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讓會議從無效變高效的秘訣!看看Apple和Google怎麼做…

2019-11-19 10:23:43
Managertoday
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開會、開會、開會。這是你每天的行程表嗎? 其實,你不是不想開會,而是開了這些會,工作好像也沒有太大的改變,只是徒然浪費時間。如果,會議可以更有效率,真的能促進行動改變,是不是就沒有這麼惹人

開會、開會、開會。這是你每天的行程表嗎?

其實,你不是不想開會,而是開了這些會,工作好像也沒有太大的改變,只是徒然浪費時間。如果,會議可以更有效率,真的能促進行動改變,是不是就沒有這麼惹人厭了?快參考Apple、Google、美國運通的做法,讓會議甩開惡名,而是高效、討論、有用的代名詞,下次開會的時候,記得試試看。

Google:會議人數最好壓在10人以下

Google業務營運副總裁Kristen Gil在think with Google網站內寫道,參加會議應該被視為「榮譽」,而不是苦難,無法發表意見的人就不應該存在會議室裡。每一次的會議邀請對象應該經過精挑細選才可發出,最好控制在10人以下,以維護每個員工的工作時間。

>> 延伸閱讀 / 向Google學30分鐘會議,從此不再開會開到死!

Apple:每個專案都有D.R.I.(直接負責人)

Apple發現最有效節省會議時間的方法,就是每個工作都要分派負責人。《Fortune》曾以專文剖析Apple內部文化,在賈伯斯時期,公司內永遠不會出現「這專案是誰負責的」的疑問,因為D.R.I.(directly responsible individual,直接負責人)的名字會先列在會議的議程上,大家都很清楚專案應該找誰接洽,在會議上就無須討論責任歸屬,也可以做出明確的建議和指示。

美國運通:開會前,先用5個字講明主題

美國運通副總裁Christopher Frank曾在《Forbes》撰文寫道,想要召開成功的會議,你必須要能定義清楚會議的目的和主題。此會議是要做決策?分享訊息?還是集思廣益?如果是做決策,就該事先提供資料給與會者參考,在會議上才能直接討論;假如是要分享訊息,則要準備簡報、整理訊息備忘錄,在會議時進行報告;那如果是要徵招點子,你就要想盡辦法促進討論才行。

另外,Christopher Frank建議,召開會議者要試著用5個字講清楚想解決的問題,如果你想請大家討論的議題太過冗長,就表示這是缺乏主軸和核心的討論,很容易失焦,造成時間浪費。

圖片來源 / scottog via Flickr, CC Licensed