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辦公室裡你最應該做朋友的6種人!你蒐集完了嗎?

2016-05-31 撰文‧製圖 陳俐礽
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「大頭,謝謝你的幫忙!」「幸虧有你的幫忙!」「感謝有你的協助,不然我就糟了。」才剛進入職場一個月的大頭,便成為辦公室裡不可或缺的核心人物,許多人在他的協助之下順利完成諸多事項,也樂於和他做朋友。他是怎麼做到的?

《華頓商學院最受歡迎的談判課》中有篇耐人尋味的故事:一名哈佛商學院的學生在畢業後投入了加州某間大型企業,3年後,當初面試她的主管因故離職,新的管理團隊決定把她和老團隊一併開除。

沒想到人事公告當天,數十名來自不同部門的同事前來為她求情,「不可以開除她!」員工力保之下,人資主任最終決定撤銷她的開除令。

難道這個公司非他不可?的確,因為他總是利用閒暇之餘,協助各部門的同事處理繁瑣事務,無形中幫自己建立了深厚的情誼,沒想到這群同事,最後竟然成為她免於開除的理由。

對許多人而言,「人脈」是圖利的管道,唯有需求、困惑的時候,才想起這條人脈,這種建立在利益之上的人脈不僅難以交心,更難長久合作。

比起思考如何從人脈圖利,更應該思考如何真誠幫助他人,從明天起,在面對這些公司裡的各種同事,試著付出關懷、給予協助,為自己打造出一個開心和樂的工作環境:

1. 公司老員工:和他們請教職場要領

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許多年邁的員工面臨到棘手的狀況—不懂新科技。科技快速的變遷,使得許多老員工學習新科技越加辛苦,不妨可以利用時間,詢問他們有無使用上的問題,而老員工會非常願意教授你在辦公室裡自身經驗、職場文化、技巧要領等等,讓你能更快進入狀況。

2. 離職員工:表達祝福,並期待他們告訴你更寬廣的世界

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無論對方的離職原因為何,不妨可以給予對方祝福,往後也可以詢問對方的近況,請記得:建立一個朋友比樹立一個敵人還要重要!而離職員工也許相當樂意和你分享他的經驗和機會!

3. 資訊工程部門:電腦、電話的障礙,他們能幫上你

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工作上難免碰到硬體設備故障的問題,資訊工程師幫我們維修後,可以請他們喝杯咖啡以示感謝,並可以向他們學習簡單的維修方式,未來遇上相同狀況時,就不用再麻煩他們。不僅可以幫助他們省下許多心力,假使日後硬體設備又出問題時,他們也會願意優先為你排除問題。

4. 圖書館員:隱藏在公司內的查資料高手

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並非每間公司都有這樣的員工。若是貴公司有圖書館員,可以利用空閒時協助他們在圖書上的整理。往後有任何資料查詢上的問題,圖書館員都會相當樂意和你分享更有效率的查詢技巧和管道。

5. 清潔人員:感謝他們帶來的整潔環境

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清潔人員是公司裡最辛苦的職員,然而許多人卻從未正視他們一眼。抱持感恩的思維,每當見到這群打掃人員時,不妨可以說聲「辛苦了!」「謝謝您!」甚至是順手撿起路上的紙屑,帶來的不僅僅是愉悅,更能讓他們感受到尊重喔!

6. 公司合作廠商:時時問候,為往後合作鋪路

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和公司合作配合的廠商更是不得忽視,逢年過節、婚喪喜慶都可以致電問候,讓對方不再單單覺得你是客戶,而是暖心的朋友。既使未來沒有在原公司服務,公司的合作廠商仍然願意為你協助,更有可能提供意想不到的優惠!

「為別人效勞」雖然看似簡單的道理,卻並非每個人都可以輕易做到。當我們願意改變對人脈的態度,甚至願意從人脈作為學習的依據,所建立的人脈不僅長久,更能夠為人生帶來意想不到的收穫!

延伸閱讀 / 如何讓自己充滿魅力,成為人人心中「值得交心的朋友」?先做到這11件事!

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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