整理‧撰文 文及元
「一周計畫表」不是寫下要做的事就好！做到這 6 件事，才不算瞎忙
「忘掉牆上的時鐘 — 提高做事效率，並不表示做時間的主人。找到心中的羅盤 — 探索真心所願，創造均衡圓滿的人生。」
成功學大師史蒂芬 ‧ 柯維（Stephen Covey）在《與時間有約》（First Things First Time）一書，曾有以上這麼一段話。
他主張，我們可以採取行動，卻無法決定後果，
重要的是，我們做了哪些事情，我們為什麼做這些事情，而不是完工的速度。
在時間的管理矩陣上，可以採用「緊急」「重要」做為兩軸的指標。在日常工作中，我們往往被「重要且緊急」與「緊急卻不重要」的事情困住，最後，位於第二象限「重要但不緊急」的事情（例如親情、健康），通常需要我們花費長時間經營，卻最容易被我們忽略。
柯維主張，每個人都應該做好「第二象限時間管理」，也就是做好「重要但不緊急」的管理，提升這些事項的重要性，例如，如果能以每星期 30 分鐘做好這個象限的步驟擬定，就能讓我們脫離時鐘指針的擺布。
換句話說，真正重要的事，往往不會大聲嚷嚷地提醒你，它們需要主動安排、刻意思考。這也是《經理人》設計「全方位職涯思維課」線上課與《打造職涯優勢地圖》模板工具的初衷：讓你能用每週一點點時間，釐清人生真正重要的方向與目標，並透過具結構的模板，將模糊的理想化為具體行動。
從使命出發，落實到每周行動計畫
不過，究竟應該怎麼做？柯維提出一個時間管理金字塔，教你用「一輩子」的角度，安排每一周的行動計畫。
1. 使命確認
柯維主張，「使命」是時間管理的基礎，這不僅是一星期的生活，同時也反映了我們對於人生的態度與整個人生的看法。
對於想探索時間管理深層意義的人，不妨思索自己最在意的是什麼？人生意義何在？不同於速成的時間管理技巧，而是從使命探討生命的本質。
柯維建議我們不妨自問：
- 生命中，最重要的事情是什麼？
- 人生的意義何在？
- 我希望成為什麼或是完成什麼？
如果不太習慣思考這樣的問題，你也可以換個方式這麼問：
- 我覺得人生中最重要的 3 件事是什麼？
- 我的長期目標是什麼？
- 我覺得人生中最重要的人際關係是什麼？
- 在我的一生中最希望自己有什麼貢獻？
- 我最希望得到的感受是什麼？
- 假使我只剩下 6 個月的生命，這一星期我要做些什麼事？
2. 角色定位
你可能是妻子的先生、女兒的爸爸、母親的兒子、公司的高階經理人、學校的家長會長、扶輪社的社友、慈善團體的義工，認清自己有這麼多個角色定義，將有助於對人生的圓滿有更多的整體觀，知道時間管理有助於角色的動態平衡。
每個人最好幫助建構一個能扮演好不同角色的基礎，柯維稱其為「利器」，包括了生理（例如運動）、社會情感（例如親情）、心智（例如閱讀）、心靈（例如打坐）4 個層面，這並非立刻能立竿見影，而是我們必須投資心力、時間去建構打造。
3. 目標設定
每周為自己設定一至兩個最重要的目標，並接著思考：
- 如果我在下星期完成這些目標，會有什麼結果？
- 我對自己的生活會有什麼不同的感受？
- 如果我只完成了部分目標，會有什麼結果？
- 這會對我的人生產生積極的影響嗎？
- 如果我持續每星期都這麼做的話，會有什麼結果嗎？
- 我會比現在過得更好嗎？
4. 擬定計畫
如果你總是很努力，但做的都不是最重要的事情，那做再多也沒有意義，以柯維的角度來說，生命中最重要的事情才是當務之急。因此，做周計畫時你應該這樣想：
- 做完計畫之後，我對這樣的一周生活有何感受嗎？
- 如果我每星期都計畫好每一種角色的「重要但不緊急」的目標，而且確實執行，對生活會發生什麼影響？
5. 執行
柯維提到，你應該要以自信泰然的心態，將使命落實在每個行動之中。每天一開始先做以下 3 件事情，有助於你不要偏離使命：
- 省思一天的生活：在一日之初花點時間檢討行程，審視生命的內在羅盤，看清楚方向並調整心態，因應不可預期的挑戰。
- 安排事情的先後順序：確認自己要做的事情究竟是「重要但不緊急」、還是「重要且緊急」，這樣才能確保避免被「不重要卻緊急」的事情，用障眼法矇騙。
- 擬定一日計畫表：左欄排出必須在特定時間內完成才有價值的活動，右欄列出一日之中可做的第一、二象限的事情。
即使一天當中發生了許多迫使自己必須重新規畫計畫的狀況時，**善用第二象限（重要但不緊急）時間管理法，可以協助我們分辨哪些才是真正重要的事。 **
6. 評估
一周結束時可以探討以下的問題，做為自己的反省，並開始下周的使命檢討與安排：
- 我完成了哪些目標？
- 我遭遇到哪些挑戰？
- 我做過哪些決定？是否將最重要的事情列為當務之急？
重要的事情一定要「找時間」去做，而不是等「有空時」去做。
時間管理的目的，並非只是被時鐘控制，因為時鐘代表的是我們的承諾、時間表、目標，這是屬於時間管理的層面；真正該控制的是價值、使命、信念、良知、方向，也代表價值觀與生活方式，如果心中只有時鐘卻沒有方向，恐怕會浪費許多時間卻達不到人生的目標。
（本文出自《經理人月刊》第 24 期：創造 1 天＞24 小時的秘訣）
