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無論多忙,主管都要把員工放心上!4個做法讓部屬心甘情願拚績效

2019-12-13 00:24:51
Managertoday
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一早進辦公室,就看到部屬面色凝重、不發一語,和平常開朗外向的性格判若兩人,身為主管的你,會上前攀談兩句,還是視而不見?

一早進辦公室,就看到部屬面色凝重、不發一語,和平常開朗外向的性格判若兩人,身為主管的你,會上前攀談兩句,還是視而不見?

《好主管一定要懂的2X3教練法則》作者伊藤守指出,比較好的做法是主動和部屬聊一聊,了解對方是否需要幫忙。相較於「針對已經發生的狀況」事後做出「回饋」(feedback),這種「事前就察覺異常徵兆,在狀況發生之前提出因應對策」的「前饋」(feedforward),更能防患未然,也是主管對部屬進行教練(coaching)的用意。

伊藤建議,想成為教練型主管,任務在於引導部屬自動自發,找出解決問題的方法,而不是直接教導部屬答案或下令指揮。這種「教練型對話」(coaching conversation)不僅能夠為部屬指點迷津,也有助於部屬的自我成長,做法如下:

圖說明

1. 鼓勵部屬發出求救訊號

其實多數部屬都很希望能有更多機會和主管聊一聊,直接了解主管的想法。因此,主管可以事前徵得部屬同意,或是釋放出這樣的意願:「我們可以偶爾抽空談個3分鐘,聊什麼都行,不管是我找你、或你找我都可以。」

2. 設定和部屬討論的時機

很多主管都會對部屬說「有任何事情,都可以找我商量」,這種說法看似親切,卻顯得不負責任,因為部屬未必知道何時才能找主管。因此,主管可以向部屬說明最理想的討論時機,像是在部屬寫企畫案或做簡報前、跑完客戶後。

3. 每天花 3 分鐘和部屬聊一聊

身為主管,最好能營造部屬方便找你聊一聊的環境:無論你再怎麼忙,只要部屬找你,你一定優先處理;與部屬談話時,盡量控制自己的情緒,肢體動作也要注意,避免將雙手環抱胸前(表示拒絕),或整個身體往後靠在椅背上(表示自大);交談時,閉嘴仔細聆聽部屬說話,提醒自己「絕對不插話」。

最好是能每天抽出兩個時間,每次撥出3分鐘,針對部屬的大小事,想一想也聊一聊,不要等到績效評估(通常一年兩次)才和部屬溝通。

4. 每天想一想部屬的大小事

由於許多主管往往把時間專注於達成組織賦予的目標,較難做到「觀察部屬變化、提前掌握警訊」的日常功課,因此,伊藤提醒,主管應每天想一響部屬需要那些指點,並充分把握「與部屬溝通的黃金時間」,以免問題嚴重時,想再亡羊補牢,才發現為時已晚。

圖片來源 / TEDx SiliconAlley via flickr, CC licensed