「每天都要做這些雜事，煩死了」你是不是也曾經抱怨，例行的、庶務性的工作花了你太多時間，讓你沒辦法做正事？就像是每月的報表、每天收到的幾百封電子郵件、周報告和月會報告？

因為這些工作你都重複地一做再做，這就是你覺得煩的原因，但你更應該思考的是，我怎麼樣可以減少時間在這些重複的工作上？

AUN顧問株式會社董事長信太明的答案是，「75%的工作都可以模式化。」

什麼是「將工作模式化」？就是重複利用以前製作的資料；或是將工作的步驟加以分析和整理，製作成任何人都可以完成工作的步驟說明、檢查表和工作指南。只要製作一定的模式，就可以重複利用，任何人都可以隨時隨地，在短時間內高效率完成工作，同時也可以避免錯誤和疏失。

利用email範本，省下一半時間

舉例來說，上班族每天都要花時間處理的電子郵件。寫email就是「以前曾經做過的工作」的最佳代表。當然，寫信的對象各不相同，內容也不可能一模一樣。即使如此，你可能花5分鐘寫email，其實3分鐘都花在重新輸入以前曾經寫過的內容？

假如，你把寄給客戶的電子郵件分類成，「初次拜訪後致意」「寄送資料」「價格交涉」「季節問候」，即使客戶不同，內容細節有差異，但只要事前準備幾種範本，寫信時就能省下不少時間。

訂做「問題清單」，新手也能迅速上手

在拜訪客戶時也一樣。第一次拜訪時應該詢問的問題幾乎都是固定的。就算是提供量身訂做的服務，但任何案子也都一定存在著共同點。因此，不妨把要向客戶詢問的項目列成「問題清單」，發給所有業務員。

如此一來，每次拜訪客戶時就可以避免浪費時間，也無須擔心遺漏，即使是經驗不足的新手，在詢問客戶意見時，也能達到和資深員工相同的水準。

檢視你手上的工作，看看有哪些部分能夠被模式化。釐清工作目標後，將達成工作的必要事項列出分類，最後將分類的項目寫成檢查表或手冊。

最後記得，模式不會一成不變，也會隨著工作不斷進化，每隔一段時間都要回頭檢視，模式是否有需要修正的地方。

（取材自《模式化工作術》第一章，天下文化出版）

圖片來源/Judit Klein via Flickr, CC Licensed