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混在大公司,原來是這樣的...該去大公司工作嗎?

2015-09-09 作者 亞瑟的業務筆記
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在大公司工作像怎樣?

大公司有自己的生態系統,在大公司工作有些像住在旅館裏。旅館有自己的空調系統,自己控制溫度和濕度,旅客在旅館裏根本不知道室外的溫度是冷是熱。在大公司裡工作,你永遠會有事情做,永遠搞不清楚外面景氣是好是壞!

當我還是菜鳥業務員的時候,曾經送過工程樣品給大公司的工程主管驗證。這個主管看了我,就說:「來,來,坐坐!我賞你一杯特別的飲料,感謝你的努力工作。」

他打開窗子,割了一把小麥草,打了一杯小麥草汁給我。因為他在辦公室的窗外種小麥草,大公司的主管原來是這樣過日子的啊!

那是一個風行用小麥草養生的時代,我問他,怎麼有時間在窗外種小麥草呢?這個研發主管告訴我,他都授權給他的團隊成員了:「如果我自己插手太多事,我的團隊成員就沒有機會學新技術了。」雖然這話聽來比較像在混的藉口,但是好像也有幾分道理。

我早就發現了能夠在工作日去打高爾夫球的多半是企業家或者是大公司的高級主管,因為大公司死角多,容易找到藉口。假日人太多了,這些人喜歡在工作日打球,當然,打球可以和客戶藉機會建立關係。但是一場球就要耗去大半天,不太像高級主管用時間的方式。這好像違反了我們常識的認知,以為高階主管應該很忙,有很多重要的事情要做。

時間是有價值的,時間是金錢。昂貴的打球費用對這些高階主管來說並不是問題,但是要找出時間應該是個問題吧。高階主管的時間應該很寶貴吧,不該用來打球,但球場的實際狀況,否定了我們的想像。

大公司的生態

大公司通常有很多規矩,有複雜的流程,但同時也有很多的模糊的空間,像這類高級主管打高爾夫球的狀況就很難評估是否應該?經理人有權力決定如何使用他們的時間。打高爾夫只是其中的一種,也許他們覺得這也是他們工作的一部分。

大公司像個生產線,包括執行長在內,每個人都有自己特定的功能。到處是潛規則,每個人都很難超出自己的工作責任範圍,也很難去干擾別人。所謂的「照顧好自己的花園」(對基層員工來講,「是照顧好自己的一畝三分地」),每個人都只想辦法做好自己責任,不要丟了工作就好了。

在這樣的大公司,任何人都不容易改變公司的流程,或者改變外在的環境。通常,改變是不會發生的,直到市場的趨勢威脅了公司的生存,再來用裁員解決問題。最近幾個世界級的企業在裁員,不就是這樣嗎?

許多高階經理人在大公司裏並沒有太多實際的工作要做,他們只是像根樹幹,不需要做光合作用來提供養分。日常工作都有人在做,許多高階經理人不知道產業的訊息,不知道市場的趨勢,有時連樹皮這種輸送水分(傳遞訊息)的工作都不是他們在做,他們只是在撐在那兒,撐住公司的結構而已。

在許多國家,最大的機構就是政府了,政府單位像個巨無霸的獨占公司,更好混了。那麼像政府這種金剛猩猩公司的高級主管如何善用時間呢?注意一下,電視是怎麼演的政府官員的每日工作,好官員通常就是在讀報紙,壞官員則是在聲色場合廝混。

看災難電影裡,處理災難的人要報告突發狀況給最高主管,那些最高主管不大都是在高爾夫球場嗎?這些電視演的是真的嗎?還是這是導演的戲劇效果,用這樣的背景來說明角色的特色?

經過這些年工作,我已經確定電視演的大部分是真的,大官的生活和工作真的都在遊樂場所。淝水之戰時,宰相謝安不是在下棋嗎?邱吉爾在大英帝國當財政部長時大部分時間以獵野豬,打馬球為樂,每年夏天或者冬天要出國旅行,在海邊寫生。這就是大人物胸中有雄兵數十萬,談笑用兵啊。

記得經濟學人雜誌報導過世界上最好打混的工作是芬蘭的收稅員。他們的工作怎麼個好混呢?文章上說,如果一個芬蘭的收稅員死在辦公室裡,大概兩個禮拜後,他的屍體才會被發現。好混吧!

你該去大公司工作嗎?

最後,最後,我要說的是,我沒有說大公司好不好,或該不該進大公司,每個人條件不一樣,每個人對自己要求也不一樣。大公司的運作很複雜,這只是某個面向,並不是所有大公司的主管們都是這樣過日子。不是的!我看到很多野心勃勃的大公司主管,他們每天兢兢業業的承受壓力在自己的崗位上無休無止工作,他們是這個社會的中堅。

因為大公司總有機會挑到更多更好素質的年輕人。我鼓勵年輕的畢業生應該在畢業的第一個工作設法進入大公司。年輕聰明的人,只有與年輕聰明的人一起工作,才會在競爭的壓力下讓自己磨練得更聰明。否則在輕鬆的環境裡,再聰明的人,三年後也變平凡人了。

因為聰明人太多了,進了大公司兩三年後,你就知道自己在這個公司有沒有更好的前途,這個公司有沒有值得你學習的技能。這個時候,你更清楚產業是怎麼一回事,自己的生涯是在哪裡,也就可以做更好的決定。

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圖片來源 / Glenn Brown via flickr, CC Licensed

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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