面對團隊開會只看簡報而不思考的狀況，關鍵在於將會議從「單向報告」轉變為「聚焦問題的討論」。你可以透過文字報告與引導技巧，強迫團隊參與決策過程：
透過「問題導向」的會議紀錄引導思考
與其只記錄結論，不如將會議紀錄改為「以問題為核心」的結構。根據《從沒想法到有想法的精準表達寫作術》的建議，你可以將會議議題整理成邏輯鏈，例如：「前一次的問題」→「本次討論的目標」→「下一次要解決的問題」。透過這種方式，團隊成員在閱讀紀錄時，會為了準備下次會議而主動思考，甚至能將紀錄帶到會議桌前作為討論基礎。[4]
運用「ORID」與「SKS」提問法，強制啟動決策
當團隊習慣被動接受資訊時，你需要主動拋出問題來引導思維。根據《經理人》整理的引導技巧，你可以嘗試以下策略：
- ORID 聚焦討論法：從「客觀事實（Objective）」開始，詢問專案進度；接著進入「反應層次（Reflective）」，詢問成員對現況的感受；再到「詮釋層次（Interpretive）」，挖掘問題成因；最後才進入「決定層次（Decisional）」，詢問接下來該採取什麼行動。這能有效引導團隊從經驗中省思，縮短溝通時間。[1]
- SKS 提問法：若會議目的是要快速收斂決策，直接詢問：「根據討論，哪些事不要做？」、「哪些可以繼續做？」、「為了達成目標，我們還需要做什麼？」。這種具體的提問能直接將團隊的注意力從簡報內容拉回決策執行面。[1]
營造「建設性衝突」的討論氛圍
如果團隊成員沉默不語，往往是因為擔心發言被否定或不清楚發言目的。你可以採取以下做法：
- 明確請求與交通警察角色：參考《不再各說各話》的建議，若有人發言迂迴，主持人應扮演「交通警察」，直接詢問：「我不清楚你發言的目的，是希望大家給予什麼回應嗎？」這能強迫發言者釐清需求，也能讓台下聽眾意識到會議需要具體的決策回應。[2]
- 利用「換個說法」與「擱置區」：參考亞馬遜的會議技巧，對於不擅表達的成員，主導者應主動運用「換個說法」來補充其論點，鼓勵其發言。若討論偏題，則設立「擱置區」將議題暫存，確保會議能聚焦在當下的決策目標，同時讓成員感受到意見被尊重。[3]
透過將「問題」置於簡報之前，並在會議中擔任主動引導的「交通警察」，你將能打破團隊只看簡報的被動習慣，將會議轉化為真正產出決策的場域。
