除了生成會議簡報，傑出管理者還會怎麼用 AI？10 個實用技巧公開

生成式 AI 工具正逐步進入管理現場，從人員輔導、團隊溝通到業務處理與個人反思，皆能發揮輔助作用。根據日本新創公司 Renewer 所發布的《經理人生成式 AI 使用指南 2025》（暫譯，原文為マネージャーのための生成 AI ガイドブック 2025），彙整超過 50 位現任主管的實務經驗，提出 10 項生成式 AI 應用技巧。

這份指南針對新手經理人在日常管理場景中的困難情境，從一對一面談、任務交辦、會議準備，到團隊共識建立與目標優化，提供具體操作建議與 prompt 範例。工具建議以 ChatGPT、Claude、Gemini、Perplexity 等為主，並搭配實務回饋加以驗證。以下為 10 項實戰技巧彙整：

1. 分析 1 on 1 對話策略

主管在進行 1 on 1 面談時，常需在「直接教導」與「啟發 / 引導」間做出取捨。建議主管可先將部屬的挑戰與目標輸入 AI 工具，請其分別產出「教導式（teaching）」與「引導式（coaching）」兩種應對策略，以便因應不同性格與情境需求。

• 適用工具：ChatGPT（o3-mini）、Claude（3.7 Sonnet）、Gemini（2.0 Flash）

• 操作方式：描述部屬當前目標與問題，請 AI 輸出兩種溝通策略，並比較優劣。

• prompt 範例：
  我的團隊成員目前目標是提升跨部門溝通效率，但他對流程感到困惑。請分別以「教導式」與「引導式」方式，提供我應對這位成員的建議內容。

2. 困難對話模擬

在人事評估、薪資調整或行為改善等場合，主管常需進行高壓、帶有爭議的談話。為避免臨場出錯，建議主管可設定具體情境，請 AI 扮演員工角色，模擬對話過程，結束後再請 AI 提供溝通回饋。

• 適用工具：ChatGPT（o3-mini，語音模式建議開啟）、Claude、Gemini

• 操作方式：明確描述角色、情境與議題，請 AI 主動開始對話並提供事後建議。

• prompt 範例：
  請你扮演一位對來期薪資調整感到不滿的工程師。我將擔任你的主管，與你進行模擬面談。請從第一句話開始說明你的立場。結束後，請給我溝通技巧上的回饋建議。

3. 任務指示優化

交辦任務時若指令不清、脈絡不明，將影響團隊理解與執行。建議主管透過 AI 重寫指示語句，套用「Why（為什麼做）→How（怎麼做）→What（具體要做什麼）」的黃金圈理論（Golden Circle）架構，提升交辦明確性與接受度。

• 適用工具：ChatGPT、Claude、Gemini

• 操作方式：輸入原始任務敘述，請 AI 依「Why → How → What」結構改寫。

• prompt 範例：
  我想請行銷團隊協助分析競品網站，請根據「為什麼要做、怎麼做、要做什麼」的邏輯，幫我寫一段具體且清楚的任務指示內容。

4. 資訊摘要與圖解

當公司有跨部門溝通需求、重要決策需轉達時，主管往往需將複雜資訊整理成簡明扼要的訊息。該指南指出，主管可使用生成式 AI 將原始會議紀錄、政策公告等轉譯為易讀內容，並生成摘要與圖示說明。

• 適用工具：Claude、Gemini、Copilot

• 操作方式：輸入原始內容，要求 AI 生成摘要版說明、視覺圖表與閱讀說明。

• prompt 範例：
  以下是一則公司內部信內容，請協助我整理出摘要說明，並加入「本郵件目的」與 「建議閱讀時間」，同時列出 3 個關鍵重點。

5. 例會發言素材蒐集

主管在定期例會中常需簡短發言，傳遞組織文化、激勵士氣或分享新知。該指南指出，這類發言雖短但重要，建議使用具備搜尋功能的生成式 AI，如 Perplexity，定期蒐集適合的話題、業界趨勢或名言金句，作為發言素材。

• 適用工具：Perplexity

• 操作方式：指定領域與語氣風格，請 AI 提供數則符合近一周／一個月的議題與說法。

• prompt 範例：
  我每周在工程團隊例會中，需要發表 3 分鐘關於生成式 AI 的最新趨勢或新聞，請你提供 3 個主題，並附上簡短說明，請提供近一個月內生成式 AI 的相關話題。

6. 文件初步審查

主管通常需審閱大量文件，例如提案書、會議記錄、預算計畫等。該指南建議，讓部屬使用 GPTs 或企業內部自建 Bot 依既定標準進行文件檢查，可協助初步檢查、提升效率，進一步減少主管負擔。

• 適用工具：ChatGPT（GPTs 模型）

• 操作方式：定義審查標準，讓 AI 依據要點審閱文件內容，並標示不合規處。

• prompt 範例：
  你是主管，要審查一份同仁提交的採購申請書。請根據以下 3 個標準檢查內容：（1）預算編列是否清楚，（2）目標敘述是否具體，（3）可行性分析是否完整。請指出不符合項目並說明理由。

