面對行政作業被紙本單據塞滿的困境，建議採取「拆解流程、分層自動化」的策略，將瑣碎的勞力密集工作轉移給 AI 與機器人，讓員工能專注於更有價值的決策任務。[1][7]
1. 釐清流程並導入 RPA 處理機械化動作
行政作業中許多「規則清楚、例外少」的環節，最適合交給 RPA（流程機器人）執行。RPA 就像人類的「手」，能反覆處理機械化的輸入與資料轉換工作，大幅減少手動 Key 單的時間與錯誤率。[1][7]
- 自動填入與資料串接：參考台灣大哥大的做法，他們將人資、會議室預約等系統與 AI 串接，當員工有需求時，AI 能即時從系統調出數據或自動完成預約，無需人工介入。[3]
- 減少輸入錯誤：維修人員在填寫申請單時，可利用 RPA 自動帶入客戶購買紀錄、保固資訊等，避免人工輸入錯誤導致的賠償損失。[1]
2. 運用 AI 進行判斷與審核
當流程涉及需要「看資料、做判斷」的環節時，AI 則扮演「腦」的角色，能協助處理更複雜的行政審查。[1][7]
- 自動化對帳與審計：微軟財務團隊透過 Copilot 進行自動化對帳，將原本需耗時數小時的任務縮短至 10 至 20 分鐘；此外，AI 還能自動抓取電子郵件中的發票統編、尾款等資訊，加速收款流程。[4]
- 文件初步審查：主管可定義審查標準（如預算編列是否清楚、目標是否具體），讓 AI 依據這些標準檢查同仁提交的申請書，並標示出不合規之處，減輕主管審閱負擔。[6]
3. 建立「情境感知」與 AI 工作流
若要達到自動化的極致，需建立「情境感知」能力，讓 AI 能夠主動感知事件並採取行動，而非僅是被動回答問題。[3]
