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鍛鍊「預測力」5面向,碰到突發狀況也不怕

2019-11-18 17:39:59
Managertoday
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<span style="font-family: '新細明體','serif';">你有過這樣的經驗嗎?工作一大堆,卻不知從何處著手;或是,原以為事情會順利開展,卻突然陷入無法解決的麻煩</span

你有過這樣的經驗嗎?工作一大堆,卻不知從何處著手;或是,原以為事情會順利開展,卻突然陷入無法解決的麻煩
上述困擾,全是因為缺少「工作預測力」。《提升3倍效率的工作預測力》作者吉山勇樹提到,「工作預測力」指的是在進行任何一項工作之前,預先思考過所有可能會影響成敗的問題或困難,並提出解決辦法。假如事前未進行沙盤推演,最後極可能會以一連串的失敗收場。

想要成為「預測力達人」,吉山勇樹建議可從:風險管理能力、想像力、溝通力、覺察力、持續力5個方向開始進行鍛鍊。

1.****鍛鍊「風險管理力」,臨機應變
首先,經常將自己所能想到在工作可能會出現的意外狀況(無論發生機率多麼微小),全都記在紙上。接下來,針對條列出的每一個可能發生的突發事項,思考「如何避免意外發生」「若意外真的發生,該如何解決」的應變方法。
最後則是確認「開始行動的時間點」,也就是執行方案的「引爆點」。設定引爆點好處在於,能夠清楚讓每個人知道什麼時候應該靜觀其變,什麼時候又該採取動作,以免真碰到問題時,卻無法掌握停損的時機。

2.****鍛鍊「想像力」,創造更多選項
著手開始做事之前,應先針對工作內容「擴大發想」,想像該項工作是由哪些細節組合而成,或是設想還可以利用哪些方式完成工作。其次,將自己接下來的行動「影像化」,藉由具體的畫面,慢慢釐清腦中模糊不清的想法,有助於之後實際行動更為簡潔順暢。

吉山勇樹建議,進行發想時,首先應重視「量」,任憑想像力不斷奔馳,不需要限定品質與方向。書中介紹了4個發想法,可幫助工作者快速掌握創意思考的方法。

1****)垂直式思考:以既有概念做為出發點,深入挖掘其他想法;
2****)水平式思考:打破原有框架,從不同角度剖析及組合不同的概念;
3)矩陣式思考畫下一個或多個九宮格矩陣,將主要概念擺進正中間的格子裡,向外幅射思考,讓發想變多變廣;
4****)聯結式思考:從某一個行動開始,一個串著一個不斷地聯想,最後每項工作都會連結起來,便能掌握事情的順序和邏輯。
3.****鍛鍊「溝通力」,傳達正確訊息
在工作場合上,時常會碰到讓人啼笑皆非的「傳話遊戲」——自以為已經告知對方,對方卻沒有「正確地」接收你所傳達的訊息。無論是口頭搭話或實際行動,溝通的目的都是為了讓對方有所回應。假如對方聽完訊息之後,卻不知作何反應,就代表溝通無效,甚至會產生嚴重誤會。

適當的溝通,首先應思考如何以對方能夠理解的方式來陳述內容,並盡快進入主題,方便對方預想事情的全貌。另外,為了讓說明更清晰,也可利用圖形、插畫、表格等方式,強化對方在內容上的理解程度。

4.****鍛鍊「覺察力」,發掘改變契機
要學會預測,必須先對周遭發生的事物有所感覺。吉山勇樹將一般的覺察模式分為兩類,一是被動式的覺察,二是主動式的覺察。

被動式覺察表示是因為受到外在人、事、物的刺激而學習到新知,或是體認到自己的不足,進而採取相關作為,比方說聽了一場好演講,而獲得心靈上的成長。主動式覺察則代表自己主動觀察到周遭的變化,例如發現到自己每次都是將工作拖壓在最後期限之前,才手忙腳亂地完成,所以決定之後一旦被分配到新工作,就要將它切分為數個小階段,排進每天的計畫表。

5.****鍛鍊「持續力」,讓習慣成自然
經常聽到有人說「我每天要運動30分鐘」之類的自我約定,不過下場通常是三分鐘熱度。吉山勇樹認為,對於自我約定,務必立下嚴格的規範,預先規定好一天當中的某個時間做某件事情,如此才能慢慢地養成習慣。

然而,養成任何習慣的過程都會碰到困難,而挫折總會讓人懷疑自己能否辦到。這時,作者強調,在找理由放棄之前,想辦法摧毀不能持續的理由,同時努力尋找堅持的方法,雙管齊下,才不會下錯決定,最終讓自己後悔。(整理/陳立唐)

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