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當個好主管的第一步:認清主管的角色,和你想的不一樣!

2019-11-19 11:34:46
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##當個好主管的第一步:校準你對管理工作的認知 許多工作者都是在升上主管那一刻起,才開始練習、學習做主管,根本還無暇思考管理工作的本質是什麼,就開始「做管理」了。 管理大師[亨利‧明茲柏格(Hen

當個好主管的第一步:校準你對管理工作的認知

許多工作者都是在升上主管那一刻起,才開始練習、學習做主管,根本還無暇思考管理工作的本質是什麼,就開始「做管理」了。

管理大師亨利‧明茲柏格(Henry Mintzberg)在長期觀察研究中高階主管的日常工作後,歸納出管理工作本質的4個迷思與真相,協助現任或未來的主管從實務面向去了解,當自己的角色轉變時,工作內容會有哪些改變,相應地調整自己的心態和認知,努力做一個稱職的管理者。

迷思1. 主管是深思熟慮、有條不紊的規畫者

真相:工作步調緊湊,突發狀況不斷

大多數人對主管的印象是「坐鎮在辦公室裡運籌帷幄,規畫公司未來」,事實卻是如同哥倫比亞大學(Columbia University)教授倫納德・塞爾斯(Leonard Sayles)所形容的那樣:主管的工作就像是打理家務,家裡的水龍頭總是在漏水,灰塵永遠擦不完,明茲柏格也發現,主管的工作充滿了零碎任務,時常被打斷,隨時都有部屬想找機會卡進主管的空檔,主管連續工作30分鐘以上不被打擾的次數,每兩天才出現一次;超過半數以上的活動時間,不超過9分鐘。

迷思2. 主管依靠正式管道取得重要資訊

真相:主管進行非正式、口頭溝通居多

傳統上認為,主管必須依靠正式的溝通管道、閱讀成堆的報告,才能取得重要資訊,其實這有時候反而會增加主管的困擾,也很浪費時間。明茲柏格指出,主管的工作中有6~9成使用口語溝通,管理者的「產量」大多是由他們口頭或e-mail所傳遞的資訊來衡量,可以說聯繫工作就是主管的正事。

甚至八卦、謠傳、臆測等軟性資訊,已成為主管最主要的消息來源。明茲柏格強調,主管要是無法得知「公司最大客戶和頭號競爭對手一起打高爾夫球」的消息,就只能等著業績大跌。

迷思3. 管理是上司和下屬層級關係

真相:與平行單位、外部單位互動頻繁

當上了部門小主管,你可能以為,只要跟部屬、上司相處好就夠了。其實不然,由於許多管理活動都是發生在組織外部或跨部門之間,因此主管通常會有超過半數的時間,是在和自己部門以外的人打交道。
明茲柏格形容,主管的角色就像「沙漏的頸部」,處於外部人脈與內部管轄單位之間的樞紐,負責接收各種訊息與請求,經過篩選、吸收後,再把資訊傳遞給組織內外所有人。

迷思4. 主管密切控管他們的時間和管轄單位

真相:工作受牽制,但仍努力掌控局面

許多管理學者將主管喻為交響樂團指揮,既要讓各種樂器協調演出,又要展現獨特的風格,還必須協助解決團隊成員的各種問題。換個角度想,站在指揮台上的主管,看似是在指揮調度,反而有點像是木偶,由數百人拉著線,迫使他做出特定動作。

不過,明茲柏格指出,高效主管既不是指揮,也不是木偶,即使工作受到牽制,也會努力掌控局面,避免自己疲於奔命。他們通常選擇性地出席活動,而不是對團隊成員的要求來者不拒、應接不暇。

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