普遍使用的溝通工具,絕

每天上班,一坐到辦公桌前的第一件事是什麼?許多人的回答都是:打開電腦,點開e-mail,收信、回信。

面對e-mail這個職場上最普遍使用的溝通工具,絕大多數人都用得順手順暢,因為要寫出一封中文e-mail,文筆好壞見仁見智,要達意並不難。如果突然要你寫一封英文e-mail呢?

除了確保單字用對,記得依循這8個寫作原則,才是一封好的英文e-mail喔~

圖說明

1. 標題明確

避免主旨語焉不詳,比如your order或information,都很容易被當作垃圾郵件。最好在標題中提及自家公司和寄信目的,讓收件人看到標題,就猜得到內容。

2. 收件人稱謂可正式、可輕鬆

如果是客戶寫信給服務或商品窗口,可用輕鬆的稱謂(Hi Joanne);如果是寫信給客戶,就要稍微正式一些,改以Dear等用語開頭。一般書信往來不必在收信人前面附上Mr.(先生)或Ms.(小姐)等稱謂。

圖說明

3. 內容簡潔扼要

避免長篇大論,明確表達寫信主旨。不需要每次開頭都先問候對方,只有在第一次寫信的時候才需要自我介紹,以後則注意禮貌即可。剛開始,用字可以比較正式,以感謝對方開頭(Thank you for your interest in our product.感謝您對我們的商品感興趣),恭敬的語氣結尾(Please don't hesitate to contact us.請不吝與我們聯繫),之後再配合對方的用字遣詞,調整自己的語調。

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4. 條列複雜說明

同時提出好幾個問題,或說明採購項目時,可用條列分項說明。若對方以條列方式來信,也要以條列方式回信。

圖說明

5. 署名附上聯絡資訊

簡單為上,只要附上自己的姓名、公司名稱(單位或部門)及電話就夠了。

6. 記得說明附檔內容

為避免收件人把你的e-mail誤認為帶有電腦病毒的信件,若有附檔,務必說明附檔內容。如果分好幾封信寄出時,可在第一封信先說明你將會寄出附有檔案的信件。

圖說明

7. 寄出前再檢查一次

寄出之前,請再檢查一次內容,包括有沒有哪裡寫錯、拼字拼錯、主旨與收件人都寫對了嗎?因為對方可能會以你的文筆,來判斷你的聰明才智。特別是與國外廠商業務往來時,對方通常只能藉由電話和e-mail來判斷你,絕不能敷衍了事。

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8. 考量收信者的時區

設定寄信時間,最好選在收件人上班時間的中午前寄到,提高對方在當天下午回信的機率。管理階層常有下班回家後繼續工作的習慣,有急事的時候,晚上9點到11點也是寄信的好時機。

資料來源:《全世界都在用的英文書信分類大全》,懶鬼子英日語出版;《英文E-mail拿來就用》,國際學村出版;《Associé》2014年4月號

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製圖 / 楊婷宇