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領導者不是扮演一種角色就夠了!好主管該具備的3種領導風格

2017-01-17 授權轉載 創新拿鐵
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「不創新,即滅亡」,是管理學大師彼得杜拉克的名言之一,也是許多企業組織奉為圭臬的一句話。然而,創新不該只是口號,更需要組織從體質內改造。領導者是影響組織走向的關鍵人物,又該扮演何種角色,才能激發出更多好創意呢?

成立於1991年的IDEO,為世界頂尖創新設計公司,服務對象分佈在各個產業,包括蘋果電腦、微軟、百事可樂、寶僑、NIKE和Steelcase家具等。其公司掌門人Tim Brown所貫徹及提倡的「設計思維(Design Thinking)」理念,一種「以人為本」的設計精神與方法,更是風靡全球。身為被公認是全世界最有創造力設計公司的領導者,Tim Brown對於創新組織領導者的角色扮演,有何與眾不同的見解?

1. 創新不應只是口號,管理思維要改變

1980年代,豐田式的生產管理模式(Toyota Production System, TPS)強調低成本、高效率及高質量,也的確提升全球製造業的品質與利潤。然而,在現今瞬息萬變的商業環境,一切狀態都變得如此的不可測。「追求效率」已不再是唯一的管理策略,創新組織走到了應該拋棄過往製造業管理思維的路口。這與台積電董事長張忠謀所強調的:「創業如果沒有創新,沒有好的新點子,而只強調高生產效率,則意義不大、成功機會也不大」,不謀而合。

所謂的創新領導,並不只是領導者自身變得更有創意, 而是作為一名領導者要知道該如何引導下屬發想,有效釋放組織內的創意潛能。 在任何行業中,領導者都需要為組織創造出能啟發創意的條件,並且能夠產出、擁抱和有效的執行新想法。當組織期待所屬成員要能具備創意體質時,同時也應當要培養可以產出創意的環境。

創造迪斯尼夢想樂園的Walt Disney就曾形容自己在創辦公司中所扮演的是「創意催化劑」的角色。雖然沒有親自參與繪圖或撰寫故事,但他把自己想像成是隻小蜜蜂,在製片廠的各區域遊走、採集花粉。他負責把各種創意構想匯集起來,激發全公司的創意洞察。仰賴著他的聯想洞察,迪斯尼公司創造米老鼠等動畫角色與影史上第一部長篇動畫電影──《白雪公主與七個小矮人》,以及開創迪士尼主題樂園,改變了娛樂產業的面貌。

2. 問對問題,比獲得對的答案更重要

一個富有創意競爭力的組織或團隊,最重要的是要保有好奇心。訓練好奇心最好的方式,就是問問題。而且,問「適切」的問題遠比獲得「對」的答案更重要(或更困難)。提出問題時,要問一些能夠挑戰假設、激發他人、打開更廣闊的視角、引發反思的問題。若無法找出對的問題,就永遠沒有可能發掘最佳的解決方案。

對領導者來說,提問「對」的問題,這件事本身就是發揮創意的過程,也是創新流程的第一步。 要常常問,為什麼事情會如此演變?為什麼產品是這樣?為什麼和客戶這樣溝通?為什麼企業是在價值鏈的這個位置? 上述這類型問題有助於開啟創新大門,而要能提出這些問題,則有賴於更仔細的觀察。只有好的觀察者,才有可能成為創新者。

談及最會問問題的領導者,自然聯想起追求完美的蘋果創辦人賈伯斯。其最有名的故事,即是在麥金塔電腦設計期間,賈伯斯有一天到總工程師辦公室,觀察到電腦開機需要花上數分鐘,於是詢問縮短開機時間的可能性並要求解決方式。也因為賈伯斯的提問及要求,讓工程師們持續自我挑戰、不斷跨越障礙,讓蘋果得以一直創造出突破性的產品。

3. 創新領導者必須扮演的三種角色

身為創新組織的領導者,為能達成全方位引導,需在不同創新週期扮演不同角色,包括從前方領導的探索者 (Explorer)、從後方領導的園丁 (Gardener),以及從旁側領導的球員兼教練 (Player-Coach)。

A. 從前方領導的探索者 (Explorer)

從前方領導的探索者,其主要任務並非只是指導方向,而是策略性地提問重要問題,啟動組織探索模式。這也呼應了前面所談到的「問對問題比獲得對的答案更重要」概念。傳統的組織領導者,經常忙於尋求解答,而且是在創新過程尚未開始前,就期待下屬能快速找到答案。Tim Brown建議領導者與其汲汲營營尋求解答,倒不如引導團隊「問對問題」。那才是打開創新、創意那扇門關鍵鑰匙。如果成功了,將可以為組織帶來巨大價值。

Tim Brown過去在寶橋公司(P&G)擔任設計顧問時,曾有機會就近觀察其前董事長Alan G. Lafley的領導方式。Lafley通常在新構想發展初期就親身參與,但從未多加干預,而只是從旁支持以利新點子迅速落實執行。他時常提醒團隊應把重點放在哪裡,而不去評斷構想的對錯。這就是所謂的參與,而非獨斷專為的前方領導者。

