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部屬的拖延病無藥可醫?2個盯進度技巧讓你高枕無憂

2019-11-18 11:03:12
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職場上許多工作都必須依靠團隊力量共同完成,一旦參與的人多,就會出現許多意料之外的狀況,最常見的是團隊中少數成員拖延成習,造成別人的困擾。如果你身為專案負責人或主管,該怎麼處理? 拖延,是職場工作者常

職場上許多工作都必須依靠團隊力量共同完成,一旦參與的人多,就會出現許多意料之外的狀況,最常見的是團隊中少數成員拖延成習,造成別人的困擾。如果你身為專案負責人或主管,該怎麼處理?

拖延,是職場工作者常見的「宿疾」。為避免因為少數一、二人的拖延,影響團隊整體表現,《小事的力量》作者今藏由香里指出,可從觀察拖延者的「行動」與「記憶」兩方面,透過改變工作方法與傳達訊息方式,讓部屬如期完成工作。

觀察行動:依部屬遵守期限狀況,預留轉圜時間

一般而言,工作者在期限內完成工作的狀況,可分成3種:

1.總是信守承諾、遵守期限,從容行動:這種類型的工作者,令人安心、放心,值得信賴,因此只要如期傳達工作期限與排程,對方就會自動在期限內完成份內工作。

2.雖然老是拖到最後一刻,但還是遵守期限:面對非得到截止期限最後時刻,才會完成工作的人,為了避免有突發狀況產生,例如所完成的工作品質不如預期,在傳達工作期限與安排工作排程時,主管至少要多留一天能夠轉圜的時間。

3.總是拖延,就是不遵守期限:不管如何三令五申,要求務必準時完成,就是做不到的人,主管在傳達工作期限與安排工作排程時,至少要多留3天轉圜時間,以免因對方一拖延,造成整個團隊的災難。

觀察記憶:留意部屬是否記下期限,隨時提醒

除了觀察行動外,也要留意部屬是否有將工作期限記下來,通常可分成3種狀況:

1.講一次,就會記得並遵守期限:面對這類型的工作者,主管只要在期限截止前,再與對方確認一次即可。

2.會隨手記下期限,但沒有提醒個二、三次,就會忘掉:不只要在期限截止前確認,過程中,還要與部屬多確認幾次,詢問工作進度,確保可在期限內完成。

3.不遵守期限,也不隨手記下來:要求部屬準備筆記本,當場督促他們記下截止期限,接著,在執行過程中還要多確認幾次,直到工作完成為止。

若是經過上述做法,還是無法改善拖延狀況的話,主管最好與部屬深入訪談,確認是因為工作量負荷過重,還是工作技能有待加強,絕不可姑息拖延一再發生。

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資料來源 / 《小事的力量》,春光出版

圖片提供 / The African Commons Project Via Flickr, C C Licensed