該指南也提醒， 若上傳內部文件至外部平台，應特別注意資料安全性與機密保護。企業亦可考慮使用內部版本或封閉式 GPTs 實施該流程。

7. 模擬爭議性議題討論

當主管預期即將主持的會議存在立場分歧，例如調整出勤制度、預算分配爭議等，可事先使用生成式 AI 模擬會議現場，請其分別扮演不同立場參與者，演練發言邏輯、爭點與妥協方案。

• 適用工具：ChatGPT、Claude、Gemini

• 操作方式：輸入議題、利害關係人與立場背景，請 AI 模擬多輪對話與總結反對理由。

• prompt 範例：
  我即將主持一場會議，主題是「恢復每周 2 天出勤制」，請模擬贊成與反對雙方的辯論，各發言兩輪，並最後列出各方可能主張的觀點與回應重點。

該指南指出，這樣的應用有助主管掌握風險點、提前制定折衷方案，也能提升主持過程的掌控力與邏輯清晰度。

8. 目標語言優化

OKR、KPI 近年在企業廣泛導入，但許多目標語言生硬、缺乏情感，難以激發團隊共鳴。該指南建議，主管可使用生成式 AI，結合創意發想工具如 SCAMPER 或心理學理論如 SDT，轉化為更具吸引力、激勵效果的語言。

• 適用工具：ChatGPT、Claude（可搭配 SCAMPER）、Gemini

• 操作方式：輸入原始目標與情境，請 AI 依創意工具轉化語言並說明改寫邏輯。

• prompt 範例：
  原始目標為「將客服處理時間縮短 20%」。請你依照 SCAMPER 法轉化語言，讓此目標變得更具啟發性與吸引力，並說明每一步轉化的邏輯。

該指南也提醒，AI 不應替代目標設定者的意圖，而是作為「語言轉譯器」，幫助主管更具說服力地表達核心目標。

9. 逆引導

新手主管面對實際問題時，未必熟悉眾多管理框架與模型。該指南提出「逆引導」方法，亦即將問題詳述交給 AI，請其從知識資料庫中推薦可應用的理論工具，反向匹配策略。

• 適用工具：ChatGPT、Gemini、Claude

• 操作方式：說明情境、對象與困難，請 AI 推薦可能對應的管理手法並簡述原因。

• prompt 範例：
  我帶領的團隊近期出現兩位資深員工因工作分工爭議產生嚴重摩擦，請根據此情境，推薦可應用的管理方法或溝通模型，並說明其適用原因。

此方法強調「先問題、後工具」，尤其適合實戰型主管，在事件發生當下快速建立處理策略與框架。

10. AI 版反思日誌

「反思日誌」（journaling）被認為有助於釐清思緒、舒緩壓力。該指南指出，透過 AI 進行日誌分析，不僅能幫助主管理解自身情緒波動，還能發現潛在議題與重複思維模式。

• 適用工具：ChatGPT（GPTs）、Claude、GPT-4.5

• 操作方式：讓 AI 閱讀反思日誌，請其回饋今日思維亮點、情緒走向與改進建議。

• prompt 範例：
  這是我今天的工作日誌內容，請你分析我在這篇日誌中的主要情緒變化、值得注意的行為模式，以及一項我可以著手改善的建議。

該指南建議可將這類 prompt 設為每日固定流程，並使用 GPTs 建立專屬反思助手，以累積長期洞察。

領導者都怎麼用 AI？黃仁勳、納德拉的實戰經驗

除了上述的技巧外，輝達（Nvidia）執行長黃仁勳（Jensen Huang）曾在 CNN 節目《Fareed Zakaria GPS》中分享，他不會僅仰賴單一 AI 的答案，而是「像請教 3 位醫生一樣」，將同一問題分別詢問多個 AI，再讓它們彼此批判與比較回答內容。

他表示：「我通常會問 AI：『你確定這是你最好的答案嗎？』」此方式有助於找出更全面、準確的資訊，也鼓勵管理者在使用 AI 時保持批判性思維。他進一步指出：「使用 AI 本身就是一種提問的過程。為了提出好問題，你必須先具備邏輯與分析能力。」

此外，黃仁勳也透露，自己每天將 AI 當成學習導師，針對陌生領域的知識，他會請 AI 先用「解釋給 12 歲小孩聽」的方式簡單說明，再逐步深入至博士級層次。這樣循序漸進的理解過程，對於需要快速吸收新資訊的管理者而言，極具參考價值。

另一方面，微軟執行長薩蒂亞·納德拉（Satya Nadella）則是在日常溝通與知識吸收中大量使用 AI。他表示，自己不會花時間聽 podcast，而是直接上傳逐字稿給 Microsoft Copilot 閱讀與摘要，並於通勤途中與 AI 互動、討論內容。他也透過 Copilot Studio 建立超過 10 個專屬的客製化 AI 代理人，處理郵件摘要、會議準備、內部資訊整理等行政與溝通任務，將 AI 實際導入決策與時間管理流程中。

資料來源：NOTE、Tech in Asia、TOI；本文初稿由 AI 協助整理，編輯：支琬清