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升遷前的基本認知:你以為的低價值工作,其實價值很高!

2015-08-03 作者 劉恭甫
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努力一定就會有成果嗎?每天加班熬夜,公司交代的事都任勞任怨完成,但是升遷加薪總輪不到我,到底為什麼?我想應該不少人都有這樣的煩惱吧!

初入職場時,有一次主管要我設計一份「生產排程表」的表格,這份表格看起來沒什麼了不起,卻讓我前後修改超過十次,包括字體大小、表格高度、長度等,每次改好讓主管過目時,心中都覺得很不高興,總覺得他每次都挑三揀四,故意挑毛病。

為了這份表格,我還特地跑去問工廠組長,「請問怎麼修改現有表格,比較能符合你的需要?」沒想到工廠組長卻說,「你又沒在工廠待過,永遠都不會改到我們真正可以用的表格啦!」這句話讓我非常挫折。

一陣子後,同樣又是這份表格讓我被主管念了一頓,回到位置上,回想這半個月都在跟這個表格相處,不免心生怨懟,「我是學設計,應該來這裡畫設計圖發揮長才,又不是來這裡當文書專員修改表格!」當時我非常不開心,索性直接走出公司,我當時心裡只有一個念頭,「到哪去都可以,就是不要再看到這個表格了。」

獨自走了半小時後,我開始靜下心來仔細想一個問題,「為什麼主管要我做這件事?」百思不得其解後回到公司,問了一下隔壁的資深同事才發現,原來主管前前後後找了很多人做這件事,但就是做不好。頓時,我有一股想挑戰的衝動,我想如果可以把這件事做好,主管一定會覺得我很厲害。

於是我開始從這張表格了解前後流程,最後不但完成表格,還畫出整套公司的流程,讓主管大吃一驚!主管其實就是希望藉由這個表格重新設計公司流程。

為什麼我會從排斥做這個表格到想盡辦法把它做好,前後最大的差別在於,一開始我並不了解這份工作背後的意義,做得很不高興又不情願,但是當了解背後意義,讓我甚至還想挑戰這份工作。

低價值與高價值工作間的差別

每次回想當初這個表格工作,都覺得很有意思。後來慢慢成長並剖析箇中意義,我開始意識到,職場中類似的事件其實一直不斷的重演。

我的體會是,任何工作其實都可以分成兩類,第一類是「低價值工作」,第二類是「高價值工作」,工作內容大都是「低價值工作」的人,很可能覺得很努力但是升遷加薪總輪不到自己,「高價值工作」內容比例高的人,可能看起來沒做什麼事,卻能不斷升遷加薪。

那麼,到底什麼是「高價值工作」?什麼又是「低價值工作」?這必須從主管的角度來看。對主管而言,「高價值工作」通常是困難度較高,需要長時間完成,做得不好可以接受,能見度高。相對的,「低價值工作」通常是單純或重複性高的工作,短時間可以完成,做得不好容易被罵,能見度不高。

以表格為例,我把「製作表格」這件事定義成「低價值工作」,而把「表格背後的流程設計」定義成「高價值工作」。以業務單位而言,「打報價單」本身可能是「低價值工作」,而「與客戶進行報價談判」就是「高價值工作」。

所以,如果你想求表現,獲得比較多的升遷加薪機會,你會想做哪一種工作呢?當然是「高價值工作」。

但是,現實的狀況是,大多數人都喜歡接看似簡單容易完成的「低價值工作」,而不願意接吃力不討好的「高價值工作」。所以,如果你願意主動接下別人不願意做的事,就等於接下「高價值工作」;另外,處理主管的燙手山芋,也等於接下「高價值工作」。

雖然在職場初期或是初到新工作環境,我們不一定會被立即指派「高價值工作」,甚至幾乎都被指派「低價值工作」,但是仍然要想辦法在自己的工作中提高「高價值工作」的比例,以降低「低價值工作」的比例。那要怎麼做呢?最直接的方法,就是把「低價值工作」轉變成「高價值工作」。

了解「低價值」工作背後的「高價值」意義

平常要多留意主管關心什麼議題?主管的主管又指派了什麼任務給他?平時就要學會站在主管的角度思考任何一件工作。即使同樣一件事,我們可能認為是「低價值工作」,從主管角度看來可能是「高價值工作」。

所以,看似再沒意思的工作,如果用主管的眼光來看,就能看出一份工作的價值所在。例如主管非常在意成本與效率,我們便可以把「設計表格」這件事,轉換成「通過設計表格,思考如何優化或簡化流程的方法」;把「統計交通費」這件事,轉換成「通過交通費的統計分析,思考如何降低交通費支出的方法」。

也就是說,如果這件事轉換成功並產生結果,那麼這件事對交辦任務給你的主管而言,將大幅超越他原本的期待。

圖說明

將「低價值」工作與公司策略結合在一起

平常多留意公司策略,像是公司希望提高或降低什麼指標,希望解決什麼問題等,才能夠透過手中的例行性工作,為公司做出貢獻。

例如今年公司的策略是強化客戶服務,提高客戶滿意度,就可以把「統計交通費」轉換成「通過交通費的統計分析,思考如何降低客戶在旅途上不方便的方法,以提高客戶滿意度」,或是可以把「設計表格」,轉換成「通過設計表格,思考如何讓客戶降低填各式表格的方法以提高客戶滿意度」。

每個人都希望自己的表現被主管看到,所以提高自己手上工作中「高價值工作」的比例,是唯一的一條路,也就是把手上的「低價值工作」轉變成「高價值工作」,希望大家能藉由高價值工作轉換計畫表,將手上的工作轉換後填入「高價值工作轉換結果」欄內,認真計畫並執行,主動向主管提出自己的看法,持續的努力下,我相信未來每天加班熬夜、任勞任怨,但是輪不到升遷加薪的人,絕對不是你!

延伸閱讀/

無可取代的人才,升遷當然比較快!明星員工的5個共同特質

圖片來源/Shutterstock

不懂這些,別想加薪

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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