B. 從後方領導的園丁 (Gardener)

從後方領導的園丁,需有先見之明與謹慎投資的特質。其主要負責任務是釋放組織內成員的創意潛力,提供可以展現創意的舞台,以及打造讓創意茁壯茂盛的環境。身為園丁,必須給予組織內成員空間以及工具,鼓勵創意及合作,且細心呵護創新嫩芽,避免組織核心的效率導向行為扼殺形成不易創意。

在傳統組織中,經常過於在意數據分析,進而導致失去探索新想法的空間。如果想要在組織內獲得更多創意,打造舞台,培養文化及環境,就會變成很重要的工作。

以創意聞名的全球動畫王國皮克斯 (Pixar) 總裁Edwin E. Catmull曾在一次專訪中指出,創意管理就是要建立一個能夠讓人自由發揮創意的工作環境,製造安全感,讓每個人都能夠保有原創的想法。若想要鼓勵創意,必須製造對等的討論基礎,讓同事們平等對話,而非上司對下屬或導演對工作人員的溝通。打破階級、建立信任文化,讓同事們無所畏懼,暢所欲言,讓好點子有機會呈現,這也正是皮克斯持續產出叫好又叫座影片的關鍵。

許多位在美國矽谷的科技公司,最常為人津津樂道的莫過於提供員工的休閒遊樂空間。然而,打造創意環境,重點不在於硬體設備的提升,例如放置桌球桌或遊戲機等設施,而是提供一定水準的環境品質支持創意。這個空間除了要有助於創意發想外,也必須能夠鼓勵同事間的合作及信任。這些創意空間通常看起來會比較好玩,目的是希望能夠幫助使用者暫時離開工作上所面對的瓶頸,讓大腦有短暫的休息空間,之後再以全新狀態回頭去解決問題。

C. 從旁側領導的球員兼教練 (Player-Coach)

球員兼教練是一種雙重的身份。領導者除了要有豐富的實戰經驗外,也要具備相關專業。更重要的是,他們需要更多的自信。

領導者需親身投入但不可完全主導創新行動,其主要任務是要協助團隊通盤考量,預期團隊可能遭遇到的障礙,推進並引導必要的循環實驗。從後方領導的園丁提供的是空間,而從旁側領導的球員兼教練則是需親自下場跟團隊一起發展創意,如此一來將有助於組織想法與知識方面更深層的互動。

球員兼教練型的領導風格與Google先前發表的「氧氣計畫 (Project Oxygen)」中所提及的優秀領導者應具備重要特質不約而同的相互呼應。計畫結論歸納出「Google高效主管的八個習慣 (Eight Habits of Highly Effective Google Managers)」,其中排名第一的就是「當一個好教練」。員工們認為好主管願意花時間與下屬一對一會談、會透過發問協助下屬解決問題,而非直接提供解答,並給予團隊正負兩面的建設性回饋。

領導者在各個階段的過程中扮演著不同角色。

以創意的實驗過程為例,當扮演從前方領導的探索者時,就當果斷指出需解決的重要問題,然後與團隊成員一起設計相關實驗;當作為從後方領導的園丁時,就得思考如何打造適合做相關實驗的文化與環境;當具備球員兼教練身份時,則捲起袖子,與隊友一起做實驗,並協助找出正確假設。

在實驗的過程中,失敗或結果不如預期是經常需要面對的現實。當團隊陷入瓶頸狀態時,好的領導者或有經驗的球員兼教練,就要懂得如何協助隊友從實驗中學習,畢竟實驗的目的就是希望可以促進團隊的進步與學習。

由此可見,領導者身份應視不同的發展階段而有所轉換,適時的站上台前或悄然地退居幕後。最好的創意領導者,應當是可以遊刃有餘地扮演不同角色。

4. 領導者們,別太自以為是!

領導者經常不自覺地犯有一種毛病,就是──自以為是,常常自認為是創意人、最有遠見、想法絕對正確,是最厲害的。但如果因此忽略團隊或組織中其他成員的重要意見,則將會錯失得到好創意的機會。這種一人獨大的領導風格,將導致團隊中其他成員直接快速放棄萌生的想法,因為會覺得「領導者有大創意,就讓他負責想解決方案就好,我不需要有創意。」

因此, 領導者應時時自我提醒:是否太常站在前側主導?是否灌輸團隊成員太多自身想法?是否說太多?是否該往後退一步、多傾聽?是否該多引導並提問,而非直接提供最終的答案?

在這複雜且變化無常的時代,如果組織在創新上沒有快速進化,就會被其他競爭者輕易地超越。而在此所指的創新進化,不只是產品或服務,而是組織內所有的一切。

創新已成為組織的使命。身為組織的領導者,無論職稱是CEO或產品經理或品牌經理,無論組織規模是大或小,未來最重要的基礎任務都將是找尋盡可能釋放組織創意能量的最有效方式。

(本文出自「創新拿鐵」,作者:Stephie,原文請點此。)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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