Managertoday 經理人

簡報提案一眼抓住重點!圖解取代文字,溝通更有效

2019-12-16 04:34:04
Managertoday
https://4.bp.blogspot.com/-_2s-5ArclxE/VGGB1DdYZEI/AAAAAAAAUwI/9MdsSGpIOKY/s1280/discuss_shutterstock.JPG
製作簡報中的圖表時,首先須從長篇大論中抓出關鍵字句或數據,然後釐清其間的邏輯關係,進而選擇適合的圖表類型表達,讓聽眾一眼就能抓住資訊脈絡與重點。 看看【圖1】左邊一長串文字,再看看右邊圖解,同樣的簡

製作簡報中的圖表時,首先須從長篇大論中抓出關鍵字句或數據,然後釐清其間的邏輯關係,進而選擇適合的圖表類型表達,讓聽眾一眼就能抓住資訊脈絡與重點。

看看【圖1】左邊一長串文字,再看看右邊圖解,同樣的簡報內容,不同的展示方式,好懂度是不是差很多呢?

點圖可放大

「最高明的簡報,就是沒有文字、只有圖解的簡報,」日本簡報顧問公司ePresen負責人天野暢子如此說道。之所以使用圖解取代文字,是因為依照一般簡報者的講話速度,聽眾通常在兩分鐘之內就必須理解完一頁簡報,如果頁面中滿是密密麻麻的文字,聽眾忙著閱讀字海都來不及了,簡報效果必將大打折扣。透過圖表或圖解,讓大家一眼就能抓住資訊脈絡與重點,溝通效果才能發揮到最大。

想要將純文字變換為圖解,《簡報+》作者韓明文表示,首先須從長篇大論中抓出關鍵字句或數據,然後釐清其間的邏輯關係,進而選擇適合的圖表類型表達。

在表現上,主要可分為兩種:一是將關鍵字句或數據依照性質區分,以表格或色塊方式重新包裝成「圖表」;二是使用幾何圖案與箭頭符號,描繪出關鍵字句或數據間的概念關係,做成「圖解」。

對多數人來說,第二種做法難度遠較第一種為高。在思考分析關鍵要項間的關係時,《圖解第一次簡報就上手》作者黃彥達建議,主要可從「時間」(循序漸進、與時俱增、反覆出現)、「組成」(有階級從屬、無階級從屬)、「收放」(集中歸納、擴散演繹)、「比較」和「分布」思考,進而套入以下9種圖形(參見【圖2】),就能讓文字變成清楚易懂的圖解了。

點圖可放大

@@ACTIVITYID:455@@
圖片來源/Shutterstock