業務工作傳統上被認為是適合外向的人的工作，許多外向的業務人員甚至不喜歡寫報告，認為寫報告這種文書工作，無助於自己接到訂單，這真的是對業務工作的一大誤會！

業務人員在社交場合可以嘻嘻哈哈的與所有人打成一片，可以哭、可以笑、可以鬧，可是他們的腦袋永遠保持清醒，永遠盤算著如何做好自己的生意；事實上，許多做大生意的人，退出社交場合後，也可以耐得住煩，細心檢討內部工作。他們讀報告，他們也寫報告。

前英特爾總裁安迪．葛洛夫(Andy Grove)就是自己會寫報告的人，他認為寫報告是一種自律的行為，寫報告可以檢討問題，還有檢討專案的進度。寫報告，是為了幫助你自己把工作做好，幫助你做出正確的決定，它的重要性遠超過你的團隊成員有沒有認真讀這些報告。

許多大的機構團體沒有辦法把要傳遞的訊息，一一傳達給每個人，報告就是最重要傳遞訊息的工具。磨練好自己寫報告的能力，與做好生意並不衝突，我們來談談「提升你的報告水準」應注意的事項：

1. 決定你要寫的是哪一種報告

你要寫的是哪一種報告，決定了你報告的內容。舉例來講：每週的週工作報告就不同於市場分析的報告。對週報告來講，你需要把資料蒐集在一起，可能得精煉出有價值的內容。但是市場分析報告，你要做的不只是蒐集訊息，你還得分析市場的走向、機會和問題在哪裡。

不同報告，有不同的取向，也有不同的規格。知道了自己要寫哪一種報告，你才能知道自己的內容應該包括哪些元素。

2. 決定你的報告目標

一旦你決定了報告的目標和讀者，就把你的目的放在所有段落的第一段，其他的段落是為了支持和說明你的的目的，你的讀者就能有效率地知道這份報告的目的。

3. 一個段落談一個主題

在一個段落裏，不要給你的讀者太多東西，把內容適切細分了，讀者才容易消化你的內容。在商業報告裏，把你要談的事情切成一小件一小件來談，讓不同專業領域的讀者也可以了解。

4. 不要犯致命的錯誤

如果你要做預測，一定要確定方向是對的。不要發生預測營業額是成長的，實際營業額卻下滑的致命錯誤，這種錯誤在任何狀況下都應該避免。

當你的邏輯正確時，預測有些偏差是可以容忍，也可以預期的。例如你預測成長10%，但是實際成長只有9%，這樣的誤差會被認為在合理範圍內。可是，如果你預測生意是成長的，但是結果卻是下滑的，這就很糟糕。如果不是有不可預期的事件出現，例如地震讓生產停滯了，這就是不可原諒的錯誤。

5. 要有充分的證據

一份好的報告應該要有證據支持，不要只是做一個宣稱或計畫，卻沒有證據支持你的說法。從你的證據，去顯示你的結果，不要先有結論，然後找證據支持你的說法。如果你讓證據引導你，報告自己就會講話，讀者會很自然的知道你想說的結論。

如果你的結論符合某人說過的理論，那很好；如果不符合理論也沒關係。只要你的證據支持你，不要擔心與專家不同，也不要擔心與大眾意見不一樣。

6. 考慮達成目標的侷限

侷限，就是阻礙你達到目標的因素。例如，你的計畫說年營業額要達到十億台幣，但是主要零件缺貨可能會影響到你的目標。把這件事考慮進報告中，你才能提供合理、務實的目標。

寫報告的時候，你一定要把侷限因素計算進來，在報告中這是一個重要的提醒。將侷限條件放在你的報告中，顯示你完全了解你將會面對的挑戰，這會讓人認為你提供的是一份專業的報告。

7. 哪些人、哪個部門會被你的報告影響（是好的影響，還是壞的影響？）

你在製作報告前，需要事先了解整件事情的原委，更要了解哪些人或是哪個部門會被你的報告影響。特別是你的報告提到其他的部門時，需要特別小心。你的報告只要把事情講清楚就可以，不需要在字裡行間直接批評一個人或一個部門。不去冒犯人，是寫報告的藝術。

8. 保護你自己

寫報告要避免傷害其他人，同時也要知道如何保護自己，務必要假設這份報告會被轉寄給其他人。我們不知道收信的人會怎麼想，他的利益又在哪裡？如果被轉寄了，報告可能被送給任何人，造成無法修補的傷害。所以，你必須確認報告中講的都是事實，也要確定你可以回答每個對報告內容質疑的問題。

但有時只是提供真實的狀況是不夠的。有的時候，你的報告內容是真實的狀況，卻可能令某些人難堪或者不舒服。這時候你需要把報告的語氣放軟，或者繞個彎講話，表達了實際狀況，又不傷害人。（史記裡很多關於漢高祖劉邦不光彩的事，都被放在以別人為主角的敘述裡。）

9. 避免使用專有名詞

寫報告要避免使用專有名詞，當你使用專有名詞時，就好像在教導你的主管，而不是在向他做報告。所以你需要用一般人能懂的話來寫，或者使用你的主管能懂的話來寫。

使用正確的標點符號、格式和正確的拼字。如果報告中的標點符號、格式或者拼字是錯的，會使報告內容看起來很糟糕，也讓你的讀者分心。

10. 不要期望老闆照你報告做決策

一份報告就是一份報告，不要認為你寫了一份偉大的報告，就可以讓你的老闆照你的意思去做決定。通常，寫一份報告，真正得到好處是你，而不見得是你的老闆。

老闆有老闆的壓力，也許他看到了你沒看到的事實，所以即使你的老闆沒有對你的報告做出任何回饋，你不需要覺得難過。真正重要的是，在準備這份報告的過程裡，可以幫助你瞭解狀況，可以幫助你把工作做得更好，而不是你的老闆是否得到好處。

11. 送出報告前再檢查一次

送出你的報告之前，你需要認真檢查你的報告，以確定你可以提供一份正確的報告。如果你提供了一份好報告，你的主管也會想，你的工作態度可以負責其他更重要的工作，而得到升遷的機會。

可是，如果你沒有檢查你的錯誤，等於你提供了一份散漫的報告，這份報告也會更暴露你的缺點給你的主管。即使是小的錯誤，都會反映你的缺點。舉例來講，如果你在你的報告的第一行就打錯字，你的主管也許會想，「為什麼你沒有發現這個錯誤？」，你的主管當然知道這只是筆誤，但是他會懷疑你的能力，會認為你不能夠嚴肅的看待你的工作。

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