每天上班，一坐到辦公桌前的第一件事是什麼？許多人的回答都是：打開電腦，點開e-mail，收信、回信。

面對e-mail這個職場上最普遍使用的溝通工具，絕大多數人都用得順手順暢，因為要寫出一封中文e-mail，文筆好壞見仁見智，要達意並不難。如果突然要你寫一封英文e-mail呢？

除了確保單字用對，記得依循這8個寫作原則，才是一封好的英文e-mail喔～

1. 標題明確

避免主旨語焉不詳，比如your order或information，都很容易被當作垃圾郵件。最好在標題中提及自家公司和寄信目的，讓收件人看到標題，就猜得到內容。

2. 收件人稱謂可正式、可輕鬆

如果是客戶寫信給服務或商品窗口，可用輕鬆的稱謂（Hi Joanne）；如果是寫信給客戶，就要稍微正式一些，改以Dear等用語開頭。一般書信往來不必在收信人前面附上Mr.（先生）或Ms.（小姐）等稱謂。

3. 內容簡潔扼要

避免長篇大論，明確表達寫信主旨。不需要每次開頭都先問候對方，只有在第一次寫信的時候才需要自我介紹，以後則注意禮貌即可。剛開始，用字可以比較正式，以感謝對方開頭（Thank you for your interest in our product.感謝您對我們的商品感興趣），恭敬的語氣結尾（Please don't hesitate to contact us.請不吝與我們聯繫），之後再配合對方的用字遣詞，調整自己的語調。

延伸閱讀 / 超好用！10句專業英文email開場白，寫信再也不用抓破頭

4. 條列複雜說明

同時提出好幾個問題，或說明採購項目時，可用條列分項說明。若對方以條列方式來信，也要以條列方式回信。

5. 署名附上聯絡資訊

簡單為上，只要附上自己的姓名、公司名稱（單位或部門）及電話就夠了。

6. 記得說明附檔內容

為避免收件人把你的e-mail誤認為帶有電腦病毒的信件，若有附檔，務必說明附檔內容。如果分好幾封信寄出時，可在第一封信先說明你將會寄出附有檔案的信件。

7. 寄出前再檢查一次

寄出之前，請再檢查一次內容，包括有沒有哪裡寫錯、拼字拼錯、主旨與收件人都寫對了嗎？因為對方可能會以你的文筆，來判斷你的聰明才智。特別是與國外廠商業務往來時，對方通常只能藉由電話和e-mail來判斷你，絕不能敷衍了事。

延伸閱讀 / 除了Best regards，你還有更多用法！七個實用書信結尾用語

8. 考量收信者的時區

設定寄信時間，最好選在收件人上班時間的中午前寄到，提高對方在當天下午回信的機率。管理階層常有下班回家後繼續工作的習慣，有急事的時候，晚上9點到11點也是寄信的好時機。

資料來源：《全世界都在用的英文書信分類大全》，懶鬼子英日語出版；《英文E-mail拿來就用》，國際學村出版；《Associé》2014年4月號

延伸閱讀 / 正式 business email 寫法大公開，讓你職場大加分

製圖 / 楊婷宇