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好好過生活!3 張表格幫你拿回主控權,過你想過的人生

2019-11-23 00:49:40
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「想讓生活平衡而充實,關鍵不在時間管理,而是個人管理。」 柯維強調,若沒有最前頭的自我探詢,一個人就沒辦法在眾多事務中做出正確取捨,一旦陷入「想要把全部事情都完成」的執念中,必將導致自己心力交瘁,成為時間不夠用的犧牲者了。

許多人都希望透過學習更好的行事曆規畫,運用最新的科技工具,能夠完成所有事情,讓自己成為時間的主人。但努力實踐,卻依然忙個不停,明明完成工作的速度變快了,還是沒有多餘的時間留給自己,每天壓力好大。

成功學大師史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)在《與成功有約》一書中解釋,會有這種挫折感,是因為多數人對時間管理的認知錯誤,以為只要提高工作效率,便能掌握生活,達到內心平和又有成就感。「然而走得快是一回事,有沒有走在對的方向上,又是另一回事,」柯維強調, 要透過時間管理創造幸福人生,不在於完工的速度有多快,而是你做了哪些事,以及做這些事的理由。

換句話說,時間管理不只是將時間安排得更緊湊而已,而是必須透過檢視自己的生活、條件以及動機,找到自己想要達成的目標。如此才能明辨什麼事該先做,什麼又可以延後甚至不做。據此規畫自身行程,才有機會真正找回對時間的主控權。

「想讓生活平衡而充實,關鍵不在時間管理,而是個人管理。」 柯維強調,若沒有最前頭的自我探詢,一個人就沒辦法在眾多事務中做出正確取捨,一旦陷入「想要把全部事情都完成」的執念中,必將導致自己心力交瘁,成為時間不夠用的犧牲者了。

柯維教你3步驟,做好時間管理

步驟1:找出個人使命:探求人生目的

想要判斷事情的輕重緩急,必須先建立取捨的標準,而標準的來源,就是「自己內在的聲音」,也就是一個人對自己的使命。富蘭克林‧柯維管理顧問(Franklin Covey)日本副社長竹村富士德在著作《時間管理4.0》(暫譯,原書名《タイム・マネジメント4.0》)中表示,管理大師吉姆‧柯林斯(Jim Collins)在著作《A到A+》中提出著名的「刺蝟原則」,以3個圓分別代表「你的專長」「你的熱情」與「社會需求」,3者交疊的部分,就是1個人價值觀的基礎。而柯維在此基礎上,加上第4個圓「個人良知」,強調除了專長、熱情與需求外,還必須兼顧良知,讓自己在做選擇時能分辨對錯。這4者交疊之處,便是一個人的使命,也是判斷哪些事自己應該要做的最終依歸。

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步驟 2:進行工作簡化:判斷事情的輕重緩急

了解了自己的使命,便能以此出發,判斷哪些事對自己重要,哪些則否。竹村表示,在這個標準下,所有工作都可分為4類:「第一類:急迫又重要」「第二類:不急迫但重要」「第三類:急迫但不重要」與「第四類:不急迫也不重要」。所謂「急迫」,是指「是否必須立刻處理」;而「重要」,是指「能否達成自己的人生目的與使命」,唯有專注於重要的事,避免老是陷於急迫的事,才能讓自己朝著想要的方向前進。要讓時間回歸自己控制,就必須減少第三與第四類工作,節制第一類工作,保留更多時間在第二類工作上,才能讓時間管理擁有餘裕。

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步驟3:有效時間運用:要事第一安排每周行事

經過上述兩階段篩選,就能判斷出哪些工作是自己必須做的,這時再以「要事第一、小事其次」的原則排入一周行程中,就能讓自己有效完成重要工作。竹村表示,柯維在《與成功有約》中以「大石塊和小碎沙」來形容兩者,一般人多半是先處理簡單瑣事,這等於讓自己一天有限的時間先被小碎沙填滿,自然沒空處理重要大事;但若能以重要大事為主來安排行事曆,先放入大石頭,空閒時段再來處理瑣事,就能更有效利用有限的時間,創造時間使用成效的最大化。

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資料來源:《President》2012年1月號,President社出版;《時間管理4.0》,President社出版;《與成功有約》,天下文化出版

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