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陳婉玲/製作

主管太能幹,會養出懶惰的員工!管理的 4 種模式,你是哪一種?

2018-03-28 編譯‧整理 王德平
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身為公司領導人,若連公司裡的芝麻小事都要過問、插手,會讓員工毫無揮灑空間,這樣的管理方式不會獲得好結果,大部分老闆都會盡可能避免 ── 不過,他們可能會過份地發號施令。

Contently 聯合創始人 Shane Snow 認為,這在以往或許可行,但已不適用於現代企業,因為現在的工作越來越重視「原創」、「新奇」,越要求獨特性,不能只靠上頭一個意見,就達到激發創造性的成果。

Shane Snow 指出,現代企業需要的最佳管理模式應該是「眼觀四方,勇敢放手」,他以領導人是否注重趨勢觀察和是否插手事務為兩項標準,並分屬 XY 軸分類出四個管理模式,第一象限中,「只動手,沒前瞻性」的領導,只會讓公司裹足不前;第二象限中,既管公司大方向,又要插手管事的,則會讓員工沒有發展性;第三象限中,既不動腦又不動手的,公司能否發展全憑運氣;第四象限,則就是他所指的最佳模式。

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他分享自己公司中的例子,有一位副總裁人緣極好,同事對他的評價都很高,但就外人來看,可能會認為他的外型不修邊幅、辦公桌總是一團亂、做的圖表與簡報更像是無字天書。然而,他有一個特點是很愛分享,他會把自己內心的想法告訴大家,也因為這樣,他所率領的團隊,一直在公司擁有最好的成績和最高的士氣。

反觀公司的另一個經理,可以說是上述那位副總裁的反面,她非常能幹,而且做事鉅細靡遺,事無苟且,但她帶的團隊卻常常跟不上進度,更糟的是,她為了讓團隊走在正軌,幾乎沒有多餘時間去協調工作或教育員工,讓他們可以進步。

再有一位經理,也是很有才幹的,他帶領一批年輕的團隊,並給他們訂定高標準,結果他卻需要花上許多時間去幫助他們達到那個高標準,甚至他得自己加班到很晚,確保萬事俱足。這反而導致他無法花心思在思考團隊的發展遠景上。

後面說的兩種領導人,他們本人都沒有不好,而是管理模式出了問題。Shane Snow 認為,他們都插手太深了。那位受歡迎的副總裁,很願意放手讓團隊自己決策、執行,他只要求他們要定期回報進展情況。他甚至說,他心裡給團隊的目標是:他們只要在他這關可以達到 85 分就好,剩下的 15 分正是他可以用以教育和溝通的空間,這樣一來,才能激勵團隊勇於嘗試、不斷成長。

Shane Snow 認為,

當一項任務需要團隊合作時,身為領導人最重要的工作就是確保事情完成,其他包括下指令、幫忙作業等都不應該,因為領導人的目光是要放在公司的發展和拓展上,可以多跟團隊分享自己的心得與計畫,引領團隊朝正確的方向前進。

時代不同了,靠「一個指令一個動作」管理的領導風格,是沒有辦法養成能為企業帶來新能量的員工的。所以,勇敢放手吧!

資料來源 / FastCompany

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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