Managertoday 經理人

接到專案後,該做哪些事?一次讀懂專案管理 5步驟!

2019-11-13 11:15:56
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2016-11/img-1479879263-55754@900.jpg
根據《專案管理知識體指南》(PMBOK® Guide),專案管理可劃分為5個流程,分別是起始、規畫、執行、監控和結束,各階段該做的事包含....

為了方便控管專案,專案經理會將專案分隔為數個階段(phase),當一個階段完成,交付出成果或產出具體文件之後,接著就會轉入下一階段。所謂「專案生命周期」,指的是就從專案的開始到結束過程中,必經的數個階段。

根據《專案管理知識體指南》(PMBOK® Guide),專案管理可劃分為5個流程,分別是起始、規畫、執行、監控和結束(結案)。

起始階段:定義問題,並辨識專案利害關係人

楊婷宇/製圖

主要工作是定義問題,並針對問題發展出解決方案和專案章程,以及辨識出與專案相關的利害關係者(stakeholder;例如,顧客、供應商、贊助者、職能經理等),使專案順利進行。在這個階段,由於有賴專案經理的居中協調,使大家達成共識,因此較著重於整合管理及溝通管理這兩類知識。

規畫階段:思考完成專案所需做的事

楊婷宇/製圖

待問題釐清、專案的目標也明確訂定出來,之後便要進行縝密的規畫,釐清專案「要做些什麼」「誰負責做」「該如何做」「什麼時候完成」「需要耗費哪些成本」「需要供應哪些資源」,以及如何預防及減輕風險。

一般而言,專案管理在定義和規畫階段,通常要投入最多心力,因為計畫得愈周詳,活動切割得愈細緻,顧全的層面愈多,進展到執行和追蹤階段時,就會更加順暢、有效率,進而協助專案目標順利達成。

執行階段:整合各方訊息,輔助專案推行

楊婷宇/製圖

在這個階段,專案經理的主要任務是,運用溝通管理知識,了解及掌握專案利害關係者的需求與期望;運用人資管理知識,建立並發展自己的專案團隊;以及運用採購和品質管理知識,輔助專案的推行。至於整合管理知識,在此階段則旨在指導和管理專案的執行。

監控階段:隨時隨地檢視專案是否符合計畫

楊婷宇/製圖

雖然是專案管理5流程的第4個階段,但其實監控的角色,就如同監察院是獨立於行政體系之外,職責是在過程中不斷監督及控制各個流程是否均符合原先計畫。一旦發現有偏差,就必須立即採取必要措施,將流程導回正軌;但是若已無法還原,也要做出修正或彌補,以因應新變數加入之後所產生的影響。

結束階段:將經驗文字化,供後續的專案參考

楊婷宇/製圖

當專案進行到最後一個階段時,專案經理除了運用採購管理知識,針對專案中所採購產品或服務進行「合約結案」(驗收賣方完成的工作及交付成果,是否符合專案的需求與標準)及稽核審查工作之外,這個階段的重點更在於,以整合管理知識,將團隊成員在「專案各個階段結束/整個專案結束」之後,所學到的成功及失敗經驗,轉化成文件化記錄下來,做為日後其他專案的參考及借鏡。

延伸閱讀 /

1. PM知多少!?做的是專案管理、產品經理、還是行銷?

2. 專案經理該在45歲前思索的4個職涯方向

製圖 / 楊婷宇