人人都該學Word的「合併列印」!大量發通知、印收據、寄報表,用它最省時


小漁參加的攝影同好會即將舉辦全員大會,他需要發送通知單給 1000 位會員。他把名單放在一旁,一封一封打上會員姓名。由於資料沒有好好的整理過,他發現有重複的人員,又把資料重新比對了一次,花費了很多時間。

其實,小漁不需要這麼辛苦,只要善用 Word 中的合併列印,就可以透過匯入 Word、Excel 所製作的名單,自動將 1000 筆人員資料套到通知單裡。合併列印也可以用在大量製作桌牌、識別證、簽到簿等用途上。

1. 進入上方「郵件」工具欄,點擊「啟動合併列印」中的「信件」。
圖說明

2. 點擊「選取收件者」中的「使用現有清單」,選擇你要匯入的名單檔案。接著點選「編輯收件者清單」。

圖說明

3. 這時,你能夠勾選想要匯入的人員或資料。另外,你也可以利用下方的「尋找重複值」功能,來找出重複的資料。

圖說明

4. 點選信件中要插入受文者的位置後(圖例中為「會員姓名」),並在上方工具欄選擇「插入合併欄位」中的「姓名」。

圖說明

5. 點按「預覽結果」,就能看到合併列印的結果。工具欄上設有左右箭頭,可以讓你逐筆檢閱。

6. 確定無誤後,點擊工具欄「完成與合併」中的「編輯個別文件」。

7. 選擇「全部」,按下確定。就會自動產生合併列印的所有文件,接著列印出來就大功告成了!

圖說明

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首圖來源 / PEXELS

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